Schnell und flexibel publizieren
Kleinere und mittelgrosse Publikationen können ohne Einsatz eines Redaktionssystems rationell erstellt werden. Mit Google Docs und dem InDesign-Plug-in DocsFlow werden Texte im Web erfasst und komfortabel in InDesign importiert.
Beat Kipfer Für externe Autoren, welche Beiträge für Ihre Publikationen erfassen und redigieren sollen, bietet Google Docs eine einfache Lösung an. Die Details zum Workflow wurden in der Ausgabe 5-12 beschrieben. Die seither erfolgte Weiterentwicklung von Google Docs und InDesign erlaubt spannende neue Lösungswege.
Nachfolgend sehen Sie ein konkretes Beispiel für die Verwendung von Google Docs und EM Docs Flow. Das Wichtigste daran ist die «intelligente» Aufbereitung solcher Artikel unter Zuhilfenahme aktueller InDesign-Funktionen. Diese stehen ab Version CS 5 standardmässig zur Verfügung.
Google Drive / Google Docs
Unter dem Begriff Google Drive stellt der Software-Gigant Cloud-Speicherplatz zur Verfügung. Im Gegensatz zu anderen Anbietern aber nicht nur das: Auf dem Google-Konto können Programme zur Erstellung von Textdokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und mehr genutzt werden. Dazu genügt ein Computer mit Internetzugang, gearbeitet wird im Browser.
EM DocsFlow für InDesign
InDesign braucht ein kostenpflichtiges Plug-in, um auf Google-Drive-Dokumente zuzugreifen. Infos dazu finden Sie unter www.bit.ly/emsoft-docsflow. Dort kann die Software zum Preis von 200 Dollar pro Lizenz gekauft werden.
Artikel erfassen «mit Stil»
Nach dem Erstellen eines Google-Kontos resp. dem Einloggen auf einen bestehenden Account kann sofort losgelegt werden. Wer schon einmal mit irgendeinem Programm Text erfasst hat, findet sich rasch zurecht. Grundlegend ist, dass für jede Satzart (Titel, Lead, Grundtext etc.) je ein eindeutiger Stil verwendet wird. Auf Wunsch können diese Stile angepasst werden, dies ist aber keine Voraussetzung für das Gelingen.
Vorarbeit in InDesign
Bevor der Text in InDesign geholt wird, lohnt es sich, einen systematischen Aufbau für die Textartikel zu erstellen. Dies gilt eigentlich generell für Layoutarbeiten dieser Art – damit reduzieren wir den Formatierungs- und späteren Korrekturaufwand ganz gewaltig!
Erstellen Sie einen Musterartikel, der alle Elemente – Titel bis letzte Zeile – enthält. Ziehen Sie pro Artikel möglichst einen einzigen mehrspaltigen Textrahmen auf (Textrahmenoptionen im Objektmenü, inkl. automatische Höhenanpassung). Für typische Rahmen werden Objektformate angelegt.
Definieren Sie die Absatzformate und beachten Sie dabei für mehrspaltige Objekte wie Titel und Lead die Option Spaltenspanne (Absatzlayout: Spaltenspanne, Anzahl Spalten).
Sind Tabellen zu formatieren, bestimmen Sie vorgängig die dazu notwendigen Absatz- und Zellenformate; im vorliegenden Beispiel ist dies je eines für die Zellen im Tabellenkopf und für die Zellen des Inhalts. Jedes Zellenformat beinhaltet das darin verwendeteAbsatzformat. Schliesslich wurde ein Tabellenformat angelegt, welches die Zuordnung der Zellenformate für Tabellenkopf und -fuss enthält sowie die Attribute, welche für die gesamte Tabelle gelten.
Artikel in InDesign platzieren
Nun sind wir bereit zum Textimport: Über Datei DocsFlow Place from Google Docs … gelangen wir zum Login auf die Google-Datenbank. Markieren Sie im darauf folgenden Dialog unbedingt diese Optionen: Show import options; Replace selected item; Link to document.
So gelangen Sie zum Dialog Import Options, wo uns die Rubrik Paragraphs besonders interessiert. Ordnen Sie hier jedem verwendeten Textstil das passende InDesign-Absatzformat zu. Speichern Sie die Liste oben links unter Presets, um diese für weitere Artikel zur Verfügung zu haben. Die Liste kann beim «Eintesten» problemlos verändert und danach unter dem bestehenden Namen erneut gespeichert werden.
Finish am Artikel in InDesign
Was braucht es noch, bis die Seite wie gezeigt aussieht? Dank Absatzformaten mit integrierter Spaltenspanne fliesst der Artikel fertig umbrochen in das Layout ein. Nachträglich wurden die Bilder platziert und mit Textumfluss-Optionen integriert. Es empfiehlt sich nicht, die Bilder in die Textdokumente zu integrieren, weder mit Google Docs noch mit Word …
Die Tabelle wurde in einen separaten Rahmen gestellt und mittels Zellen- und Tabellenformaten gestylt. Ist das Google-Dokument gelinkt, werden Texte und Tabellen über das Verknüpfungssymbol aktualisiert. Die Verknüpfung kann jederzeit aufgehoben werden. Und der gleiche Text kann parallel in einem anders formatierten InDesign-Dokument platziert werden.