Bibliothek, Snippets, Objektformate

Dass Texte in einem InDesign-Layout mit Absatz- und Zeichenformaten gestylt werden,ist für die meisten User selbstverständlich. Wenn es aber um den cleveren Umgang mit Text- und Bildrahmen oder Gruppen daraus geht, hört bei vielen die Systematik auf.

Beat Kipfer Die hier vorgestellten Funktionen und Anwendungsbeispiele sind schon seit Jahren in InDesign integriert. Es braucht also nicht die neueste Version, um sofort von den Vorzügen von Snippets & Co. zu profitieren. Ziel ist es, dass Sie die genannten Tools unterscheiden und optimal einsetzen können.

Die InDesign-Bibliotheken

Von den genannten Hilfsmitteln ist die Bibliothek bei den InDesign-Anwenderinnen und -Anwendern wohl am bekanntesten. Sie dient dazu, Rahmen oder Rahmen-Gruppen zentral aufzubewahren, damit sie bei Bedarf jederzeit zur Verfügung stehen. Typische Anwendungen sind Bildrahmen in den erforderlichen Spaltenbreiten, eventuell mit der zugehörigen Legende gruppiert. Beliebt sind Bibliotheken auch für Rubriktitel, Textboxen und mehr.

Die Bibliothek ist ein eigenständiges Dokument, kann also unabhängig von den «normalen» InDesign-Dokumenten angelegt, geöffnet oder geschlossen werden.

Die Bibliothek erscheint als Fenster, in welches die Objekte in der Regel durch Hereinziehen mit der Maus aufgenommen werden. Nach dem Aufnehmen eines Objekts wird dieses doppelgeklickt und benannt. Das umfangreiche Bedienfeldmenü erlaubt zudem die Aufnahme aller Objekte der aktuellen Dokumentseite; dies entweder gemeinsam als ein Eintrag oder aber als separate Objekte.

Wird ein Objekt aus der Bibliothek im Layout benötigt, zieht man es in der Regel einfach aus dem Bibliotheksfenster an die gewünschte Stelle auf der Seite.

Achtung, die Bibliothek kann mehr: Soll ein Objekt an seiner ursprünglichen x/y-Position erscheinen, wird es am einfachsten über das Kontextmenü (rechte Maustaste) platziert. Dies ist sehr praktisch für Objekte, die sich immer an gleicher Position befinden sollen (Kopfzeilen, Titel, Editorials und vieles mehr).

Wichtig ist, dass Bibliotheksobjekte jederzeit aktuell sind. Muss ein Objekt korrigiert werden, gehen Sie wie folgt vor: Objekt aus der Bibliothek auf die InDesign-Seite ziehen; Korrekturen ausführen; das Objekt im Bibliotheksfenster mit der rechten Maustaste anklicken und Bibliotheksobjekt aktualisieren wählen.

Weitere Details zur Bibliothek: Sie kann bis zu 2000 Objekte aufnehmen. Sie bietet die Möglichkeit, Objekte mit Stichworten zu versehen, nach denen mit der kleinen Lupe in der Fusszeile des Fensters gesucht werden kann. Die Bibliothek kann von mehreren Personen genutzt werden, aber dies nur statisch (eine Bibliothek ist keine Datenbank). Aufgepasst bei Bildern: Wenn Sie einen Rahmen mit Bild in die Bibliothek ziehen, speichert diese nur den Pfad zum Bild; beim Anwenden dieses Rahmens muss also die Bildverknüpfung intakt sein (die Bilddatei muss sich noch am selben Ort befinden). Bei kleinen Bildern wie Logos usw. lohnt es sich, die Verknüpfung vorgängig einzubetten.

Die schnippischen Snippets

Der Begriff Snippet lässt sich wohl mit «Schnipsel» am besten übersetzen. Vom Dateityp und Verhalten der einzelnen Snippet-Objekte her gibt es – ausser der Endung inds – gar keinen Unterschied zu den Bibliotheksobjekten. Der Unterschied liegt im Handling. Während in einer Bibliothek mehrere Objekte gesammelt werden, handelt es sich bei Snippets in der Regel um einzelne Elemente, welche zwischengespeichert und wieder angewendet werden.

Vorgehen: Sie ziehen einen Rahmen oder eine Gruppierung mit dem Auswahlwerkzeug aus dem Dokumentfenster auf den Desktop. Dort erscheint das Objekt automatisch als Snippet. Alternative: Sie exportieren ausgewählte Objekte in das Format inds an den gewünschten Ort.

Ein vorhandenes Snippet kann entweder an gewünschter Stelle in ein beliebiges InDesign-Dokument gezogen oder mit Datei > Platzieren importiert werden. Genau wie ein Bibliotheksobjekt enthält es sämtliche Attribute – verwendete Absatz- und Zeichenformate, Farben, Konturdefinitionen werden mit importiert, sämtliche Eigenschaften des Objekts werden 1:1 beibehalten.

Sollen Snippets im Zieldokument ihre ursprüngliche Position einnehmen, müssen vorgängig die Voreinstellungen entsprechend angepasst werden: Unter Dateihandhabung ist dabei zu beachten, dass beim Snippet-Import die Option Ursprüngliche Position ausgewählt ist. Auf diese Weise können bei Bedarf komplette Rahmengeometrien erstellt, per E-Mail versandt und am Ziel in ein anderes InDesign-Dokument standrichtig übernommen werden.

Wozu braucht es Objektformate?

Mit der Bibliothek und den Snippets erzeugen wir jeweils Kopien der Objekte. Werden solche mehrmals platziert und gibt es Korrekturen, müssen diese in jedem Objekt einzeln ausgeführt werden. Eine Bibliothek speichert die Eigenschaften nicht zentral – wird ein Bibliotheksobjekt aktualisiert, werden bereits platzierte Instanzen davon überhaupt nicht beeinflusst.

Mit Objektformaten hinterlegen wir die Rahmeneigenschaften bis ins kleinste Detail. Davon ausgenommen sind standardmässig die verwendeten Absatzformate. Soll nicht nur der Rahmen immer gleich aussehen, sondern auch der darin enthaltene Text, werden die Absatzformate mit einem Klick ebenfalls aufgenommen. Das hier gezeigte Beispiel enthält mehrere aufeinander folgende Absatzformate. Jedes Format ruft bei Eingabe des Absatzendes (Return) das darauf folgende Format auf.

Objektformat definieren: Öffnen Sie das Formate-Bedienfeld aus dem Fenster-Menü. Klicken Sie mit dem Auswahlwerkzeug in den fertig formatierten, aufzunehmenden Rahmen. Wählen Sie im Bedienfeldmenü Neues Objektformat. Benennen Sie dieses und aktivieren Sie das Häkchen bei Absatzformate. Wenden Sie nun das Objektformat auf einen Rahmen mit gleich strukturiertem Text an, werden gleichzeitig die Rahmenattribute und die Textformatierung angewendet: Fixfertige Formatierung auf einen Klick! Für nachträgliche globale Änderungen der Rahmeneigenschaften einfach das betreffende Objektformat doppelklicken und im detaillierten Formatierungsfenster die gewünschten Eigenschaften ändern. Sämtliche Rahmen dieses Typs im Dokument sind damit nachgeführt. Praktisch, nicht?