Bildverkn�pfungen in InDesign

Fehlende Bildverknüpfungen beim Öffnen eines InDesign-Dokumentes sind ärgerlich. Dadurch entsteht oft erheblicher Mehraufwand. Bei einer strukturierten und durch­dachten Arbeitsweise lassen sich fehlende Verknüpfungen vorausschauend vermeiden.

Andreas Burkard  Noch schnell das InDesign-Dokument wie versprochen fixfertig als PDF für die Weiterverwendung exportieren und dann ab in den wohlverdienten Feierabend. Doch das kann durchaus vorkommen: Beim Öffnen des InDesign-Dokumentes erscheint der Hinweis, dass viele Verknüpfungen fehlen. So etwas kann schnell zu Stress werden oder gar zur Verschiebung eines Termins führen.

Bild aufnehmen oder platzieren

Da heute viele Quereinsteiger und klassische Office-Anwender mit InDesign arbeiten, fehlt es immer wieder am Verständnis für die Programmlogik. Beispielsweise am Verständnis dafür, was passiert, wenn Bild- oder Grafikdateien in InDesign platziert werden. Wenn jemand in Microsoft Word oder PowerPoint arbeitet und Bilder einfügt, sind diese Programme standardmässig so konzipiert, dass Bilder in das Dokument aufgenommen werden. Im Unterschied zu Word und PowerPoint werden in InDesign Bilder und Grafiken platziert. Die platzierten Objekte benötigen einen Pfad zur Originaldatei. Das ist ein Unterschied. Man gewöhnt sich also in den Office-Produkten an eine unkomplizierte Bild- und Grafikintegration und gibt entsprechend auch nur die Word- oder die PowerPoint-Datei weiter. So kommt bei dieser Arbeitsweise auch niemand auf die Idee, die Bilder zusätzlich mitzuliefern.

Doch Microsoft Word oder PowerPoint haben andere Zielanforderungen als ein stark auf Druckprozesse konzipiertes InDesign.

Bild sehen ist nicht Bild haben

Wird in InDesign beim Öffnen eines Dokumentes der Hinweis auf fehlende Verknüpfungen ignoriert, so kann der Eindruck entstehen, dass die Bilder tatsächlich vorhanden sind. Einige machen dann gar noch den PDF-Export. Auch da sind die Bild- und Grafikdateien drin. Doch die Bild- und auch die Grafikdateien sind in der PDF-Datei eben nur in einer sehr niedrigen Auflösung enthalten.

Bilder am Monitor sehen heisst eben nicht automatisch, dass der Pfad zur Originaldatei in Ordnung ist oder gefunden wird.

InDesign verknüpft Bilder

Beim Platzieren einer Bild- oder Grafikdatei wird in InDesign eine Version der Datei mit Bildschirmauflösung im Layout angezeigt, damit Sie die Datei richtig positionieren können. Das heisst auch, dass die Bild- oder Grafikdatei das InDesign-Layout im gesamten Prozess begleiten muss. Bei der Druckausgabe oder beim PDF-Export werden die Informationen der Bild- oder Grafik­datei benötigt, um beispielsweise korrekte Farbauszüge für Druckprozesse herzustellen. Weiter werden die Schriften in der Ausgabe oder beim PDF-Export herangezogen, um diese gestochen scharf weiterzuverarbeiten. So müssen nebst den platzierten Bild- und Grafikdateien auch die verwendeten Schriften verfügbar sein. Auf fehlende Verknüpfungen und auf fehlende Schriften wird jeweils beim Öffnen eines Dokumentes hingewiesen.

Unterschiedliche Zustände

Ignoriert man die Warnmeldung zu fehlenden Verknüpfungen, zeigt das Bedienfeld Verknüpfungen unterschiedliche Symbole an. Seit InDesign CS 6 sind diese Symbole im normalen Bildschirmmodus auch direkt auf dem Bildrahmen erkennbar. Falls das nicht der Fall ist, so wählen Sie im Menü Ansicht > Extras > Verknüpfungsmarke einblenden.

Ist eine Verknüpfung in Ordnung, so erscheint auf dem Rahmen ein Verkettungssymbol. Im Bedienfeld Verknüpfungen sehen Sie den Dateinamen, es wird jedoch dort kein Verkettungssymbol angezeigt. In der Statusspalte einer Verknüpfung steht rechts die Seitenzahl, auf welcher sich die Verknüpfung befindet. Sie können auf diese blau dargestellte Zahl klicken und gelangen so automatisch zur entsprechenden Seite im InDesign-Dokument. Mit MF wird angezeigt, dass sich das Bild oder die Grafik ausserhalb der Seite, auf der Montagefläche, befindet. In den Verknüpfungsinformationen erkennen Sie noch viele weitere hilfreiche Informationen wie beispielsweise den Pfad der Verknüpfung, das Format oder bei Bildern die effektive Auflösung.

Ansonsten können auch ein roter Kreis mit einem Fragezeichen und das Dreiecksymbol auftreten.

Verknüpfungen aktualisieren

Das Dreiecksymbol zeigt an, dass sich etwas an der Bild- oder Grafikdatei geändert hat.

In InDesign können Sie über das Bedienfeld Verknüpfen Bilder direkt in Photoshop und Grafiken in Illustrator öffnen. Dazu klickt man auf das Stiftsymbol im Bedienfeld Verknüpfungen oder man wählt in den Optionen Original bearbeiten aus. Wird über den Befehl Original bearbeiten ein anderes Programm geöffnet, so muss man dem Betriebssystem des Rechners mitteilen, dass man Bildformate künftig in Photo­shop und Grafikformate in Illustrator öffnen möchte. Alternativ kennt InDesign im Menü Bearbeiten den Befehl Bearbeiten mit. Dort kann man eine ausgewählte Bild- oder Grafikdatei in einem installierten Programm öffnen, egal in welcher Version.

Wenn man also über diese Methode aus InDesign eine Bild- oder Grafikdatei öffnet und editiert, diese speichert und schliesst, so aktualisiert InDesign die entsprechende Verknüpfung automatisch. Anders ist es, wenn Sie die Bild- oder Grafikdatei nicht aus InDesign öffnen, sondern im Originalprogramm erst öffnen, dann bearbeiten und später speichern. Dann kommt in den Verknüpfungen in InDesign das Dreiecksymbol zum Vorschein.

Im Bedienfeld Verknüpfungen kann man die Verknüpfung aktualisieren. Dazu kennt das Bedienfeld Verknüpfungen ein entsprechendes Symbol oder führt den Befehl in den Optionen auf. Noch schneller geht es in InDesign CS 6 und CC, indem man direkt auf das Dreiecksymbol des zu aktualisierenden Rahmens klickt.

Fehlende Verknüpfungen

Ist ein roter Kreis mit einem weissen Fragezeichen zu sehen, so befindet sich die Grafik nicht mehr an dem Speicherort, von dem sie importiert wurde. Sie ist aber möglicherweise noch vorhanden. Das Symbol tritt auch dann in Erscheinung, wenn der Dateiname der platzierten Bild- oder Grafikdatei geändert wurde.

In einer unbedachten Arbeitsweise ist dieses Symbol recht häufig anzutreffen. Wird nur die InDesign-Datei weitergegeben und nicht auch die Bildverknüpfungen, so fehlen ebendiese Originaldateien. Ein erneutes Verknüpfen kann zu Unsicherheiten führen und zeitaufwändig sein. Fehlende Verknüpfungen kommen auch dadurch zustande, wenn nach dem Platzieren einer Datei die Originaldatei gelöscht, in einen anderen Ordner oder auf einen anderen Server verschoben wird.

Falls man nachträglich weiss, wo die fehlenden Bild- und Grafikdateien auf dem Rechner oder einem Laufwerk sind, so kann man diese erneut verknüpfen. Das Bedienfeld Verknüpfungen hat dazu ein entsprechendes Symbol oder führt den Befehl auch in den Optionen auf. Werden mehrere fehlende Verknüpfungen im gleichen Ordner erkannt, so werden diese nach der Meldung Nach fehlenden Verknüpfungen in diesem Ordner suchen auch automatisch neu verknüpft.

Zeitaufwändig ist das erneute Verknüpfen bei umbenannten Bild- und Grafikdateien. Dabei muss man über das Symbol Erneut verknüpfen jedes umbenannte Bild mit dem alten Pfadnamen einzeln wiederherstellen.

Pech, wenn die fehlenden Verknüpfungen tatsächlich fehlen, wenn beispielsweise die in InDesign platzierten Bild- und Grafikdateien wirklich gelöscht wurden. Hier atmet man am besten erst mal tief durch und trinkt dann eine Tasse Grüntee …

Eingebettete Verknüpfungen

In der Statusspalte kann auch ein helles Quadrat mit einem Grafiksymbol auftreten. Dies ist das Symbol einer eingebetteten Bild- oder Grafikdatei. Eine ausgewählte Bild- oder Grafikdatei bettet man mit dem Befehl Verknüpfung einbetten aus den Optionen des Bedienfeldes Verknüpfungen ein.

Anstatt eine in einem Dokument platzierte Datei zu verknüpfen, können Sie diese in das Dokument speichern (einbetten). Wenn Sie eine Datei einbetten, ist sie nicht länger mit dem Original verknüpft. Sie befindet sich ganzheitlich in InDesign.

Dateien einbetten sollte man nur in Ausnahmefällen. Durch Einbetten einer Datei erhöht sich die Grösse der InDesign-Datei. Das kann dramatische Ausmasse annehmen! Ausserdem benötigt man oft noch die Originaldatei, um eine Änderung vorzunehmen.

Wenn einbetten, dann vielleicht eher Illustrator- oder PDF-Dateien anstelle von Photoshop-Dateien. Ein richtig aufgebautes Firmenlogo oder ein Piktogramm kann man durchaus einbetten. Das hat bei mehreren Beteiligten sogar den Vorteil, dass letztlich die richtigen Inhalte verwendet werden. Auch bei einer Vorlagenerstellung in InDesign hat das Einbetten von Logos Vorteile. Man hat so die Sicherheit, dass das richtige Logo verwendet wird. Zudem wird eine Dateiweitergabe vereinfacht.

Über das Bedienfeld Verknüpfungen kann man eine eingebettete Datei auch wieder mit der Originaldatei verknüpfen. Dazu kennt InDesign bei einer eingebetteten Bild- oder Grafikdatei den Befehl Einbettung von Verknüpfung wieder aufheben. Das geht aber nur, wenn die Originaldatei noch vorhanden ist.

Bild ohne Verknüpfung

Es kann auch sein, dass Sie im Layout zwar Bild- und Grafikdateien sehen. Im Bedienfeld Verknüpfen sind dazu jedoch keine Einträge vorhanden.

In einem solchen Fall wurde ein Bild direkt aus Photoshop mit dessen Verschieben-Werkzeug in ein InDesign-Dokument gezogen. Oder jemand macht unter Windows mit der PrintScreen-Taste eine Bildschirmaufnahme, beispielsweise von einer Webseite und fügt diese direkt in InDesign ein.

Wenn man in Illustrator mit dem Auswahlwerkzeug eine Grafik direkt in ein InDesign-Dokument zieht, so wird diese als eingebettetes EPS platziert.

Eine solche Arbeitsweise sollte man möglichst vermeiden. Einerseits wird die Leistung dadurch erheblich gedrosselt. Anderseits hat man keine Kontrolle und Informationen über diese Inhalte.

Verknüpfung kopieren

Ein bisschen versteckt ist im Bedienfeld Verknüpfungen ein ganz hilfreicher Befehl vorhanden, um Verknüpfungen an einen anderen Ort zu kopieren.

Dazu wählt man im Bedienfeld Verknüpfungen oder direkt im Layout erst mal die entsprechenden Objekte oder Verknüpfungslinks. Danach tätigt man in den Optionen des Bedienfeldes Verknüpfungen > Hilfsprogramm den Befehl Verknüpfung(en) kopieren nach … und gibt den neuen Ort auf dem Dateisystem an.

Voreinstellungen

InDesign kennt in den Voreinstellungen > Dateihandhabung Optionen, welche das Verknüpfen beeinflussen. Man kann die Hinweismeldung für das Überprüfen von fehlenden Verknüpfungen deaktivieren. Weiter kann man optional auch von Word- und Excel-Dateien Verknüpfungen erstellen. Vernünftigerweise ist Bildabmessungen beim erneuten Verknüpfen erhalten aktiv. Dabei werden die zu ersetzenden Bild- und Grafikdateien in derselben Grösse wie die vorgängig platzierten Bilder verknüpft.

Stukturierte Arbeitsweise

Um dauernde Probleme zu vermeiden, muss man unter Umständen die Arbeitsweise überdenken oder ändern. Befinden sich Bilder oder Grafiken auf irgendeinem Laufwerk und Sie platzieren diese in InDesign, so tickt hier eine Zeitbombe. Wer garantiert, dass niemand die Bild- und Grafikdateien umbenennt, verschiebt oder gar löscht? Wahrscheinlich niemand. So sollten Sie stets in Eigenverantwortung Sorge zu den platzierten Inhalten tragen.

Für eine Ferienreise packen Sie Ihre Sachen sorgfältig in eine Reisetasche. Verpacken Sie auch rechtzeitig Ihre InDesign-Dokumente (Menü Datei > Verpacken). Das hilft.