Der Sprachmixer

Mehrsprachige Dokumente werden in InDesign oft durch Ein-/Ausblenden von Ebenen gemanagt. Wie aber soll man vorgehen, wenn verschiedene Sprachen fortlaufend im gleichen Absatz vorkommen und beim Ein- oder Ausblenden aufschliessen sollen?

Beat Kipfer Die Herausforderung: In einem Katalog soll unter jeder Produktabbildung die Bestellnummer und der Produktname stehen. Dieser soll einheitlich in Englisch erscheinen. Darunter folgen Kurzbeschriebe des Produkts in mehreren Sprachen (siehe Abbildung unten). Je nach Land, für das der Katalog bestimmt ist, werden die Sprachen bestimmt. Für die Schweiz ist dies zum Beispiel D/F/I, für Deutschland D/E, für Belgien F/Flämisch/E. Im angelieferten Textfile (Datenbankauszug) sind alle vorkommenden Sprachen nacheinander vorhanden.

Ebenen helfen nicht

Die Verwendung von Ebenen für jede Sprachversion ist die erste Überlegung bei einer solchen Aufgabe. Leider führt sie nur dann zum Ziel, wenn ganze Seiten oder zumindest Textblöcke entweder in der einen oder in der anderen Sprache erscheinen sollen. Soll der Sprachwechsel jedoch kleinräumiger – sprich zeilenweise – erfolgen und verändert sich dazu die Textmenge dynamisch, nützt der Einsatz von Ebenen gar nichts. Dies aus dem Grund, da beim Ausblenden einer Sprache die nachfolgenden Sprachen nicht «aufschliessen». Es entsteht also eine Lücke, welche nur durch manuelles Nachschieben des darauffolgenden Textes geschlossen werden kann. Und das ist bekanntermassen aufwendig.

Bedingter Text löst die Aufgabe

Um das Ziel zu erreichen, setzen wir statt Ebenen die Funktion Bedingter Text ein. Das Bedienfeld dazu finden Sie unter Fenster > Schrift und Tabellen > Bedingter Text. Legen Sie für jede optionale Sprache eine Bedingung an. Die Aufgabe fühlt sich fast so an wie das Anlegen von Ebenen, das Ziel ist aber ein anderes.

Führen Sie nun einen manuellen Test aus: Weisen Sie den Textzeilen wie in der nebenstehenden Abbildung gezeigt die passende Bedingung zu (zeichenweise, also nach exakter Auswahl des betreffenden Textes). Wählen Sie im Dialog unter Kennzeichen die Option Einblenden. Schon sehen Sie, dass die einzelnen Texte mit der entsprechenden Farbe, welche der Bedingung zugeordnet wurde, markiert werden. Blenden Sie nun eine einzelne Bedingung durch Klick auf das Augensymbol aus, verschwindet der zugeordnete Text augenblicklich. Anders als beim Ausblenden von Ebenen wird die Lücke sofort durch den nachfolgenden Text aufgefüllt.

Damit so gearbeitet werden kann, müssen die Sprachen vorgängig in ein einzelnes Textfile «abgemischt» werden. Am professionellsten geschieht dies durch einen gezielten Datenbank­export. Bei grösseren Projekten wie Katalogen und dergleichen ist dieser Gedanke angebracht; bei kleineren, etwa bei Prospekten müssen die Übersetzer direkt in das Textdokument hineinschreiben.

Rationelle Zuordnung

Es darf nun nicht sein, dass der Layouter jedem noch so kleinen Textblock händisch die sprachbezogene Bedingung zuordnen muss. Damit diese automatisiert am gewünschten Ort ankommen, sind folgende Vorarbeiten notwendig:

• Der Text ist durchgängig konsequent mit Absatzformaten formatiert, und zwar sprachbezogen.
• Wenn alle Sprachen in einer einheitlichen Reihenfolge erfasst wurden, erscheinen sie nach dem Platzieren dementsprechend. Entweder wurden bei der Texterfassung schon unterschiedliche Stilvorlagen pro Sprache verwendet, oder Sie weisen die entsprechenden Absatzformate in InDesign zu, indem Sie die Funktion Nächstes Format konsequent anwenden. Damit schaffen Sie es, alle Formate einer Sprachgruppe gemeinsam zuzuordnen.
• Nun suchen Sie per Suchen/Ersetzen unter Format suchen nach dem gewünschten Absatzformat (beispielsweise Fliesstext_D) und klicken unter Format ersetzen in der Rubrik Bedingungen die gewünschte Bedingung an. Mit Alles ändern wird auf diese Weise die zutreffende Bedingung sprach­abhängig zugewiesen. Nun steht dem Sprachen-Mixen durch Ein- und Ausblenden der Bedingung nichts mehr im Weg.

Schade nur, dass die Bedingung nicht direkt im Absatzformat definiert werden kann … 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Anwendung von bedingtem Text in InDesign.