Effizienz mit Tastatur und Maus

Viele InDesign-Anwender sind fleissige Leute! Dagegen ist eigentlich nichts einzuwenden, aber Fleiss kann schlauer eingesetzt werden als für Hunderte unnötiger Klicks während eines Tages! Hier einige Tipps für bequemes Arbeiten mit InDesign …

Beat Kipfer Dinge, die wir täglich brauchen, sollen zuverlässig, einfach und sicher anzuwenden sein. Ob es dabei um das Öffnen einer Konservendose, um die Fernbedienung des TV-Geräts oder um das Bügeln eines Hemds geht: Wir möchten uns nicht näher mit Details und möglichen Problemen befassen, es muss einfach funktionieren!

Tastatur statt Maus für Formate

Ist die Senderreihenfolge auf Ihrem TV-Gerät logisch und intuitiv eingestellt? Ja sicher, die Auswahl des Lieblingssenders erfolgt ohne nachzudenken auf Knopfdruck. Gilt dies auch für die Auswahl der meistverwendeten Absatz-, Zeichen- und Objektformate in Ihren InDesign-Dokumenten?

Dass dies blitzschnell möglich ist, zeigt uns schon das Symbol, hinter dem sich die Funktion verbirgt (1).

Nun wollen wir ja Klicks durch Tastaturkürzel ersetzen, also klicken wir gerade nicht auf dieses Blitzsymbol! Vielmehr überlegen wir uns vorgängig, wie wir unsere Formate benennen wollen. Durch das Voranstellen einer logischen Ziffer vor jeden Absatzformat-Namen ist der Zweck schon erfüllt. Für die Zeichenformate verwenden wir analog Buchstaben (a, b, c), für die Objektformate zum Beispiel eine Reihenfolge mit «o» (o1, o2, o3).

Und nun zur Anwendung: Textcursor an die zu formatierende Textstelle platzieren; mit cmd+return (Mac) bzw. ctrl+return (Win) erscheint der Dialog Schnell anwenden. Tippen Sie nun die Ziffer oder den Buchstaben des Formats ein. Sofort ist dieses im Dialog eindeutig ausgewählt. Durch Eingabe von enter resp. return ist es angewendet. Brauchen Sie eine Minute später für den nächsten Untertitel dasselbe Format wieder, genügt cmd+return und nochmals return, denn das zuletzt verwendete Format ist immer noch ausgewählt. Schon nach einigen wenigen Anwendungen läuft dieses System so routiniert, dass Sie das Klicken zum Anwenden eines Formats schlicht vergessen werden!

Seit es diese Technik gibt (gefühlt seit etwa CS4), brauche ich die Tastaturbefehle, die man im Dialog Allgemein bei der Definition der Absatzformate vergeben könnte, gar nicht mehr. InDesign beschränkt deren Anwendung immer noch auf die Ziffern der Zehnertastatur. Dies ist zwar auf mehreren Ebenen möglich (shift, alt etc.), aber ich würde – besonders bei der Arbeit auf der Laptop-Tastatur – gar nicht mehr tauschen wollen!

Komfortabel ein- und aussteigen

Was im ÖV gefragt ist, gilt auch im InDesign-Layout: Rasch und ohne Hindernisse ein- und aussteigen.

Nehmen wir wieder eine alltägliche Situation: Sie haben ein Bild platziert, den Ausschnitt bestimmt und eine Bildlegende dazugesetzt. Dann das Ganze gruppiert, damit es «am Stück» nach Bedarf verschoben werden kann (2). Nun will es das Schicksal, dass ein Layout nie definitiv fertig ist – jederzeit ist mit Textkorrekturen oder Änderungen des Bildausschnitts zu rechnen. Dieses Ärgernis kann nicht aus der Welt geschafft werden, aber zumindest geht es ohne Aufheben der Gruppierung und ohne erneutes Gruppieren. Auch der lästige Werkzeugwechsel vom Auswahl- zum Textwerkzeug und wieder zurück muss uns nicht kümmern, das geht von selbst … Was jetzt kommt, ist für einige Anwender vielleicht seit Jahren selbstverständlich, für andere wohl nicht: Zur Textkorrektur in der Bildlegende starten Sie mit dem Auswahlwerkzeug (Auswahl mit V) und doppelklicken den Textrahmen. Damit ist dieser ausgewählt, das heisst, aus der Gruppe herausgelöst. Mit einem weiteren Doppelklick wechselt InDesign automatisch auf das Textwerkzeug. Nun führen Sie die Textänderungen aus und möchten auf direktem Weg wieder raus aus dem Rahmen. Dies gelingt durch zweimaliges Drücken der Escape-Taste. Mit dem ersten Drücken von esc sind wir wieder beim Textrahmen angelangt, beim zweiten bei der Gruppe. Das Ganze funktioniert natürlich auch bei gewöhnlichen, nicht gruppierten Rahmen: Einsteigen durch Doppelklick, Aussteigen mit Escape. Wurden einige Rahmen in mehreren Schritten gruppiert, steigt einfach die Anzahl Doppelklicks bzw. Escapes, um auf das gewünschte Element runter und wieder ganz rauf zu gelangen. Auch diese Technik geht rasch in Fleisch und Blut über und spart täglich unzählige Klicks durch die Funktionen.

Tabellen: Text oder Zelle?

Wenn wir gerade beim Auswählen, bzw. beim Ein- und Aussteigen sind: Haben Sie sich auch schon die Finger verkrampft beim Versuch, den Text in einer einzelnen Tabellenzelle auszuwählen? Einen Millimeter verrutscht, und die ganze Zelle und nicht der Text ist ausgewählt.

Wenn Sie den vorherigen Abschnitt aufmerksam gelesen haben, kommen Sie wahrscheinlich selbst auf die Lösung. Jawohl: Sie starten mit dem Auswahlwerkzeug und doppelklicken in die Zelle. InDesign wechselt auf das Textwerkzeug (wenn Sie dort schon drauf waren, auch gut!). Nun drücken Sie esc: Einmal heisst, die Zelle ist ausgewählt; ein zweites Mal esc, und der gesamte Text in der Zelle ist markiert (das geht beliebig oft hin und her …). Durch Drücken der Tab-Taste gelangen Sie übrigens zur nächsten Zelle (die Text- oder Zellenauswahl bleibt erhalten); mit Shift+Tab geht es rückwärts. Praktisch, nicht? 

Hier finden Sie zwölf zusätzliche Basic-Tipps, die die tägliche Arbeit in InDesign vereinfachen.