Textvariablen in InDesign CS3

HAEME ULRICH Lebende Kolumnentitel, aktualisierte Datumsangaben, Speicherpfad des Dokuments – bis anhin keine Domäne von Layoutprogrammen. Profis griffen bei solchen Anforderungen auf Adobe FrameMaker zurück, andere quälten sich mit Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen. Nun bringt auch InDesign Dynamik in das Layout. Die mit InDesign CS3 eingeführten Textvariablen ermöglichen uns Layoutern, sich dem Kontext anpassende Textstellen zu definieren. Dies ohne jegliche Programmier- oder Scriptingkenntnisse.

Die Varianten

Adobe liefert verschiedene, zum Verwenden fertige Textvariablen mit. Diese können problemlos an die eigenen Bedürfnisse angepasst und als neue Variablen abgespeichert werden.

Die Kategorien: Kapitelnummer, Erzeugungsdatum, Dokumentname, letzte Seitennummer, Änderungsdatum, Ausgabedatum, lebende Kolumnentitel.

Mit Sicherheit verlangen die lebenden Kolumnentitel einiges an InDesign-Vorwissen, sie funktionieren nur in strukturierten Layouts und basieren auf vorher definierten Absatz- oder Zeichenformaten. Doch schön der Reihe nach, wir zeigen Beispiele zu Letzte Seitennummer, Änderungsdatum und wenn das sitzt – noch zwei Varianten der lebenden Kolumnentitel. Letztlich funktionieren alle nach demselben Prinzip.

Letzte Seitennummer

Bis jetzt waren Scripts notwendig, um InDesign die Seitennummerierung nach dem Prinzip 1 von 100; 2 von 100 … beizubringen. In InDesign übernehmen Textvariablen diese Aufgabe.

Machen wir uns an die Arbeit: Wechseln Sie auf die Mustervorlage, wo die Seitennummerierung eingefügt werden soll. Ziehen Sie einen Textrahmen auf und drücken Sie bei gesetztem Textcursor die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie jetzt Current Page Number. Jetzt fügt InDesign ein A ein, sofern Sie sich auf der Mustervorlage A befinden. Das ist der Platzhalter für die Seitenzahl. Vor diesem A schreiben Sie Seite und fügen einen Leerschlag ein. Sie haben nun eine klassische Seitennummerierung nach dem System Seite 1; Seite 2 …

Jetzt kommt die Variable. Setzen Sie den Textcursor hinter den Platzhalter für die Seitenzahl. Fügen Sie einen Leerschlag ein und schreiben Sie von und dann drücken Sie wiederum die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie Last Page Number. Kontrollieren Sie dies auf den Inhaltsseiten, denn die gewünschte Nummerierungsart ist jetzt bereits erledigt!

Wichtig: Aktualisieren

Textvariablen werden nur bei einem Redraw des Monitorinhaltes – also beim neuberechnen des Bildschirminhaltes – aktualisiert. Dies ist kein Bug und auch keine Schlamperei! Die Entwickler haben dies bewusst so gemacht, um nicht unnötige Rechenpower durch ständige Rechenoperationen im Hintergrund zu vergeuden.

In InDesign aktualisieren Sie den Bildschirminhalt am schnellsten mit dem Befehl Shift-F5. Oder Sie schalten mit w kurz in den Vorschaumodus und wieder zurück.

Natürlich werden Variablen auch beim Drucken oder beim PDF-Export automatisch aktualisiert. Es kann nun also sein, dass Bildschirminhalt und Druck nicht synchron sind, was dann aber Ihr Verschulden wäre.

Änderungsdatum

Es geht nun darum, in einem Dokument automatisch festzuhalten, wann es zum letzten Mal geändert wurde. Dafür braucht es die Textvariable Änderungsdatum, die sich bei jedem Sichern der Datei aktualisiert.

Nehmen wir als Beispiel eine simple Briefvorlage. Ziehen Sie einen Textrahmen für Ort und Datum auf. Schreiben Sie wie gewohnt den Ort. Setzen Sie nun den Textcursor dahinter und drücken Sie die rechte Maustaste. Über Modification Date setzen Sie den Platzhalter für das Änderungsdatum. Nun, in einem Brief macht es in aller Regel keinen Sinn, zum Datum auch noch die Uhrzeit reinzunehmen. Darum machen wir uns jetzt selber an eine Textvariable!

Über Define können Sie Variablen ändern und als neue abspeichern. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Neu und dann als Variablentyp Modification Date. Bei Text Before könnten Sie sogar gleich die Ortschaft eintragen. Wichtiger ist aber nun, bei Date Format die gewünschte Form zu finden. Klicken Sie auf das Menü (kleines Dreieck) rechts des Dialogfeldes Date Format. Holen Sie dort den Wochentag über Name (Short). Unten im Dialogfeld sehen Sie in der Vorschau den aktuellen Stand der zu erzeugenden Variable. Setzen Sie nun nach der eben erstellten Variablen E ein Komma und holen Sie sich dann über das gleiche Menü unter Day die Number. Nach dem Platzhalter für Number kommt ein Punkt und danach fügen Sie über das Menü den Monat als Name ein. Nach dessen Platzhalter setzen Sie ein Leerzeichen, um dann über das Menü noch das Jahr zu holen. Geben Sie nun der Variable einen aussagekräftigen Namen und verlassen sie den Dialog mit OK. Sie können die neu erstellte Variable in den weiter vorne erstellten Textrahmen einfügen – fertig.

Lebende Kolumnentitel im Buchsatz

Jetzt wird es etwas komplexer: Wir machen uns an lebende Kolumnentitel für den Buchsatz. Wir wollen auf der rechten Seite im Kopf jeweils den Kapiteltitel und darunter den ersten Zwischentitel der Seite haben.

Definieren Sie zuerst Absatzformate für Kapiteltitel, Zwischentitel und Bodytext. Füllen Sie das Layout mit Platzhaltertext und fügen Sie am Anfang einen Kapiteltitel und im Text mehrere Zwischentitel ein.

Jetzt geht es an die Variablen. Wir brauchen zwei, je eine für Kapiteltitel und für Zwischentitel.

Holen Sie sich über Define das Dialogfeld zum Definieren von neuen Textvariablen. Klicken Sie auf Neu. Die Variable nennen Sie kapitel-titel und als Type wählen Sie Running Header (Paragraph Style). Bei Style nehmen Sie kapitel-titel und bei Use First on Page. Wir haben nun definiert, dass die Variable jeweils das erste Vorkommnis des Absatzformates kapitel-titel einfügen soll. Mit OK verlassen Sie den Dialog, um gleich die nächste Variable für die Zwischentitel zu erstellen. Die machen Sie genau gleich wie die für Kapitel, als Style aber diesmal zwischen-titel. Auf der rechten Seite der Mustervorlage ziehen Sie nun im Kopfbereich einen Textrahmen für die Variablen auf. Über die rechte Maus­taste fügen Sie die beiden Variablen ein. Oben die für den Kapiteltitel.

Sie können nun über die gewohnten Textoptionen die beiden Variablen optisch formatieren. Überprüfen Sie danach das Layout, auf der rechten Seite haben Sie nun die lebenden Kolumnentitel. Nicht vergessen: Shift-F5, um diese zu aktualisieren.

Lebende Kolumnentitel für «Telefonbuch»

In diesem Beispiel erstellen wir eine Namenliste. Im Kopfbereich der Seite soll links immer der erste Familienname und rechts der letzte der Seite stehen – wie man dies häufig bei Telefonbüchern antrifft.

Definieren Sie zuerst ein Absatzformat name für die Namen (für Vor- und Nachnamen) und ein Zeichenformat familienname, welches wir dann den Familiennamen zuweisen. Machen Sie es darum bold. In meinem Beispiel habe ich zwischen Name und Vorname noch einen Strichpunkt gesetzt.

Verschachteltes Format

Bevor Sie die Variable definieren können, müssen Sie den Text sauber durchformatieren: allem das Absatzformat name zuweisen und den Familiennamen zusätzlich das Zeichenformat familienname. Dies machen Sie natürlich nicht manuell, überlassen Sie das InDesign. Dazu öffnen Sie die Definition des Absatzformates und wechseln dort zu Initialen und verschachtelte Formate. Wählen Sie unten im Dalogfeld Neues verschachteltes Format. Aus dem Pulldownmenü wählen Sie das Zeichenformat familienname. Aus dem zweiten Pulldownmenü nehmen Sie bis, weiter rechts tragen Sie eine 1 ein und zuhinterst geben Sie einen Strichpunkt ein. Sie haben nun definiert, dass im Absatzformat name zu Beginn das Zeichenformat familienname bis vor den ersten Strichpunkt kommt.

Haben Sie das Absatzformat name der Liste zugewiesen, wird nun jeder Familienname in Bold geschrieben, da dieser mit dem Zeichenformat familienname versehen ist. Dies ist für die Definition der Textvariable Voraussetzung.

Also ab in die Variablen New). Nennen Sie die Variable familienname-start, wir definieren die Variable für den ersten Namen auf der Seite. Als Type nehmen Sie Running Header (Character Style). Beim Style wählen Sie familienname und bei Use First on Page. Für die Variable des letzten Namens wählen Sie bei Use einfach Last on Page. Als Variablenname habe ich familienname-end genommen.

Fügen Sie nun die beiden Variablen im Kopfbereich der Mustervorlage ein und formatieren Sie diese nach Lust und Laune. Gehen Sie dann auf die Inhaltsseite und staunen Sie, wie einfach mit InDesign CS3 lebende Kolumnentitel zu erzeugen sind.

Fazit

Mit Textvariablen lassen sich komplexere Dokumente auf unkomplizierte Art dynamisch halten. Vor allem die lebenden Kolumnentitel sind eine willkommene Erweiterung in InDesign CS3 und öffnen Tür und Tor für neue Anwendungsgebiete!

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