Serienbriefe und mehr?�
Beat KipferIn diesem Artikel und in der dazugehörigen Step-by-Step-Anleitung auf der Website publisher.ch geht es um die Datenzusammenführung in InDesign. Anhand eines Serienbriefes, Etiketten in mehreren Nutzen, einer Produkttabelle mit Bildern und QR-Codes in Serie wird die Arbeit mit variablen Daten gezeigt. Diese Daten wie Namen, Adressen, Produktnamen, Bilder und anderes liegen in einem Excel-Sheet vor und werden aus diesem übernommen. Da xlsx-Dateien nicht direkt mit InDesign verknüpft werden können, wird die Excel-Datei jeweils vor der Datenzusammenführung über Datei > Speichern unter > UTF-16 Unicode-Text (.txt) gespeichert.
Serienbrief vorbereiten
Gehen wir davon aus, dass die Adressliste folgendermassen aufgebaut ist: Vorname, Nachname, Strasse, Land, PLZ, Ort.
Gestalten und erstellen Sie nun den Brief mit allen Gestaltungselementen wie gewohnt in InDesign. Verwenden Sie am besten ein einseitiges A4-Dokument ohne Doppelseiten. Für das Adressfeld ziehen Sie einen separaten Textrahmen an der dafür vorgesehenen Stelle auf. Öffnen Sie nun die Palette unter Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung. In den Bedienfeldoptionen wählen Sie unter Datenquelle auswählen die vorbereitete txt-Datei mit den Adressen.
Doppelklicken Sie nun nacheinander die gewünschten Einträge (hier wurden noch andere Daten erfasst, die wir für die Adresse selbst nicht verwenden). Formatieren Sie anschliessend die Platzhalter für die Einträge nach Wunsch. Die Adresse sieht nun folgendermassen aus:
Mit Klick auf die Vorschau in der Palette Datenzusammenführung sehen Sie die Adressen bereits im Klartext. Zum Testen können Sie diese «durchklicken» oder Stichproben machen, indem Sie die Pfeile benutzen oder eine beliebige Zahl eingeben.
Als PDF ausgeben
Der folgende Arbeitsablauf gilt für alle InDesign-Dateien mit Datenzusammenführung:
- Als PDF exportieren (befindet sich in den Bedienfeldoptionen).
- Unter Datensätze beachten Sie, dass die Option Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen aktiviert ist.
- Über die Optionen muss Leerzeilen für leere Felder entfernen aktiviert sein. Damit werden Leerzeilen vermieden, wenn einzelne Adress-Rubriken (beispielsweise Postfach) nicht bei allen Adressen belegt sind.
Mit OK erscheint der PDF-Optionendialog, der für die Qualität – insbesondere der Bilder – und die Version der PDF-Datei zuständig ist. Wählen Sie eine Konfiguration abhängig von der erwünschten Druckqualität im Digitaldruck.
Mit Klick auf Exportieren wird nun eine PDF-Datei mit entsprechend vielen Seiten erstellt, wie Adressen in der Textdatei geliefert wurden.
Dieser direkte Weg der PDF-Erstellung vereinfacht den Arbeitsablauf. Der Umweg über Zusammengeführtes Dokument erstellen und anschliessendem PDF-Export ist nur dann notwendig, wenn in das zusammengeführte InDesign-Dokument eingegriffen werden muss.
Etiketten in mehreren Nutzen
Der geschilderte Arbeitsablauf gilt soweit für alle Arten der Datenzusammenführung. Eine elegante Variation dieser Funktion ist das Erstellen von mehreren Nutzen pro Blatt – beispielsweise für Etiketten oder Preisschilder.
Im folgenden Beispiel sollen acht Preisschilder-Nutzen pro A4-Blatt generiert werden. Dazu richten Sie wiederum ein InDesign-Dokument mit einer A4-Seite ein. Die Seite ist zweispaltig aufgebaut; Mit Layout > Hilfslinien erstellen wurde der Satzspiegel in vier Zeilen aufgeteilt. Das einzelne Feld entspricht nun der Grösse des Preisschilds. Platzieren Sie – wie gewohnt – das Logo (bleibt bei allen Schildern gleich) und darunter einen Textrahmen mit den Platzhaltern aus der Textdatei. Die einzelnen Elemente formatieren Sie mit Absatzformaten.
Die zusammengeführte PDF-Datei erstellen Sie dann weitgehend wie vorgängig beschrieben. Unter Datensätze > Datensätze pro Dokumentseite wählen Sie Mehrere Datensätze. Unter dem Reiter Layout mit mehreren Datensätzen geht es nun um den Versatz zwischen den einzelnen Nutzen. Eine exakte visuelle Kontrolle erhalten Sie durch Aktivieren von Vorschau für Layout mit mehreren Datensätzen erstellen. Mit OK werden nun so viele Seiten zu acht Nutzen erstellt, bis alle Datensätze abgearbeitet sind. ↑