Die Cloud zur Freigabe

 Haeme Ulrich Der kostenlose Adobe-Service CS Review regelt die Druckfreigabe (Gut zum Druck) effizient und einfach über das Internet. Das kommt gelegen, weil Druckfreigaben bis dato häufig zu unnötigem Stress geführt haben: Jede Druckfreigabe ist zeitkritisch. Je effizienter die Freigabe, desto länger kann am Layout gearbeitet werden. Sind mehrere Parteien an der Freigabe beteiligt, führt dies unweigerlich zu einem aufwändigen Hin und Her. Dazu kommen in der Regel noch mehrere Korrekturläufe, bis die endgültige Freigabe erteilt werden kann.

Alternative zu PDF-Kommentaren

Das elektronische Erteilen der Druckfreigabe wäre seit Jahren über die digitalen Klebzettelchen im PDF möglich (PDF-Kommentare). Dass sich dies nur in eingespielten, technikaffinen Teams durchgesetzt hat, ist klar. Lange Zeit war die kostenpflichtige Version von Acrobat notwendig, um überhaupt Kommentare in PDF-Dateien setzen zu können. Dies wurde später aufgehoben, indem mit der Vollversion von Acrobat einer PDF-Datei das Recht mitgegeben werden kann, auch mit dem kostenlosen Reader kommentiert zu werden. Mit der aktuellen Version des Readers ist es sogar noch einfacher geworden: Mit dem Reader X kann die Kommentarfunktion uneingeschränkt verwendet werden.

Und trotzdem wird die Funktion im Alltag kaum genutzt. Die Bedienung ist halt etwas anders als das Führen des Rotstiftes auf bedrucktem Papier. Da hat mir ein Seminarteilnehmer doch kürzlich erzählt, sein Kunde habe die Druckfreigabe zwar schon per PDF gemacht. Aber statt die PDF-Kommentare zu verwenden, habe dieser die Sache ausgedruckt, die gelben Post-it-Zettelchen draufgeklebt, eingescannt und als PDF zurückgesendet. Ein typisches Spiegelbild unserer Kundenkommunikation: Der durchschnittliche Auftraggeber ist kein Computerfreak. Office und Internet sind seine Welt. Genau da müssen wir ihn abholen. Genau da setzt nun CS Review von Adobe an.

Browser, fertig, los

Weil CS Review auf Internettechnologie basiert, lässt sich der Prozess nahtlos bei den meisten Kunden mit wenigen Mausklicks integrieren. Wer eine Freigabe initiiert, macht dies direkt aus der Creative Suite heraus. Kunden brauchen nur einen Webbrowser mit Flash-Plug-in und einen Zugang zu www.acrobat.com. Als Dienstleister kann ein solcher Acrobat.com-Zugang für den Kunden angelegt werden. Kosten tut er nichts.

Die Freigabe ist direkt aus Adobe ­Photoshop, Illustrator, Premiere und InDesign CS5 möglich. Wer keines dieser Programme besitzt, aber Acrobat.com verwendet, bleibt nicht aussen vor, hat aber wesentlich mehr Aufwand bei der Erstellung einer Freigabe.

In diesem Artikel beschreibe ich den Vorgang am Beispiel von Adobe InDesign CS5. Abgewickelt wird der gesamte Review-Prozess über das Internet. Adobes Cloud-Computing-Portal www.acrobat.com ist die Basis. Darin sind die Reviews auch gespeichert und können jederzeit von überall her aufgerufen werden.

Review erstellen

Öffnen Sie das InDesign-Dokument, für das Sie eine Druckfreigabe einholen möchten. Öffnen Sie in InDesign über Fenster > Erweiterungen das Panel CS Review. Hier melden Sie sich mit Ihrer Acrobat.com-Identität an. Sollten Sie bereits einmal Reviews erstellt haben, werden diese nun im Panel aufgelistet. Wählen Sie Neu aus dem Menü des Panels. Sie werden jetzt nach dem Review-Namen gefragt und müssen angeben, in welchem Arbeitsbereich auf Acrobat.com Sie den Review speichern möchten. Nehmen Sie hier die Vorgabe Eigener Arbeitsbereich. Setzen Sie unten im Dialogfenster den Haken bei Der Review ein aktives Dokument hinzufügen. Schliessen Sie den ersten Schritt mit OK ab. Ihr offenes Dokument ist nun bereit zum Hochladen auf Acrobat.com. Im nächsten Dialog können Sie angeben, in welcher Qualität und damit in welcher Dateigrösse Sie die Ansicht im Review haben möchten. Die Einstellungen hier beeinflussen nur die Ansicht auf Acrobat.com und haben absolut keinen Einfluss auf das InDesign-Dokument. Nach dem Klick auf OK beginnt der Upload. Dieser kann je nach Dateigrösse und Internetverbindung eine Weile dauern.

Teilnehmer einladen

Jetzt können Sie bereits Leute für die Druckfreigabe einladen. Dabei können Sie diesen unterschiedliche Rollen zuweisen. Der Koautor kann Inhalte hinzufügen und löschen sowie komplette Reviews löschen. Die Überprüfer können eigene Kommentare hinzufügen und diese auch löschen, sofern sie noch nicht von anderen beantwortet worden sind. Ein typischer Koautor ist der Projektleiter, der direkten Kontakt mit dem Kunden hat. Der Kunde ist in dem Fall ein Überprüfer.

Es gibt drei Möglichkeiten, Personen in den Review-Prozess einzuladen. Die erste und wohl einfachste ist diejenige direkt über das Panel CS Review in InDesign. Dabei wählen Sie Review freigeben … aus dem Menü des Panels. Jetzt geht der Standard-Webbrowser auf und zeigt den Review online an. Unten links im Browserfenster ist bereits der Dialog offen, worüber Personen eingeladen werden. Klicken Sie hier auf für Einzelpersonen freigeben, füllen Sie das Formular aus und senden Sie es als E-Mail ab.

Die Eingeladenen erhalten jetzt eine Mail mit dem direkten Link auf den Online-Review. Nach einem Klick auf diesen Link muss man sich im Webbrowser bei Acrobat.com mit der kostenlosen ID anmelden und kann umgehend mit Kommentieren los­legen.

Eine andere Möglichkeit, Leute für das Kommentieren einzuladen, ist direkt über den auf Acrobat.com geöffneten Review. Unten links gibt es die Schaltfläche Datei freigeben. Ein Klick darauf startet das gleiche Prozedere wie eben beschrieben.

Schliesslich gibt es für alle, die regelmässig mit den gleichen Kunden kommunizieren, die Variante, über die Acrobat.com-Arbeitsbereiche zu einem Review einzuladen. Ein Arbeitsbereich ist ein an bestimmte Personen freigegebener Ordner. Alles, was dort hineingezogen wird, ist für die dem Arbeitsbereich hinterlegten Personen sichtbar.

Um einem Arbeitsbereich hinterlegte Personen einzuladen, beginnen Sie wieder mit dem im Browser geöffneten Review. Drücken Sie unten links auf Datei freigeben. Im Dialog wählen Sie nun In einen freigegebenen Arbeitsbereich verschieben. Nach dem Angeben des gewünschten Arbeitsbereichs und dem Klick auf Verschieben ist der Review den zum Arbeitsbereich gehörenden Personen frei zugänglich. Diese loggen sich auf Acrobat.com ein und sehen im freigegebenen Arbeitsbereich den zu öffnenden Review.

Kommentare erstellen

In einem im Webbrowser geöffneten Review können vier Arten von Kommentaren angelegt werden. Um dem gesamten Dokument einen Kommentar anzufügen, klicken Sie oben rechts auf Kommentar hinzufügen und geben dann den Text ein. Klicken Sie auf die Seite, können Sie einen Kommentar einem Punkt im Layout zuweisen. Um den Kommentar mehreren Objekten zu hinterlegen, ziehen Sie einen Rahmen auf und geben dann den gewünschten Text ein.

Schliesslich wählen Sie mit dem Cursor Text aus, um diesem einen Kommentar zu hinterlegen. Die Botschaft hier: Sämtliche Kommentare werden mit einem einzigen Werkzeug erstellt. Spezielle Funktionen wie rechte Maustaste und verschachtelte Menüs gibt es erst gar nicht. Wer einen Webbrowser bedienen kann, kommt damit zurecht.

Kommentare verarbeiten

Zurück zu InDesign. Im Panel CS Review ist nun zu sehen, dass dem Review Kommentare hinterlegt wurden. In unserem Beispiel sind es deren drei auf der ersten Seite. Durch einen Klick auf das Kommentarsymbol listen Sie die Kommentare auf. Über das Menü des Panels können Sie mit Kommentar in Layout einblenden die Kommentare sogar in der InDesign-Datei anzeigen lassen.

Mit dem Knopf zu Kommentar wechseln (unten im Panel) springen Sie im InDesign-Layout zu dem über das Panel ausgewählten Kommentar. Bei vielen Anmerkungen erleichtert dies die Arbeit erheblich.

Über das kleine Dreieck im Kommentar innerhalb des Panels CS Review können Sie auf einen Kommentar antworten. Der Kunde sieht dann wiederum in Echtzeit Ihre Antwort auf seinen Kommentar.

Besonders interessant bei umfangreichen Textänderungen ist, dass der reine Kommentartext über dieses kleine Dreieck aus dem Kommentar rauskopiert und dann im Layout eingesetzt werden kann. Die nächste Ausbaustufe wäre, dass der Kunde direkt in das InDesign-Layout eingreift. Vorerst bleibt dies aber ein Traum und ist ausgewachsenen Web-to-Print- sowie Publishing-Systemen vorenthalten.

Über Flaggen lassen sich Kommentare sehr einfach organisieren. Ist eine Korrektur ausgeführt, wird dieser die Flagge Fertig mit entsprechendem Kommentar hinterlegt. So ist der Status der Korrektur sehr einfach zu verwalten und später auch nachvollziehbar, wer wann welche Korrektur abgearbeitet hat.

Wird ein Review irgendwann nicht mehr benötigt, entfernen Sie diesen am schnellsten über die Dateiansicht auf Acrobat.com. Hier werden alle Reviews sauber aufgelistet und können über das Kontextmenü spielend einfach verwaltet werden.

Fazit

Druckfreigaben organisieren heisst klare Prozesse mit sauberen Berechtigungen, schlanke und einfache Abläufe, Zeit sparen und Fehler vermeiden. All dies gehört zu einem Service, der mit der Creative Suite 5 kostenlos zur Verfügung steht. Da passt der Tipp von Jeremias Gotthelf, der 1854 gestorben ist: «Es kommt nicht bloss auf das Haben an, sondern auf das Brauchen.»