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Texte, die sich von selbst hegen und pflegen

Mit InDesigns Textvariablen lassen sich Textteile automatisch aktualisieren. Lernen Sie in diesem Beitrag die Grundlagen der Variablen kennen. Zwei Beispiele geben gleich auch einen praktischen Einblick.

haeme ulrich Sie haben Textstellen im Layout, die sich automatisch an veränderte Umstände anpassen müssen. Zum Beispiel eine Bildlegende, die ändert, wenn ein neues Bild platziert wird. Oder der aktuelle Speicherpfad zum InDesign-Dokument soll im Infobereich des Layouts mitgedruckt werden. Für solche Aufgaben gibt es in InDesign die Textvariablen: Besondere Textstücke, die sich selbst aktualisieren.

Für alle Fälle eine

In InDesign finden Sie über Schrift > Textvariablen > Definieren > Neu … eine grosse Auswahl an Variablen:

Ausgabedatum: Fügt Datum/Uhrzeit eines Druckauftrags, eines PDF-Exports oder des Verpackens des Dokuments ein.

Benutzerdefinierter Text: Wird für Wörter verwendet, die extrem schnell ändern. Beispiel: Ein Produkt heisst in Land A anders als in Land B. Somit wird der Produktname als Benutzerdefinierter Text angelegt. Durch simples Ändern des Inhalts der Textvariablen sind alle Vorkommnisse des Produktnamens angepasst.

Dateiname: Fügt den Namen des InDesign-Dokuments ein. Optional können der Speicherpfad und die Dateiendung (.indd) auch einbezogen werden.

Erstellungsdatum: Trägt ein, wann das InDesign-Dokument erstellt wurde. Nicht zu verwechseln mit Ausgabedatum oder Änderungsdatum.

Kapitelnummer: Wird pro Kapitel eine separate InDesign-Datei angelegt, kann über diese Variable die Nummerierung der Kapitel automatisiert werden. Ich bevorzuge zum Nummerieren der Kapitel die Nummerierten Listen als Eigenschaft des Absatzes und habe diese Variable im Alltag noch nie eingesetzt.

Lebender Kolumnentitel (Absatzformat): Genial für Kataloge, wenn oben auf der Seite der Name des ersten und allenfalls des letzten Produktes der Seite aufgeführt werden soll. Eine detaillierte Erklärung dazu folgt später in diesem Artikel.

Lebender Kolumnentitel (Zeichenformat): Während Lebender Kolumnentitel (Absatzformat) einen ganzen Absatz einfügt, beschränkt sich diese Variable auf Zeichenformate. Ansonsten funktioniert sie gleich wie Lebender Kolumnentitel (Absatzformat).

Letzte Seitenzahl: Fragt das Dokument nach der Anzahl Seiten und ermöglicht dadurch eine automatische Seitennummerierung im Stil von «Seite 1 von 12».

Metadatenbeschriftung: Fügt Inhalt aus Metadatenfeldern platzierter Objekte ein. Darüber können in das Bild eingebettete Bildlegenden automatisiert werden. Beachten Sie hierzu auch den Step-by-Step-Beitrag «Die automatische Legende» in Publisher 6-10.

Änderungsdatum: Gibt an, wann das Dokument geändert, also neu gespeichert wurde.

Praxis: Speicherpfad mitdrucken

In diesem Praxisbeispiel geht es darum, eine Textvariable zu definieren, die den Speicherpfad des Dokuments und den Dokumentnamen einfügt. Diese Textvariable soll ausserhalb des gedruckten Endformates, im Infobereich des Dokumentes, eingefügt werden.

Öffnen Sie über Datei > Dokument einrichten das entsprechende Dialogfeld. Allenfalls müssen Sie hier auf Mehr Optionen klicken, um in der Abteilung Anschnitt und Infobereich den Infobereich des Dokuments definieren zu können. Dreissig Millimeter sollten für den Infobereich genügen. Ich füge diesen immer nur unten ein. Im unteren Bereich des InDesign-Dokuments ist nun ein blauer Rahmen sichtbar. Das ist der Infobereich, in den wir später die Variable einfügen. Sie können beim Drucken oder beim PDF-Export unter Marken und Anschnitt angeben, ob der Infobereich ebenfalls ausgegeben werden soll.

Variable definieren

Holen Sie über Schrift > Textvariablen > Definieren den Dialog für die Textvariablen. Hier hat es eine ganze Menge bereits im Dokument gespeicherter Variablen. Ich erstelle in jedem Fall eine neue, um feststellen zu können, was wirklich dahintersteckt. Klicken Sie also auf Neu … Geben Sie der Variable einen Namen. Ich habe mir angewöhnt, zu Beginn des Namens immer mein Kürzel einzutragen, damit ich später sehe, welche Variablen von mir definiert wurden. So ist meine Variable in diesem Beispiel mit «hu-speicherpfad» benannt.

Als Art wählen Sie Dateiname. Bei Text davor tragen Sie Gespeichert ein. Aktivieren Sie die beiden Optionen Gesamten Ordnerpfad einbeziehen und Dateierweiterung einbeziehen. Beachten Sie unten im Dialogfeld die Vorschau. Verlassen Sie nun den Dialog und wechseln Sie in den Bereich der Mustervorlage. Ziehen Sie dort im Infobereich einen Textrahmen auf. Bei blinkendem Textcursor fügen Sie die eben erstellte Textvariable über Schrift > Textvariablen > Variable einfügen > Name Ihrer Variable ein. Die eingefügte Variable können Sie nun markieren und wie herkömmlichen Text nach Lust und Laune formatieren. Bei Doppelseitennokumenten ist es ratsam, die Variable im Infobereich unten an der linken und der rechten Mustervorlage einzufügen.

Praxis: lebender Kolumnentitel

Im zweiten Praxisbeispiel definieren Sie eine Textvariable für einen lebenden Kolumnentitel. Das ist ein Titel oben an der Seite, der automatisch anzeigt, zu welchem Kapitel die Seite gehört.

Damit die Abfrage in der Variablen später funktioniert, müssen Sie zuerst ein Absatzformat anlegen, mit dem die Kapiteltitel im Layout formatiert werden. Mein Absatzformat heisst ganz einfach kapitel-titel.

Jetzt geht es an die Definition der Variable: Schrift > Textvariablen definieren > Neu … Meine Variable trägt den Namen hu-kapitel-titel. Als Art wählen Sie Lebender Kolumnentitel (Absatzformat) und als Format nehmen Sie das vorher definierte Absatzformat kapitel-titel. Bei Verwenden habe ich Letztes auf der Seite genommen, um sicherzustellen, dass das letzte in den Titel übernommen wird, wenn mehrere Kapitel auf einer Seite beginnen. Bei Text davor können Sie noch Kapitel eintragen.

Fügen Sie nun auf der Mustervorlage die neue Variable ein. Dazu wechseln Sie in die Mustervorlage und ziehen im oberen Bereich der Seite einen Text­rahmen auf. Bei aktivem Textcursor drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Variable einfügen > Name der vorher erstellten Variablen. Markieren Sie die Variable und formatieren Sie sie mit den bekannten Textfunktionen.

Variable Kolumnentitel testen

Springen Sie zurück von der Mustervorlage auf eine Inhaltsseite. Dort setzen Sie einen Titel und weisen ihm das Absatzformat kapitel-titel zu. Das ist das Absatzformat, das Sie in die Textvariable aufgenommen haben.

An der Stelle, an der Sie vorhin auf der Mustervorlage die Textvariable eingefügt haben, erscheint jetzt der Text des eben gesetzten Titels. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie vermutlich den Bildschirmaufbau aktualisieren, weil nicht der aktuelle Stand des Layouts angezeigt wird. Drücken Sie Shift + F5, zwingen Sie InDesign, den Bildschirmaufbau sofort zu aktualisieren.

Als Alternative können Sie die Variable aus dem sichtbaren Bereich bewegen und anschliessend wieder zurückschieben. Dies berechnet den Bildschirmaufbau ebenfalls neu. Übrigens: PDF-Export und Druckausgabe sind immer aktuell. Somit passiert nichts Unvorhersehbares, wenn Sie einmal nicht den aktuellsten Stand des Variableninhalts sehen.

Wollen Sie lebende Kolumnen­titel erstellen, die nicht einen ganzen Absatz aufnehmen, nutzen sie dafür die Variable Lebender Kolumnentitel (Zeichenformat). Ich habe diese schon bei Namensregistern eingesetzt, bei welchen ich oben auf der Seite jeweils den ersten und den letzten Familiennamen der Seite einfügen wollte. Ganz im Stile des klassischen Telefonbuches.

Variablen zwischen Dokumenten austauschen

Textvariablen werden mit dem Dokument gespeichert, in dem sie definiert wurden. Um eine Variable aus einem anderen InDesign-Dokument zu übernehmen, wählen Sie Schrift > Text­variablen > Definieren … Klicken Sie auf Laden … und wählen Sie das InDesign-Dokument an, aus dem die Variable importiert werden soll. Im anschliessend erscheinenden Dialog sehen Sie die im anderen Dokument angelegten Variablen und können darin wählen, welche importiert werden sollen. Alternativ dazu können Sie angelegte Textvariablen auch über InDesigns Buchfunktion zwischen mehreren Dokumenten synchronisieren.

Vorsicht: kein Umbruch

Textvariablen sind für InDesign lediglich ein Zeichen. Das hat den einschneidenden Nachteil, dass sie nicht umbrochen werden. Ist also der Inhalt einer Variablen länger als eine Zeile, kommt InDesign ins Stocken: Die Zeichen werden derart unterschnitten, dass sie auf einer einzigen Zeile Platz finden. Das ist für die Praxis unbrauchbar. Einziger Ausweg ist hier, die Variablen in statischen Text zu konvertieren. Das können Sie entweder für eine einzelne Variable oder für sämtliche Vorkommnisse einer Variablen machen. Um eine einzelne Variable in statischen Text zu konvertieren, markieren Sie die Textvariable im Dokument und wählen dann Schrift > Textvariablen > Variable in Text konvertieren. Um alle Vorkommnisse einer Variable zu konvertieren, wählen Sie Schrift > Textvariablen > Definieren. Wählen Sie die Variable aus und klicken Sie In Text konvertieren. Seltsamerweise funktioniert die Schaltfläche zum Umwandeln der Textvariablen nur dann, wenn Sie den Textcursor in einem Textrahmen stehen haben. In welchem, ist dabei völlig egal.

Eine weitere Einschränkung der Textvariablen: Automatische Absatznummerierungen werden leider nicht aus dem Dokumenttext in den Inhalt einer Variablen übernommen.

Im Alltag

Trotz der beiden Restriktionen sind Textvariablen in InDesign eine grosse Erleichterung im Alltag. Ob im Schraubenkatalog, in dem die Namen der gezeigten Produkte automatisch in das Seitenregister übernommen werden, oder im einfachen Brief, in dem das aktuelle Datum eingefügt wird – die Einsatzmöglichkeiten der Textvariablen sind schier unendlich.

Der Autor

Haeme Ulrich, ulrich-media, ist international unterwegs als Trainer und Berater für Print- und Digital-Publishing.

Website mit Tricksblog: www.ulrich-media.ch

E-Learning-Portal: www.e-college.ch

Mailkontakt: ulrich@ulrich-media.ch