Personalisiert zum ­Nulltarif

«Datenzusammenführung» in InDesign ist der Einstieg ins ­personalisierte Publishing. Das Gute dabei: Das Plug-in ist in jedem InDesign enthalten.

Je knapper das Budget – desto grösser die Automatisierung. Oder je stupider die Arbeit, desto lieber Vereinfachungen. Genau darum wohl bekommen wir alle paar Tage Anfragen zur Funktionsweise und Leistungsfähigkeit von Datenzusammenführung.

Datenzusammenführung in InDesign ist eine Erweiterung von Adobe. Mit CS1 war sie im PageMaker Plug-in-Pack enthalten. Seit CS2 ist sie in jedem InDesign fest dabei. Gebraucht wird sie für Serienbriefe und einfaches Datenbankpublishing.

Step by Step

Datenzusammenführung ist in der Funktionsweise übersichtlich. Es geht immer ums gleiche Spiel: zusammengeführtes Dokument erstellen.

Halten Sie sich an die folgenden Schrit­­te, dann klappt’s auf Anhieb:

1. Quelldatei (Datenbank, Tabellenkalkulation) als CSV- oder TXT-Datei sichern
2. Zieldokument (InDesign) erstellen mit statischen Elementen
3. Datenquelle auswählen
4. Felder aus Quelldatei einfügen
5. Optionen für die Zusammenführung einstellen, Vorschau einschalten
6. Daten zusammenführen
7. So, jetzt könnte ich mit dem Artikel aufhören, wenn da nicht noch einige Tipps und Kniffe zu den obigen Punkten wären.

Schritt 1

Datenzusammenführung kann im Gegensatz zum sonstigen Importfilter von InDesign nicht direkt mit Excel-Files umgehen. Diese Dateien müssen also als CSF (mit Komma getrennte Dateien) oder als TXT (mit Tabulator getrennt) exportiert werden.

In der ersten Zeile der Tabelle der Quelldatei stehen die Feldnamen, zum Beispiel Name. In den nachfolgenden dann der Wert des Feldes – also Müller. Spannend dabei ist, dass es sich beim Wert auch um Pfadangaben zu Bildern handeln kann.

Um Bildfelder zu kennzeichnen, muss man vor den Feldnamen in der ersten Zeile ein @ setzen. Dies geht in Excel nicht direkt. Man muss vor das @ noch ein Apostroph hinzufügen, damit Excel weiss, dass es sich nicht um eine Funktion handelt. In OpenOffice ist es kein Problem.

Es ist umständlich, Pfadangaben zu Bildern korrekt in die Tabelle einzutragen. Ich mache jeweils eine Abkürzung und schmeisse die Bilder einfach ins gleiche Verzeichnis wie die CSV-Datei.

Wer Kommas in Feldern hat, muss den Text mit Anführungszeichen begrenzen, damit InDesign weiss, dass es sich um Text handelt und nicht um den Feldwechsel. Auch dies machen gute Tabellenkalkulationsprogramme bereits selber.

Schritt 2

Das Zieldokument zu erstellen, ist einfach. Wir nehmen als Beispiel eine Visitenkarte. In diesem Schritt werden alle statischen Elemente gesetzt. Also alles, was nicht aus der Quelldatei kommt. Bei unserer Visitenkarte das Firmenlogo sowie der Slogan.

Schritt 3

Holen Sie über Datenzusammenführung die Palette. Im Menü derselben wählen Sie den Eintrag Datenquelle auswählen. Nun muss die exportierte Datenquelle angegeben werden. InDesign erkennt im Normalfall selber, ob die Datei komma- oder tabulatorgetrennt gespeichert wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, kann es in den Importoptionen zugewiesen werden. Da kann auch die Kodierung gewählt werden. Wichtig, wenn PC-Daten auf dem Mac importiert werden.

Datenzusammenführung kann nur auf eine Datenquelle gleichzeitig zugreifen. Nach dem Klick auf OK erscheinen die Feldnamen der Datenquelle in der Palette.

Schritt 4

Es geht nun darum, die Platzhalter für die Felder in das bis jetzt noch statische InDesign-Dokument zu bringen. Grundsätzlich sollte man sich jetzt überlegen, ob die Platzhalter auf Inhaltsseiten oder auf der Musterseite platziert werden sollen. Gemischt geht nicht.

Meistens sind Musterseiten die bessere Wahl, da zusammengeführte Dokumente dann noch weiter aktualisiert und editiert werden können.

Um die Platzhalter einzufügen, setzt man den Textcursor an die gewünschte Stelle und klickt in der Datenzusammenführungspalette auf den Feldnamen. Bilder fügt man ein, indem man den Feldnamen aus der Palette per Drag and Drop auf einen Bildrahmen zieht.

Schritt 5

Im Menü der Datenzusammenführungspalette gibt es den Eintrag Op­tionen für Inhaltsplatzierung.

Dort gibt man an, wie Bilder an die Rahmen angepasst werden sollen. Es stehen dabei die gleichen Optionen wie sonst in InDesign zur Verfügung. Ich brauche in der Regel Rahmen proportional füllen.

Hilfreich ist auch die Option Leerzeilen für leere Felder entfernen. Hat zum Beispiel eine Visitenkarte keine E-Mail-Adresse, so wird dort keine Leerzeile eingefügt.

Klicken Sie unten links in der Datenzusammenführungspalette Vorschau an, so sehen Sie, wie die zusammengeführte InDesign-Datei aussehen wird. Sie können so auch durch die Datensätze blättern.

Schritt 6

Jetzt geht es ans Eingemachte! Wählen Sie im Menü der Datenzusammenführungspalette Zusammengeführtes Dokument erstellen. Sie kommen nochmals in Optionen. Da müssen Sie angeben, ob Sie pro Seite einen oder mehrere Datensätze haben möchten. Bei einem Datensatz erstellt InDesign eben pro Datensatz eine Seite. Bei mehreren platziert InDesign mehrere Datensätze auf jede Seite. Und zwar in den Massen, die unter Layout mit mehreren Datensätzen angegeben werden. Nach dem obligaten OK-Klick wird eine neue InDesign-Datei erstellt. Fertig ist der Spass!

Wer Platzhalter auf der Mustervorlage hat, kann jetzt über das Menü der Palette immer noch aktualisieren.

Fazit

Datenzusammenführung ist einfach und löst manche Aufgabe im Alltag. Mein letztes Projekt war die Personalisierung der Eintrittskarten für die InDesign-Konferenz.