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Die Buchfunktion von InDesign eignet sich optimal zur Erstellung von Buch- oder ­Katalogdateien – aber nicht nur. Dieser Beitrag zeigt die Anwendung der vielseitigen Buchfunktionen: durchgängige Paginierung, Synchronisation mit grossem Potenzial …

Beat Kipfer Der Begriff Bücher ist etwas zu eng gefasst: Die schon lange existierende – aber oft unterschätzte – Buchfunktion von InDesign kann viel mehr. Für umfangreiche Publikationen ist es sehr praktisch, dass – ausgehend von einer Vorlage – mehrere Dokumente erstellt und zusammengeführt werden können. Dies macht die Arbeit wesentlich flexibler, als wenn das ganze Werk als eine einzige InDesign-Datei erstellt werden müsste.

Viele Versprechungen …

Die Buchfunktion verhilft mit ihren Features zu einer verkürzten Produktionszeit und zu einer besseren Übersicht. Sie bietet optimierte Techniken zur raschen und präzisen Bewältigung von Änderungen und Korrekturen. Das alles hilft, Geld zu sparen und Nerven zu schonen.

Wie werden diese erfüllt?

Produktionszeit: Verteilen Sie die Arbeit auf mehrere Personen. Dank dem Splitting der Publikation in mehrere Dokumente – zum Beispiel kapitelweise für ein Buch oder nach Produktegruppe für einen Katalog – ist dies problemlos möglich.

Bessere Übersicht: Jeder Teil der Publikation stellt ein eigenständiges InDesign-Dokument mit einer überschaubaren Anzahl Seiten dar. Die Reihenfolge der einzelnen Dokumente für die gesamte Publikation muss während der Layoutphase noch nicht bekannt sein.

Rasche Änderungen und Korrekturen: Hierzu sind vor allem die weitreichenden Synchronisierungsoptionen äusserst dienlich: Dank diesen lassen sich beispielsweise modifizierte Absatz- und Zeichenformate, Farbfelder und viele weitere Definitionen innerhalb ausgewählter Buchdokumente abstimmen.

Buch erstellen

Der Zeitpunkt, an welchem die Buchdatei angelegt werden soll, ist nicht entscheidend. Es macht Sinn, wenn schon einzelne Teile des Gesamtwerks als InDesign-Dokumente vorliegen. Legen Sie die Buchdatei wie unter (1) gezeigt an und speichern Sie diese am besten dort, wo schon die InDesign-Dokumente abgelegt sind (2). Nehmen Sie nun die Dokumente mit Dokument hinzufügen aus dem Flyoutmenü oder über den Plus-Knopf in der Symbolleiste des Dialogs auf. Es können dabei auch mehrere Dokumente auf einmal importiert werden. Ändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Dokumente durch einfaches Ziehen des Namens nach oben oder nach unten.

Wichtig: Das Öffnen von Buchdokumenten geschieht ab jetzt mit Vorteil per Doppelklick auf den Dokument­namen im Buchdialog. Dies ist vor allem dann erforderlich, wenn Funktionen aus dem umfangreichen Fly­out­menü (4) verwendet werden sollen. Wurden Dokumente ausserhalb des Buchs bearbeitet, wird dies beim nächsten Öffnen der Buchdatei mit Warnsymbolen angezeigt. Kein Problem: Solche Dokumente werden beim Öffnen mit Doppelklick aktualisiert.

Aktuell geöffnete Dokumente wer­den mit einem Buchsymbol ge­kenn­zeichnet – in (3) die Kapitel Aktionen und Gartenmoebel.

Komfortable Paginierungsoptionen

Eine grundlegende Voraussetzung für das Funktionieren der durchgehenden automatischen Seitennummerierung ist natürlich, dass auf der Musterseite aller Dokumente automatische Seitenzahlen erstellt wurden (5).

Die Seitenzahlen aufgenommener Dokumente werden sofort angepasst. Die Regel ist, dass Dokumente gemäss ihrer Reihenfolge fortlaufend paginiert werden. Das Praktische daran: Umstellungen bewirken augenblicklich eine Neupaginierung.

Wichtige Voraussetzung: Beachten Sie, dass in den Nummerierungs- und Abschnittsoptionen (Rechtsklick auf erstes Seitensymbol im Seiten-Bedien­feld) die Option Automatische Seitennummerierung aktiviert ist (6).

Nach welchen Regeln soll paginiert werden, respektive wo steht jeweils die erste Seite des Folgedokuments ? Vielleicht wünschen Sie, dass ein neues Buchkapitel immer auf einer rechten Seite beginnt, unabhängig davon, ob die letzte Seite des vorangehenden Kapitels eine rechte oder eine linke Seite ist. Handelt es sich bei Ihrer Publikation um einen Katalog, beginnen die einzelnen Produktgruppen meistens mit einer linken Seite.

Diesen Wünschen kann mit den Seitennummerierungsoptionen für Buch Rechnung getragen werden (7). Beachten Sie bei Anwendung der Funktion Leere Seite einfügen, dass nach Veränderungen der Seitenanzahl in den Buchkapiteln eventuell mehrere leere Seiten am Ende eines Dokuments vorkommen können. Dies geschieht dann, wenn es «nicht aufgeht»: In­Design kann dann leider nicht unterscheiden, ob bereits eine leere Seite im Dokument eingefügt wurde oder nicht. Aktivieren Sie diese Funktion also am besten erst, wenn die Seitenanzahl der ganzen Publikation voraussichtlich nicht mehr ändert!

Buchkapitel synchronisieren

Die Synchronisierung stellt eine Schlüsselfunktion bei der Produktion umfangreicher Dokumente dar. Eine der zeitraubendsten Tätigkeiten überhaupt ist bekanntlich, Korrekturen und Änderungen auszuführen. Soll zum Beispiel die Definition eines Absatzformates in einer ganzen Produktion modifiziert werden, ist dazu viel Handarbeit notwendig. Für einige ist das der vermeintliche Grund, das ganze Werk in einem einzigen Dokument zu erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor: Führen Sie die Änderungen in Absatz- und Zeichenformaten in einer Datei des Buches aus. Passen Sie dort nach Bedarf auch Farben, Objektformate und dergleichen an. (8) zeigt, welche weiteren Attribute synchronisiert werden können.

Ist dieses Referenzdokument auf dem neuesten Stand, markieren Sie es mit einem Klick in die linke Spalte als Formatquelle für die Synchronisierung (3). Wählen Sie nun dieses Kapitel und all diejenigen aus, welche gemäss Referenz abgeglichen werden sollen. Die Synchronisation wird ausgelöst durch Anklicken des Synchronisierungssymbols unten links in der Leiste. Nach dem Vorgang erscheint eine entsprechende Meldung (9).

Dieser Vorgang kann nicht widerrufen werden. Checken Sie vor dem Auslösen der Synchronisation die Synchronisierungsoptionen (8). Erstellen Sie zur Sicherheit vorgängig eine Kopie der gesamten Publikation, um sich gegen allfällige Fehlmanipulationen zu schützen!

Inhaltsverzeichnis für das ganze Buch

Ein zu erstellendes Inhaltsverzeichnis ist kein Hinderungsgrund, die Publikation auf mehrere Dokumente aufzuteilen, ganz im Gegenteil! Eine Stärke der Buchfunktion ist es, dass Verzeichnisse über das ganze Buch respektive über alle darin enthaltenen Dokumente hinweg erstellt werden können.

Erstellen Sie das Inhaltsverzeichnis wie gewohnt (10) und beachten Sie dabei die aktivierte Option Buchkapitel einschliessen unten links. Wir gehen davon aus, dass alle enthaltenen Dokumente die gleichen Absatzformate aufweisen, auf welche sich die Inhaltsverzeichniseinträge beziehen.

Zusatznutzen Lesezeichen: Auch die Lesezeichen für Bildschirm-PDF-Dateien werden beiläufig für das ganze Buch erstellt (eine solche PDF-Datei wird mit Buch in PDF exportieren aus dem Optionenmenü des Katalog-Be­dienfelds erzeugt).

Buchausgabeoptionen

Zuerst bringen wir mit Verpacken eine übersichtliche Ordnung in die Dateien. Diese Funktion und alle weiteren, das ganze Buch betreffende Vorgänge lösen wir über das Menü des Buch-Bedienfelds aus. Als Resultat des Verpackens erhalten wir je eine Kopie aller Buchkapitel mit einem gemeinsamen Link- sowie Document fonts-Ordner (11).

Bei (4) haben Sie gesehen, welche weiteren Ausgabeoptionen für das gesamte Buch zur Verfügung stehen. In der Abbildung steht für einige Funktionen Ausgewählte Dokumente: Dies aus dem Grund, da in besagtem Moment in der Buchliste eben nur einige und nicht alle Dokumente ausgewählt waren. Möchten Sie das gesamte Buch als PDF-Datei ausgeben oder drucken, müssen Sie beachten, dass in der Kapitelliste entweder alle Positionen ausgewählt sind oder gar keine.

Fazit

Die Buchfunktion eignet sich dank Einfachheit und tollen Funktionen bestens für alle umfangreicheren Dokumente. Bei Katalogproduktionen, aber auch bei Büchern aller Art besteht ein wesentlicher Vorteil darin, dass die Reihenfolge der enthaltenen Dokumente auch noch im letzten Moment geändert werden kann. Nach einer Umstellung ist die Paginierung sofort aktualisiert, einzig das Inhaltsverzeichnis muss mit Inhaltsverzeichnis aktualisieren auf den neuesten Stand gebracht werden.

Haben Sie weitere Ideen für die An­wendung der Buchfunktion? Der Autor nimmt Ihre Anregung per E-Mail entgegen: beat.kipfer@publicollege.ch.