Tabellengestaltung

RALF TURTSCHI In der Bleisatzzeit hatten Tabellen vor allem etwas mit Rechnen, genauem Arbeiten und mit Arbeitsvorbereitung (AVOR) zu tun. Denn der Text musste in den dafür vorgesehenen Kolonnen Platz finden. Korrekturen in der Breite führten genauso zu massivem Mehraufwand, wie beispielsweise die Schriftgrösse zu ändern. Heute geht dies zum Glück etwas einfacher, intuitiver, und Korrekturen aller Art sind per Klick machbar. Die Aufgaben «AVOR» und «Genaues Arbeiten» sind hinfällig geworden, denn als Kundenwunsch ist heute nicht mehr das minutiös genaue Nachsetzen einer Tabelle gefragt, sondern eher die Verschönerung einer gemeinen Word- oder Excel-Tabelle. So stammt denn auch dieses anonymisierte Beispiel aus der Praxis und sollte manch einem Prüfungsexperten für Polygrafen zeigen, wie die Prioritäten beim Tabellensatz liegen sollten. Im vorliegenden Beispiel wurde die Tabelle vom Kunden in Word, so wie abgebildet, aufbereitet.

Gestaltung

Die Tabellengestaltung ganz allgemein ist ein gestalterisches Stiefkind, mit dem sich weder Agenturen noch Grafiker richtig anfreunden können. Übersicht und Leserführung stehen im Vordergrund, es geht um Leserlichkeit bei kleinen Schriften, um Farben zur Gliederung und um horizontale und vertikale Linien, die ausgezogen oder punktiert sein können, in unterschiedlichen Stärken und Farben. Bei den meisten Tabellen oder Formularen ist die horizontale Leserführung wichtig. Man liest in der Regel horizontal über die Zeilen, nicht senkrecht die Spalten hinunter. Die senkrechten Linien sind eher als Beigabe zu betrachten, sie sind nicht zwingend nötig. Die Linien haben nur die Funktion der Leserführung, deshalb sollten sie fein und zurückhaltend gestaltet werden. Die oft gesehene Stärke von 1 Punkt ist viel zu dick, sie dominiert dann in den meisten Fällen die Stammstärke der Schrift. Die Liniendicke sollte deshalb nicht stärker sein als der Buchstabe l des Tabellentextes. Ich empfehle 0,3 bis 0,5 Punkt, schwarz. Bei bunten oder punktierten Linien darf die Stärke etwas zulegen: 0,5 bis 0,7 Punkt.

Die Texte in einer Tabelle sollten meist mit wenig Platz auskommen, bei Katalogen bestimmt der Text den Umfang und damit auch die Druckkosten. Bei der Textgrösse handelt es sich um eine Konsultationsgrösse, das heisst, dass man den Text nicht wie bei einem Roman durchliest, sondern dass man ihn gezielt sucht und häppchenweise liest. Die Textgrösse darf dabei kleiner sein als Grundtext in einem Buch. Je nach Platzbedarf und Schrift können Grös­sen von 7,5 bis 8,5 Punkt eingesetzt werden. Allerdings soll man den Text nicht an die untere Leserlichkeitsschwelle führen, wenn grosszügig Platz vorhanden ist. Eine Tabelle kann auch Text in einer normalen Lesegrösse aufweisen. Es gibt Schriften, die sind in kleinen Graden nicht sehr gut leserlich – ich zähle die Futura dazu, aber auch die Helvetica oder die Gruppe der Antiquaschriften mit zu feinen Details. Eine gute Tabellenschrift muss auch über entsprechende Abstufungen verfügen, die, wenn klein, leserlich sind. Helvetica Light oder Futura Light sind zu spitz, auf weis­sem Papier schlecht zu erkennen. Die Schriftstärken Book oder Regular sind schon besser geeignet. Bei kleiner Schrift sollte die Laufweite in InDesign etwas weiter gehalten werden: etwa 20 bis 30 Einheiten.

Der Tabellenimport

InDesign ist in der Lage, die WordTabelle mit Befehl-D samt dort angelegten Formatierungen und Bildern zu importieren. Die Farben und Auflösungen der Bilder müssen selbstverständlich neu geprüft werden, ebenso hat man ein Auge auf die Schriften zu werfen. Wenn die Bilder im Word mit 300 ppi importiert wurden, stehen diese 300 ppi auch in InDesign wieder zur Verfügung, natürlich in RGB. Die Formatierung wird mit einer Checkbox abgefragt (s. Abb.), man kann die Word-Formatierung beibehalten oder mit bestehenden InDesign-Formatierungen ersetzen. Unser Beispiel kennt ja noch keine solchen, die Checkbox ist also hier weniger von Bedeutung.

Die besagte Tabelle wird jetzt in InDesign angezeigt mit allen Optionen einer echten InDesign-Tabelle. Um die Tabelle zu formatieren, muss man sich die Palette Tabelle (Fenster –> Schrift und Tabellen –> Tabelle) anzeigen lassen. Ein bisschen gewöhnungsbedürftig ist die Formatierung über das Textwerkzeug, nicht über das Auswahlwerkzeug. Mit dem Textwerkzeug kann man einzelnen Text, aber auch eine Zelle oder eine Spalte aktivieren. Wenn man den Cursor seitlich oder über der Tabelle bewegt, wird ein schwarzer Pfeil sichtbar. Über einer Linie wird ein Verschiebepfeil sichtbar, wenn die Texteingabemarke darüberbewegt wird. So können die Linien intuitiv verschoben werden. Die gesamte Tabelle hängt an einem Rahmen, der sichtbar wird, wenn man mit dem Auswahlwerkzeug darauf klickt. Die Tabellenformatierung ändert sich nicht, wenn dieser Rahmen verkleinert wird. Bei aktivierter Tabelle (Textwerkzeug) wird oben eine Menüzeile sichtbar, mit der die meisten Einstellungen vorgenommen werden können. Ausserdem steht das Menü Tabelle zur Verfügung.

Die Formatierung

Zuerst gestalten wir die Tabelle durch intuitives Verschieben der Kolonnen in den Grundzügen, damit sie in der Breite Platz findet. Die eigentliche Formatierung geschieht nun über verschiedene Stilvorlagen: Für den Tabellentext und die Tabellenköpfchen werden zuerst ganz normale Absatzstilvorlagen angelegt. Weiter gibt es Zellenformate (s. Abb.), mit welchen die Abstände des Textes zu den Zellen, Farben und Linien definiet werden, zudem werden hier die Absatzformate zugewiesen. Für jede Zellenart wird ein Zellenformat festgelegt, auch wenn diese zum Beispiel keinen Text, keine Farbe und keine Linien beinhaltet.

Lernen online

Die beiden Tabellen in Word und in InDesign können Publisher-Leser im Downloadbereich des Publishers her­unterladen (www.publisher.ch/download ) und damit nachvollziehen, wie die Formatierung beschaffen ist. Abonnenten der VSD-Lernwerkstatt (www.vsd.ch –> Lernwerkstatt) können das Modul Tabellengestaltung mit Beschrieb und detaillierter Gestaltungsanleitung im 3. Bildungsjahr herunterladen: eine lohnende Prüfungsvorbereitung für Berufsbildner und Lernende. Die Lernwerkstatt beinhaltet praktische Lernmodule für alle Bildungsjahre und Lernthemen. Ein Abonnement kostet für VSD-Mitglieder im Jahr CHF 400.–, CHF 450.– für Nichtmitglieder.