Die schnellen Tabellen

InDesigns Tabellenwerkzeuge sind sehr effizient. Mit ihnen baut man komplexe, mehrseitige Tabellen auf der Basis gelieferter Excel-Dateien.

Haeme Ulrich Für InDesign-Tabellen gibt es nur zwei wichtige Regeln! Erstens: Tabellen sind immer innerhalb von Textrahmen. Zweitens: Als einziges Werkzeug für Tabellen kommt das Textwerkzeug zum Einsatz.

Tabelle erstellen

Ist der Textcursor im Textrahmen gesetzt, können Sie über Tabelle > Tabelle erstellen … eine neue Tabelle erstellen. Sie werden dort nach Anzahl Zeilen, Spalten, Kopf und Fuss sowie dem Tabellenformat gefragt. Die Anzahl Zeilen ist hier nicht weiter wichtig. Nehmen Sie nicht zu viele, Zeilen anhängen können Sie später auch sehr einfach. Bei den Spalten sollten Sie sich ganz genau überlegen, wie manche Sie brauchen. Das spätere Einfügen von Spalten ist zwar möglich, ändert aber jedes Mal die Gesamtbreite der Tabelle. Unterschätzen Sie die Anzahl Spalten nicht: Schon wenn Sie eine Zelle vertikal teilen, gibt das eine Spalte mehr in der Tabelle.

Die zweite Möglichkeit, neue Tabellen zu erstellen, ist der Excel-Import, den ich weiter hinten beschreibe.

Panel, Steuerung, rechte Maustaste oder Menü

Das Einfügen von neuen Tabellen kann ausschliesslich über das Tabelle-Menü gemacht werden. Zum weiteren Bearbeiten von Tabellen gibt es in InDesign schier unzählige Orte, die sich funktio­nell nicht unterscheiden. Da ist das Tabelle-Menü, dann die kontextsensitive Steuerung (die Leiste am oberen Bildschirmrand), die rechte Maustaste und schliesslich das Tabelle-Bedienfeld. In diesem Artikel gehe ich auf das Bedienfeld ein (Fenster > Schrift und Tabellen > Tabelle), ich finde es am übersichtlichsten.

Zuerst zum Auswählen innerhalb von Tabellen. Wer bereits mit einer Tabellenkalkulation wie OpenOffice oder Excel gearbeitet hat, kann es erahnen: Um eine Zeile auszuwählen, setzen Sie den Mauszeiger vorn an die Zeile. Sobald ein fetter Pfeil nach rechts zeigt, können Sie klicken, um die gesamte Zeile auszuwählen. Für Spalten gilt das Gleiche. Mauszeiger über die Spalte setzen und klicken, wenn der fette Pfeil kommt, um die gesamte Spalte auszuwählen. Eine einzelne Zelle markieren Sie am schnellsten mit einem Klick auf die Escape-(esc-)Taste oben links auf der Tastatur. Um die gesamte Tabelle auszuwählen, setzen Sie den Mauszeiger in die obere, linke Ecke der Tabelle und klicken, sobald der fette Pfeil nach rechts unten zeigt. Einzelne Zellbereiche markieren Sie am schnellsten, indem Sie mit gedrückter Maustaste und dem Textwerkzeug darüberfahren.

Wer sehr viel mit Tabellen arbeitet, tut gut daran, sich die Shortcuts zum Markieren zu merken. Die findet man unter Tabelle > Auswählen.

Zeilen- und Spaltenanzahl definieren und anpassen

Um nachträglich eine Zeile oder eine Spalte einzufügen, setzen Sie den Textcursor in die Tabellenzelle, neben der die neue Zeile oder Spalte eingefügt werden soll. Wählen Sie dann im Menü des Tabelle-Bedienfelds Einfügen > Zeile oder eben Spalte. Sie werden dann gefragt, wie viele Zeilen oder Spalten Sie an welcher Stelle einfügen wollen. Zum Löschen von Zeilen oder Spalten gehen Sie genau gleich vor. Setzen Sie den Textcursor und wählen Sie dann aus dem Menü des Tabelle-Bedienfelds Löschen.

Wollen Sie gleich mehrere Zeilen einfügen, setzen Sie den Mauszeiger über die unterste Zeilenkontur am unteren Ende der Tabelle. Wenn der Doppelpfeil erscheint, ziehen Sie nach unten und halten nach dem Losfahren die Alt-Taste gedrückt. Ziehen Sie so lange, bis genügend Zeilen eingefügt sind. Auf diese Weise können Sie auch Zeilen löschen, indem Sie mit gedrückter Alt-Taste nach oben fahren. Der ganze Spass funktioniert auch mit Spalten. Und einfügen kann man Zeilen und Spalten mit diesem Trick auch mitten in der Tabelle. Das Löschen funktioniert so aber nur am Tabellenrand.

Grösse definieren: schnell und exakt

Um die Grösse von Zeilen und Spalten zu ändern, setzen Sie den Mauscursor über eine Konturlinie in der Tabelle. Wenn der bekannte Doppelpfeil erscheint, ziehen Sie, um die Grösse der Zeile oder der Spalte zu ändern. Sie ändern so auch die Gesamtgrösse der Tabelle. Wollen Sie das nicht, halten Sie zum Schieben die Shift-Taste gedrückt.

Wollen Sie das Ganze exakt in Millimetern, setzen Sie den Textcursor in die Zeile oder die Spalte, die Sie ändern wollen. Im Tabelle-Bedienfeld können Sie dann die exakte Breite oder Höhe angeben. Bei der Höhe haben Sie im Pulldownmenü die Option Mindestens und Genau. Mindestens meint, dass die Zeile nicht kleiner werden darf als der hier angegebene Wert. Kommt jedoch mehr Text in eine Zelle, so darf die Zeile wachsen. Wollen Sie dies nicht, stellen Sie die Höhe auf Genau um. Das kann dann aber zu überfüllten Tabellenzellen führen. Bis InDesign CS3 war es dann schwierig, den Text in der Zelle zu kürzen. Ab CS4 können Sie Tabellen auch im Textmodus bearbeiten (Bearbeiten > Im Textmodus bearbeiten) und so Text in überfüllten Zellen sehen und bearbeiten.

Zellen verbinden und teilen

Es sieht ja nicht jede Tabelle wie ein Schachbrett aus. Zum Teil hat es grös­sere Zellen, dann solche, die einzeln über die Tabelle herausragen. Diese Anpassungen macht man durch Teilen und Verbinden von Zellen.

Markieren Sie wie vorn beschrieben Zellen, die verbunden werden sollen. Wählen Sie dann im Menü des Tabelle-Bedienfelds Zellen verbinden. Hier können sie auch verbundene Zellen mit dem Befehl Zellverbindung aufheben wieder auflösen.

Zellen können horizontal oder vertikal geteilt werden. Setzen Sie den Textcursor in die gewünschte Zelle und wählen Sie dann im Menü des Tabelle-Bedienfelds Zelle horizontal teilen oder Zelle vertikal teilen.

Formatierung

Text in der Tabelle formatieren Sie wie anderen Text. Auch Absatz- und Zeichenformate sind möglich.

Für die Zellen gibt es zwei Ansätze: globale und lokale Formatierung. Die globale betrifft immer die gesamte Tabelle, die lokale nur die ausgewählten Zellen. Im Menü des Tabelle-Bedienfelds gibt es die Tabellenoptionen und die Zellenoptionen. Alles, was Sie hinter den Tabellenoptionen finden, ist global. Sie weisen es als Attribut der gesamten Tabelle zu. Diese Formatierung wird auch angewandt, wenn neue Zeilen und Spalten dazukommen. Die Zellenoptionen sind dann entsprechend die lokalen Formatierungen.

Als Beispiel für eine globale Formatierung weisen wir der kompletten Tabelle ein Zebramuster zu. Jede zweite Zeile soll mit 30 Prozent Cyan hinterlegt werden. Setzen Sie den Textcursor in die Tabelle und laden Sie Abwechselnde Flächen in den Tabellenoptionen im Menü des Tabelle-Bedienfeldes. Im Bedienfeld Abwechselndes Muster wählen Sie Nach jeder Zeile. Als Farbe nehmen Sie Cyan in einem Farbton von 30 Prozent. Mit OK verlassen Sie den Dialog.

Tabellenformate

Wie im Text Absatz- und Zeichenformate gibt es bei Tabellen Tabellen- und Zellenformate. Grob gesagt, nehmen die Zellenformate das auf, was in den Zellenoptionen eingestellt wird. Die Tabellenformate das, was in den Tabellenoptionen definiert wurde. Leider kann man die Grösse von Zeilen und Spalten nicht mit Formaten festhalten.

Um Tabellen nun möglichst automatisch zu formatieren, baut man eine Verschachtelung von Formaten auf: Zeichenformate > Absatzformate > Zellenformate > Tabellenformate. Das heisst, Zeichenformate können in Form von verschachtelten Formaten dem Absatzformat hinterlegt werden. Die Absatzformate werden dem Zellenformat hinterlegt, und Zellenformate schliesslich werden den Tabellenformaten zugewiesen. So ist es bei geschicktem Aufbau möglich, mit einem Klick auf das Tabellenformat die gesamte Tabelle und den Text darin zu formatieren.

Die Hinterlegung der Zellenformate bei den Tabellenformaten ist für aufwendigere Tabellen zu wenig flexibel. Es können bloss fünf Zellenformate angegeben werden: Tabellenkopf und -fuss, Tabellenkörper, Spalten ganz links oder rechts aussen.

Das bedeutet, dass man die Zellenformate in der Praxis häufig manuell zuweist oder auf entsprechende Scripts zurückgreift.

Zellen- und Tabellenformate kann man ähnlich aufbauen wie Absatz- und Zeichenformate. Man formatiert zuerst von Hand, setzt dann den Textcursor und die Tabelle und erstellt so ein neues Format. Die Formatierungen aus der Cursorposition werden so in das zu erstellende Format übertragen.

Excel-Import

Im Corporate-Publishing werden die meisten Tabellen wohl als Excel-Dateien angeliefert. Solche Tabellen holen Sie über Datei > Platzieren in das Layout. Lassen Sie sich dabei unbedingt die Importoptionen anzeigen. Denn hier geben Sie an, ob in InDesign eine Tabelle oder nur tabulatorgetrennter Text erstellt werden soll. Darin wird auch angegeben, ob Excel-Formatierungen übernommen werden sollen. In der Praxis werden Sie wahrscheinlich Unformatierte Tabelle brauchen. Nach dem Import bekommen Sie den gefüllten Cursor. Mit einem Klick in die Seite platzieren Sie die Tabelle im Layout.

Tabellen aktualisieren

Gerade bei Geschäftsberichten wechseln häufig in letzter Minute die Zahlen. Da muss die Tabelle in InDesign aktualisiert werden können. Ohne Dritthersteller-Plug-ins gibt es zwei Möglichkeiten: Verknüpfen der Tabelle mit der Exceldatei oder Aktualisierung durch Copy/Paste aus Excel heraus.

Damit Tabellen beim Import verknüpft werden, müssen Sie dies in den Voreinstellungen von InDesign im Bereich Dateihandhabung angeben. Allgemein rate ich von dieser, auf den ersten Blick hilfreichen, Arbeitsweise ab. Damit diese aber funktioniert, muss jede Zelle in der gesamten Tabelle mit einem Zellenformat formatiert worden sein. Ansonsten würde beim Aktualisieren der Zahlen die in InDesign gemachte Formatierung verloren gehen. Ausserdem funktioniert diese Arbeitsweise auch nicht, wenn in InDesign der Tabelle nachträglich Kopf- und Fusszeilen zugewiesen wurden.

Viel einfacher ist das Aktualisieren über Copy/Paste. Öffnen Sie dazu die Tabelle in Excel oder OpenOffice und markieren und kopieren Sie den Zellbereich, der in der InDesign-Datei aktualisiert werden soll. Wechseln Sie dann zu InDesign und setzen Sie den Cursor in die Zelle, ab welcher der Inhalt ersetzt werden soll. Vor dem Einfügen des kopierten Textes müssen Sie zwingend die Zelle auswählen (mit Escape, wie vorn beschrieben). Ansonsten würde der gesamte kopierte Text in die eine Zelle eingefügt. Diese Aktua­lisierung über Copy/Paste hält auch harten Anforderungen im Alltag stand. In meinem Test hat sie problemlos mit meiner über tausend Zeilen langen Tabelle funktioniert. Auch wenn nachträglich in InDesign Kopf- und Fusszeilen eingefügt wurden. An die Grenzen kommt auch diese Aktualisierungs­methode, wenn in InDesign Zellen verbunden oder geteilt wurden.

Fazit

Die Tabellenfunktionen in InDesign sind sehr mächtig. Bauen Sie wenn immer möglich Tabellen und verzichten Sie auf Tabulator-Konstrukte. Bei Änderungen sind Sie viel schneller!