Berechnungen in Formularen
Andreas Burkard Das Formular im PDF-Format ist ein beliebtes Medium für standardisierte Mitteilungen auf elektronischem Weg.
Um die weit verbreiteten PDF-Formulare zu erstellen, benötigt man Adobe Acrobat. Zwar fehlt in der Formularfunktion der aktuellen Version nach wie vor das eine oder andere. Doch schaut man darüber hinweg, so besitzen die Anwender eine einfache Möglichkeit, das Gerüst für Mitteilungen im PDF-Format aufzubauen.
PDF-Formulare können seit Version CS 6 und höher auch in InDesign erstellt werden. So kann man in einer hochwertigen Gestaltungsumgebung das Dokument gestalten und andererseits Formularfelder und Logik hinzufügen. Das Dokument speichert man als interaktives PDF. Ein aus InDesign exportiertes Formular muss jedoch in Acrobat ergänzt werden, beispielsweise mit Berechnungen.
Ausserdem werden diese PDF-Formulare auch auf Tablets unterstützt. Man kann PDF-Formulare auf Tablets ausfüllen und über eine Senden-Schaltfläche zurücksenden. Dazu muss man die kostenlose App Adobe Reader aus den Tablet-Stores installieren.
Textfelder aufbauen
PDF-Formulare können Felder berechnen. Schauen wir dazu zuerst die einfache Berechnung an.
Zuerst wird im Formularmodus in Acrobat auf dem PDF-Dokument ein Textfeld erstellt. Das Textfeld braucht einen klaren Feldnamen. In den Textfeld-Eigenschaften Allgemein können Sie nebst dem Namen auch einen Quick-Info-Text eingeben, beispielsweise «Bitte für Artikel 1 Betrag eingeben». Dieser Hilfetext ist übrigens eine Bedingung für barrierefreie PDF-Formulare, also PDF-Formulare, welche handicapierte Menschen mit ihren Hilfsmitteln nutzen können.
Im Register Erscheinungsbild kann das Aussehen und die Schrift der Feldeingaben bestimmt werden. Bei den Schriften sollte man Zeichensätze verwenden, welche auf allen Rechnern vorhanden sind, wie beispielsweise die vorgeschlagene Helvetica. Im Register Optionen kann man die Textausrichtung definieren. Hier sollte man ferner die Option Bildlauf bei langem Text deaktivieren, da ansonsten ein nicht druckbarer Überlauf des Textes bei langer Eingabe vorkommen kann.
Im Register Format kann man die Kategorie Zahlen auswählen, so dass nur Zahlen, und keine Buchstaben, in ein zu berechnendes Textfeld eingegeben werden können. Ferner kann man die Anzahl Dezimalstellen auf 2 einrichten und eine länderspezifische Darstellung der Trennzeichen verwenden. Ein Währungssymbol im Textfeld rundet die Formatierung des ersten Textfelds ab.
Um mehrere Textfelder mit gleicher Darstellung zu erhalten, verwendet man im Formularmodus von Acrobat den Befehl Mehrere Kopien erstellen. Die Felder erben die Einstellung und werden automatisch umbenannt.
Felder berechnen
Im abgebildeten Beispiel muss beim Text Nettobetrag das Feld Netto die Preise von vier Artikeln addieren.
Dazu wählt man in den Texteigenschaften des Textfelds Netto das Register Berechnung aus. Hier aktiviert man zuerst die Option Wert ist die Summe (+). Danach klickt man auf Auswählen und wählt im Fenster Feldauswahl nur die Feldbezeichnungen aus, welche von der Addition betroffen sind. Leider führt Acrobat in der Feldauswahl auch die Originale auf, welche mit dem Befehl Mehrere Kopien erstellen dupliziert wurden und gar nicht mehr vorhanden sind. Passen Sie dabei auf, dass Sie nicht unabsichtlich eine falsche Auswahl treffen! Diese unnötige Fehlerquelle sollte Adobe in Acrobat endlich beheben. In der Vorschau kann man jeweils die Ergebnisse testen.
Berechnung der Mehrwertsteuer
Die Berechnung der Mehrwertsteuer wird mit einer vereinfachten Feldbezeichnung vorgenommen. Dazu wählt man in den Textfeldeigenschaften Berechnung Vereinfachte Feldbezeichnung aus und klickt danach auf Bearbeiten. Es öffnet sich der JavaScript-Editor.
In diesem Beispiel lautet das Script Netto*0.08. Das Textfeld der Mehrwertsteuer mit dem Textfeldnamen MwSt multipliziert die Werte des Textfelds Netto mit 0.08 (aktueller CH-MwSt-Satz), das heisst, der Betrag wird durch hundert geteilt und mit acht multipliziert. Wie in Acrobat auf 5 Rappen gerundet wird, zeigen wir in der nächsten Ausgabe des Publisher.
Berechnung des Gesamttotals
Der Bruttobetrag ist das Ergebnis aus Nettobetrag plus Mehrwertsteuer. Die beiden Textfelder müssen wiederum addiert werden. Dazu verwendet man in den Textfeld-Eigenschaften des Textfelds Brutto, Register Berechnung, wiederum die Option Wert ist die Summe (+), klickt auf Auswählen und sucht in diesem Beispiel in der Feldauswahl die beiden Textfelder Netto und MwSt aus.
Ändert man einen Feldnamen, so müssen die Berechnungen neu aufgebaut werden. Auch wenn die Namen im Nachhinein doch wieder gleich lauten.
Drop-down-Felder
Berechnungsformulare können auch mit Drop-down-Listen erstellt werden. Diese platzsparenden Felder haben den Vorteil, dass anhand vordefinierter Werte eine Auswahl getroffen werden kann. Drop-down-Listen heissen in Acrobat 10 und tiefer Kombinationsfelder.
Zuerst zieht man mit dem Werkzeug Drop-down-Liste ein Feld auf. Müssen Felder gleiche Masse aufweisen wie bereits vorhandene Felder, so verwendet man dazu den Befehl Aufgaben Felder bearbeiten Gleiche Grösse für alle Felder. Dieser Befehl steht jeweils auch über die rechte Maustaste zur Verfügung. Doch die Auswahlmethode ist entscheidend. Als Referenz wird das zuletzt ausgewählte Feld verwendet.
Die Werte der Drop-down-Liste gibt man im Register Optionen der Eigenschaften ein. Man schreibt jeweils einen Wert in das Feld Element und klickt danach auf Hinzufügen. Bei Drop-down-Listen sollte ein neutraler Aufforderungstext verwendet werden, in diesem Beispiel Bitte wählen. Diesen Eintrag ordnet man zuoberst an, so dass sich die Drop-down-Liste wie üblich nach unten erweitert. In der Elementeliste wählt man den Aufforderungstext und klickt auf die Option Ausgewählten Wert sofort einsetzen. Dadurch wird dieser Eintrag als Standardwert betrachtet und wieder angezeigt, wenn das PDF-Formular zurückgesetzt wird.
Drop-down-Felder berechnen
In jeder Zeile des Beispiels befindet sich neben dem Drop-down-Feld ein weiteres Textfeld mit der Eingabe für die Anzahl. Die eigentliche Berechnung nimmt jedoch das Textfeld in der Spalte Totalpreis vor. In den Textfeld-Eigenschaften wird hier die Option Wert ist das Produkt (x) aktiviert. Dabei müssen pro Zeile jeweils exakt die Feldbezeichnungen angegeben werden, welche die Auswahl in der Drop-down-Liste mit der Anzahl der Bestellungen multiplizieren muss.
PDF-Formular senden
Der kostenlose und aktuelle Adobe Reader 11 kann PDF-Formulare samt Eingaben speichern und senden, ohne dass ein Dokumentrecht vorliegt, dessen legale Verwendung lizenzrechtlich eingeschränkt ist.
Um ein PDF-Formular zu senden, verwendet man eine Schaltfläche. Man wählt die Aktion Formular senden, klickt auf Hinzufügen und gibt im Feld URL für Verknüpfung eingeben vor der E-Mail-Adresse den Zusatz mailto: ein.
Schöner Nebeneffekt: Sind nicht ausgefüllte Pflichtfelder vorhanden (Eigenschaften Allgemein Erforderlich), so erscheint beim Senden ein entsprechender Hinweis. Das PDF-Formular wird mit allen Eingaben über die entsprechende Schaltfläche per E-Mail übermittelt, auch wenn das Formular vorher nicht gespeichert wurde.