Eine Datei � mehrere Varianten

Mit den Funktionen Bedingter Text und Objektstatus können mehrere Varianten eines Layouts in einer InDesign-Datei erstellt werden. Verschiedene Varianten lassen sich über das gezielte Ein- und Ausblenden umschalten.

Haeme Ulrich  Gibt es unterschiedliche Varianten eines Layouts, wird dies landläufig mit Ebenen aufgebaut. Jede Variante des Layouts kommt auf eine separate Ebene. Bei reinen Sprachwechseln, wo im Druck ausschliesslich die Schwarzplatte getauscht wird, mag die Ebenentrennung zum Ziel führen. Was aber, wenn die Varianten nicht unterschiedliche Sprachen aufweisen, sondern unterschiedliche Modelle eines Produkts? Ein Modell hat zusätzliche Optionen und andere technische Daten als das andere. Oder es gibt vom Katalog die Varianten «Preis in Euro» und «Preis in Schweizer Franken».

Hier kommt der mit InDesign CS4 eingeführte Bedingte Text zum Einsatz. Da kann man dem Text pro Variante eine Bedingung zuweisen und ihn für die Ausgabe je nach Version des Layouts ein- und ausblenden. Bedingter Text funktioniert, wie der Name es schon sagt, für Text. Das heisst, wenn in den unterschiedlichen Varianten auch die Bilder wechseln sollen, müssen diese Bilder als verankerte Objekte im Text eingebettet sein. Dies kann mitunter aufwändig und mühsam werden. Da kommt der neue Ansatz von InDesign CS5 gelegen. Sollen Bilder wechseln, kann man hierfür die neu eingeführten Objektstatus heranziehen.

Im Beispiel in diesem Artikel geht es um vier Varianten eines Bike-Produktblattes. Es gibt zwei Modelle («Modell L» und «Modell XL») und diese jeweils mit Preisen in Euro und in Schweizer Franken. Die Modelle haben unterschiedliche Komponenten verbaut, und das Zubehör ist auch nicht identisch. Zudem wechselt pro Modell die Abbildung. Gelöst wird die Aufgabe mit Bedingtem Text und Objektstatus. Um das Beispiel eins zu eins nachbauen zu können, müssen Sie InDesign CS5 verwenden. Mit CS4 steht Ihnen die Funktion Objektstatus nicht zur Verfügung. Gerne maile ich Ihnen bei Bedarf die fertige InDesign-CS5-Datei zu, damit Sie das Beispiel nachvollziehen und auseinandernehmen können (ulrich@ulrich-media.ch).

Textbedingungen anlegen und zuweisen

Öffnen Sie über Fenster > Schrift und Tabellen das Panel Bedingter Text. Hier legen Sie über das Icon mit der umgelegten Ecke die folgenden sechs Bedingungen an: «Modell L»; «Modell L CHF»; «Modell L Euro»; «Modell XL»; «Modell XL CHF» und «Modell XL Euro». Um Bedingungen zuzuweisen, markieren Sie den Text und klicken dann im Panel Bedingter Text auf die zuzuweisende Bedingung. Starten Sie mit den Komponenten Gewicht, Gabel, Dämpfer, Bremsen und Pneus. Die Namen der Komponenten selber brauchen keine Bedingung, sie sollen in jeder Va­rian­te sichtbar sein. Den Komponenten weisen Sie pro Modell je die zutreffende Bedingung zu.

Weiter geht es mit dem Zubehör. Das «Modell XL» hat mehr Zubehör als das «Modell L». Das Zubehör ist mit einer automatischen Absatznummerierung versehen, die sich je nach Variante anpassen wird. Beginnen Sie mit dem «Modell XL». Markieren Sie sämtliches Zubehör und weisen Sie ihm die Bedingung «Modell XL» zu. Jetzt markieren Sie die Zeile «Zwei Ersatzreifen» und «Sattelüberzug» und weisen dem die Bedingung «Modell L» zu. Denn dieses Modell verfügt nur über diese beiden Zubehörartikel.

Nun zum Preis. Weisen Sie dem jeweiligen Preis und der Währung die korrekte Bedingung zu: «Modell L CHF», «Modell L Euro», «Modell XL CHF» und «Modell XL Euro».

Jetzt fehlt noch der Titel. Das Wort «COOLBIKE» erscheint immer, braucht also keine Bedingung. Jedoch soll das «X» für das «Modell XL» nur erscheinen, wenn auch das «Modell XL» gezeigt wird. Markieren Sie also das «X» und weisen Sie diesem die Bedingung «Modell XL» zu.

Sätze für Varianten anlegen

Jetzt mal auseinanderdividiert. Wollen Sie als Beispiel den Text für das «Modell XL» in Schweizer Franken zeigen, müssen Sie die Bedingungen «[Ohne Bedingung]», «Modell XL» und «Modell XL CHF» einblenden. Sollen nun rasch die unterschiedlichen Varianten als PDF exportiert werden, ist es mühsam und fehleranfällig, die jeweils korrekten Bedingungen anzuzeigen. Hier helfen die Sätze für Textbedingungen. In Sätzen können Sie unterschiedliche Status des Panels Bedingter Text zusammenfassen. Blenden Sie also, wie oben beschrieben, die für das «Modell XL in Schweizer Franken» notwendigen Bedingungen ein und klicken Sie dann im Panel Bedingter Text auf das Pulldown-Menü hinter Satz und erstellen Sie so einen neuen Satz. Insgesamt müssen Sie die vier Sätze «Modell L CHF», «Modell L Euro», «Modell XL CHF» und «Modell XL Euro» anlegen. Vorsicht: Die InDesign-Entwickler haben sich bei den Textbedingungen einen Stolperstein ausgedacht. Man kann die Markierungen für die Textbedingungen ausdrucken, aber auch in das PDF exportieren. Ob solche Markierungen mit ausgegeben werden, steuern Sie über das Pulldown-Menü Kennzeichen, das ebenfalls im Panel Bedingter Text zu finden ist. Tipp: Mit dem Preflight können Sie Kennzeichen für Bedingten Text, die gedruckt werden, aufspüren.

Bedingungen automatisch zuweisen

Bei mehrseitigen Arbeiten ist es mühsam, Bedingungen manuell zuzuweisen. Schade, lassen sich Bedingungen nicht mit Zeichen- und Absatzformaten verbinden. Doch vollständig von Hand müssen Sie gleichwohl nicht daran. Im Suchen/Ersetzen-Dialog gibt es in der Abteilung Text und GREP die Möglichkeit, Bedingungen zu suchen und zu ersetzen. So können Sie nach einem bestimmten Absatz- oder Zeichenformat suchen und diesem über Ersetzen die gewünschten Bedingungen zuweisen.

Unterschiedliche Bild­varianten

Die mit InDesign CS5 eingeführten Objektstatus sind eigentlich für interaktive Dokumente gedacht. Doch lassen sie sich auch einsetzen, um für Printdokumente unterschiedliche Varianten von Objekten zu verwalten. In unserem Beispiel hat es zwei Bike-Bilder. Eines für das «Modell L» und eines für das «Modell XL». Platzieren Sie die beiden Bilder in InDesign und positionieren Sie sie deckungsgleich übereinander. Öffnen Sie das Objektstatus-Panel über Fenster > Interaktiv. Wählen Sie nun mit dem Auswahlpfeil (schwarzer Pfeil) die beiden Bilder aus und klicken Sie dann auf das Icon mit der umgelegten Ecke unten im Objektstatus-Panel. Im Panel erscheinen jetzt die beiden Bilder als unterschiedliche Status. Tragen Sie für dieses Multi-Status-Objekt oben im Panel einen geeigneten Objektnamen ein und benennen Sie die beiden Status mit dem jeweils korrekten Namen des Modells. Um nun das gewünschte Bike-Modell einzublenden, reicht ein Klick auf den Status innerhalb des Objektstatus-Panels. Dienlich wäre nun, wenn Objektstatus mit Textbedingungen verknüpft werden könnten. Leider ist dies in der Oberfläche von InDesign nicht vorgesehen. Natürlich liesse sich ein InDesign-Script schreiben, das zwischen den unterschiedlichen Varianten umschaltet. Für umfangreiche Dokumente, die mehrmals jährlich aktualisiert werden sollen, würde sich die Programmierung eines solchen Scripts rechtfertigen. Bei Bedarf vermittle ich Ihnen gerne einen Programmierer, der dies kann.

Ausgabe der Varianten zu PDF

Als Beispiel wollen wir das «Modell XL in Schweizer Franken» in ein PDF exportieren. Wählen Sie im Panel Bedingter Text den Satz «Modell XL CHF». Vergewissern Sie sich, dass die Kennzeichen in eben diesem Panel auf Einblenden und nicht auf Einblenden und drucken stehen. Im Panel Objektstatus klicken Sie auf das «Modell XL». Über Datei > Exportieren geben Sie eine PDF-Datei aus. Damit die Objektstatus-Bilder auch wirklich exportiert werden, müssen Sie in der Abteilung Allgemein in den PDF-Exportoptionen noch Hand anlegen. Stellen Sie bei Einschliessen ein, dass Interaktive Elemente als Erscheinungsbild berücksichtigt werden.

Fazit

Sollen mehrere Varianten eines Layouts in einer InDesign-Datei verwaltet werden, müssen Sie von Fall zu Fall entscheiden, welche Strategie Ihnen am besten dient. Zur Auswahl stehen neben den altbekannten Ebenen seit CS4 Bedingter Text und seit CS5 Objektstatus. Wer umfangreiche Dokumente so verwaltet, tut gut daran, sich das Umschalten zwischen den Varianten mithilfe eines InDesign-Scripts zu vereinfachen.