Daten�bernahme und Layout in InDesign automatisieren

Für die Übernahme von Daten für Verzeichnisse und Kataloge aus unter­schiedlichen Datenquellen gibt es für InDesign unterschiedliche Software und Techniken. Eine typische Lösung bietet EasyCatalog, dessen Anwendung hier Schritt für Schritt gezeigt wird.

BEAT KIPFER In der Druckvorstufe und in Agenturen stellt sich immer öfter die Frage, auf welche Weise datenintensive Dokumente erstellt werden sollen. Die Antwort hängt sehr stark davon ab, wie das Datenmaterial im Einzelfall angeliefert wird: Existiert eine Datenbank, welche es erlaubt, den Text und eventuell die dazugehörigen Bilder strukturiert auszugeben? Werden die Daten ausschliesslich in dieser Datenbank gepflegt oder müssen letzte Korrekturen während des Layoutens in InDesign ausgeführt und dann in die Datenbank zurückgespielt werden? Ist das notwendige Know-how betreffend Datenformate wie XML vorhanden? Ist bereits Software vorhanden, welche solche Datenübernahmen automatisiert? Welches sind die Schnittstellen zum Kunden und wie wird kommuniziert?

Projekt definierenund ausarbeiten

Wo sich so viele Fragen stellen, müssen diese klar formuliert und Schritt für Schritt – gemeinsam mit dem Kunden – beantwortet werden.

Die vom System erwartete Rationalisierung soll schriftlich formuliert werden, damit beide Seiten die gleichen Erwartungen haben. Eine detaillierte Anforderungsliste hilft dabei enorm. Ein erstes Pilotprojekt zum Testen der Daten und der Arbeitsabläufe ist absolute Bedingung, um Sicherheit zu erlangen.

Steht noch keine Software für das Database Publishing zur Verfügung, muss diese sorgfältig evaluiert und getestet werden. Es geht darum, eine passende Lösung zu finden, die eine markante Effizienzsteigerung bringt. Die Gefahr besteht, dass eine solche Lösung «over-engineered», d.h. überdimensioniert, ausfällt. Um das richtige Produkt zu finden, stehen bei den meisten Anbietern zeitlich beschränkte Demoversionen zur Verfügung. Sind teurere, integrierte Lösungen notwendig, bietet deren Lieferant bestimmt eine fundierte Projektbegleitung an. Es lohnt sich absolut, diese in Anspruch zu nehmen, um nicht in unvorhergesehene Abenteuer hineinzulaufen! Beim Einsatz einer neuen Softwarelösung ist es zudem unabdingbar, dass die damit betrauten Fachkräfte vor dem ersten Projekt geschult werden und sich in die Materie einarbeiten können.

Database Publishing mit EasyCatalog

Als Beispiel für eine relativ preisgünstige Lösung zur automatisierten Dokumenterstellung mit Übernahme von Daten aus einer Datenbank wird im folgenden Beispiel EasyCatalog verwendet. Der Hersteller 65bit Software Ltd bietet mit diesem Produkt ein sehr leistungsfähiges Database-Publishing-Plug-in für Adobe InDesign, das zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis eine Vielzahl an Funktionen für die automatische Produktion von Katalogen, Preislisten, Flyern und anderen Printprodukten erlaubt.

EasyCatalog kann mit Datenlieferungen in unterschiedlichen Formaten umgehen, beispielsweise mit XML, Textdateien im CSV-Format und Datenbanken wie Oracle, MS SQL Server, Access und anderen. Mit einem optionalen Modul kann auf eine standardisierte ODBC-Schnittstelle zugegriffen werden. Dies ist zum bidirektionalen Datenaustausch dann notwendig, wenn veränderte Daten aus InDesign in die Datenbank zurückgeschrieben werden sollen.

Die Erstellung von Printdokumenten kann bereits mit dem Grundprodukt und dem Paginierungsmodul (wie nachfolgend gezeigt) um bis zu 80 Prozent beschleunigt werden.

Vorgehen Schritt für Schritt

Es liegt eine Excel-Tabelle mit den Öko-Ratings aller aktuellen Personenwagenmodelle vor. Diese sollen als Steckbriefe in einer Broschüre publiziert werden. Dazu brauchen wir nur EasyCatalog und das Paginierungs­modul.

1. Die Tabelle wird in Excel geöffnet; dabei beachten wir, dass sich auf der ersten Zeile jeder Spalte eine eindeutige Bezeichnung befindet.

2. Falls nicht vorhanden, wird eine eindeutige Identifizierung jedes Datensatzes eingefügt. Hier wurde eine Spalte mit aufsteigender Nummerierung vorangestellt.

3. Die Datei im Format .csv entsteht durch Speichern aus Excel. Dabei handelt es sich um eine Kopie des Original-Datenbestandes.

4. Nun wird die InDesign-Datei für das Layout angelegt. Mit Datei > Neu gelangen wir zu den EasyCatalog-Funktionen zum Anhängen der Datenquelle.

5. Die Dateiquelle wird spezifiziert. Eine Vorschau zeigt an, ob die Codierung korrekt ankommt. Die Spalte mit der Nummerierung wird als Schlüsselspalte zur Identifizierung der Datensätze angegeben.

6. Mit «Befehl-Klick» auf den so genannten Feldspezifikator (Spaltenköpfe gemäss Abbildung 1) im nun eingeblendeten Datenfenster werden die Platzhalter auf die Musterseite des Layouts übernommen und nach Wunsch formatiert. Dabei müssen sich nicht unbedingt alle Elemente im gleichen Rahmen befinden. Werden für einen Datensatz mehrere Textrahmen verwendet, müssen diese vor dem Duplizieren gruppiert werden. Hier sehen wir einen Teil der Musterseite mit den duplizierten Rahmen für die Daten. In der ersten Spalte wurde ein Textrahmen mit den Bezeichnungen ohne Bezug zu den Daten erstellt. Dieser Rahmen läuft auf einer untergeordneten Ebene über den ganzen Satzspiegel und enthält Absatzlinien zur besseren Lesbarkeit.

Wichtig: Beim Befüllen wird die Reihenfolge der Datensätze in den Paginierungsregeln (Menü Fenster) unter dem Positionsindex definiert. Dazu wird ein Rahmen nach dem anderen ausgewählt und die entsprechende Nummer für die Reihenfolge angegeben.

7. Ist die Mustervorlage auf diese Weise fertiggestellt, kann die Paginierungsfunktion von EasyCatalog bereits den Umbruch übernehmen. Der Begriff Paginierung wird normalerweise für die Seitennummerierung verwendet; in EasyCatalog bedeutet er automatischer Seitenumbruch. Nun wählen wir Seite 1 des Dokuments aus, um den automatischen Umbruch zu starten. Dazu werden die Datensätze wie beschrieben markiert und die Funktion Paginierung aus den Optionen des Datenfensters gewählt.

8. Als Spezifizierung für die Paginierungsart wählen wir die Option Verwende Musterseiten. Für die Paginierungsart stehen Seiten oder Druckbögen zur Auswahl. Die Umbruch­optionen mussten in unserem Beispiel nicht näher spezifiziert werden.

Mit OK beginnt nun der Umbruch; die notwendige Anzahl Seiten wird automatisch eingefügt, bis der letzte Datensatz platziert ist.

9. So präsentiert sich der fertiggestellte Umbruch (Ausschnitt). Wir haben Dokumente mit Hunderten Datensätzen respektive Seiten getestet, alles lief wie am Schnürchen.

Fazit

Diese einfache Lösung ist bei solchen und ähnlichen Aufträgen durch die enorme Zeitersparnis sehr schnell amortisiert. Wer Arbeiten dieser Art heute noch manuell ausführt, ist schlicht und einfach nicht mehr konkurrenzfähig und wird solche Aufträge eher früher als später verlieren.