Serie Mac OS X 10.4

Die kleine Automation

Die Suchfunktion «Spotlight» bietet eine Volltextsuche über Dateikommentare. Mit Automator lassen sich Kommentare einfach erzeugen. Damit ermöglicht die betriebssystemeigene SQL-Datenbank Media Asset Management auf die Schnelle.

MARTIN MAURER Wie im Artikel von David Uhlmann (Publisher 3-05) bereits angedeutet, bietet Tiger neue und komfortable Möglichkeiten, das bekannte Applescript einzusetzen. Das Mittel der Wahl heisst Automator und stellt im Wesentlichen eine grafische Oberfäche zur Skriptverwaltung dar. Im Zusammenspiel mit der Suchfunktion von Spotlight können mit einfachen Mitteln sehr schnell praxistaugliche Resultate erzielt werden.

Was denn?

«Wo ist das Bild vom Auftrag XYZ?» – «Wo liegt die Datei (wie hiess sie gleich?), die eigentlich unter Kunden/FirmaAG/ gespeichert sein sollte?»

Bekannte Fragen? Neudeutsch heisst eine Antwort darauf «Media Asset Management», und genau so etwas wollen wir jetzt auch haben.

Dreh- und Angelpunkt dieses Workshops sind die Spotlightkommentare, die im Infofenster der Dateien zu sehen sind. Anders als die herkömmliche Suche bezieht Spotlight solche Kommentare mit ein. Dieses Feature wollen wir uns zunutze machen, um Dateien Metainformationen mitzugeben, anhand deren eine differenzierte Suche nach Dateien eines bestimmten Kunden, eines Projektes etc. erfolgen kann. Mit der SQL-Datenbank von Tiger, in der die entsprechenden Meta­informationen zentral abgelegt sind, ist eine solche Verwaltung ausserhalb des Dateisystems, aber durch das Betriebssystem möglich geworden.

Einem ähnlichen Gedanken folgen die «grossen» Media Assset Management Systems (MAMS). Auch hier werden einer oder mehreren Dateien Schlagworte oder Verknüpfungen z.B. mit Auftragsnummern zugeordnet. Alle Informationen werden in Datenbanken abgelegt. Die so erfassten Daten können jetzt unter verschiedenen Gesichtspunkten gesucht (und hoffentlich auch gefunden) werden. Dazu bieten die MAMS noch eine Fülle weiterer Optionen wie Anbindung an einen Workflow oder medienspezifische Ausgabe von (Bild-)Daten. Oft sind diese Systeme zwar sehr leistungsfähig, aber etwas umständlich in der Bedienung oder es müssen Client-Lizenzen für alle Arbeitsplätze erworben werden.

Unsere kleine Lösung für den Hausgebrauch wird im Funktionsumfang da vielleicht etwas abfallen, hat aber den Vorteil, dass sie vollständig auf OS-X-Systemtechnologien aufbaut.

Vorbereitung

Damit wir Dateien mit Spotlight finden können, müssen wir sie zuerst mit einem entsprechenden Kommentar ausstatten. Ausserdem wäre es von Vorteil, wenn die Kommentare systematisch und konsistent eingetragen würden. Um das zu erreichen, benutzen wir den Automator. ­Er ist in der Lage, Dateien stapelweise mit Kommentaren zu versehen.

Das Wichtigste sind die konzeptionellen Vorbereitungen. Da wir nicht über Eingabemasken mit Feldern für die verschiedenen Eigenschaften verfügen, werden wir uns auf wenige, elementare Eingaben beschränken. Im Beispiel werden nur ein Kundenname und eine Nummer erfasst. Mit diesen Angaben sollte uns die Suche nach bestimmten Dateien schon wesentlich erleichtert sein.

Je nach Arbeitsweise oder Anforderung des Betriebes könnten auch thematische Einträge wie «Logo», «Porträt» oder «Landschaft» benutzt werden. Eine weitere Möglichkeit wären Attribute wie «Endfassung», «geliefert» oder ähnliche.

Wie der Katalog im Einzelnen auch aussieht, er sollte in jedem Fall nicht eine uferlose Menge möglicher Attribute enthalten, da das System damit auf längere Sicht heillos kompliziert und irgendwann unbrauchbar wird. Weniger – nämlich die Festlegung auf einige grundsätzliche Kriterien – ist hier mehr.

Und wie geht das jetzt?

Im Folgenden werden wir einen simplen Musterablauf mit einem Eingangs-Hotfolder und einem Ausgabeordner aufbauen.

Unser Minimalablauf sieht eine Verarbeitungsroutine für alle Dateien im Hotfolder vor. Eine erweiterte Variante bietet die Möglichkeit, statt der Standardausgabe auf jedes Netzwerk- oder lokale Verzeichnis zu wechseln und den Ablauf so oft zu wiederholen, bis der Eingangsordner geleert ist.

Für den Aufbau des Programms benutzen wir Applescript, vorgefertigte Teilabläufe von Automator und Terminalbefehle. Damit sind in unserem Ablauf alle wesentlichen Komponenten von Automator eingebaut.

Speicherorte

Da unsere Automatorabläufe allen Benutzern zur Verfügung stehen sollen, erstellen wir das Verzeichnis:

/Library/Automator/Workflows

und wählen ausserdem:

/Library/Scripts/Folder/Actions/

für unser Hotfolderscript.

Der Hotfolder

Dazu legen wir das Hotfolder-Applescript «hotfolder1.scpt» an, speichern es und erstellen den Ordner

/Library/Automator/Ablauf1

mit den Unterordnern «In» und «Out» und mit einem Alias auf dem Desktop. Damit überhaupt Ordneraktionen ausgeführt werden können, «In» im Finder anwählen und im Kontextmenü auf «Ordneraktionen konfigurieren» klicken. Ordneraktionen aktivieren und für «In» das «hotfolder.scpt» zuweisen:

Damit wird der Automatorablauf beim Ablegen von Daten im Hotfolder aufgerufen.

Der Automator

Automator ist in den Programmen zu finden und bringt uns beim Öffnen ein leeres Fenster «Ohne Titel». Damit bauen wir die neue Aktion und sichern das Ganze zum Beispiel unter «Ablauf1» als Programm.

Im linken Teilfenster «Bibliothek» sind Programme, im mittleren «Aktion» dazu bereits hinterlegte Aktionen zu sehen. Rechts entsteht durch Drag&Drop aus «Aktion» unser Ablauf. Wir bedienen uns bei Aktionen aus den Bibliotheken «Finder», «Spotlight» und «Automator» und bringen sie in die entsprechende Reihenfolge.

Bei Aktion 1 die Checkbox «Auswahl mehrerer Objekte zulassen» aktivieren, sonst kann nur eine der Dateien im In-Folder angewählt werden. Theoretisch könnten wir jetzt einzelne Dateien auswählen und gesondert weiterbearbeiten. Den erforderlichen Aufwand für die Wiederaufnahme des damit unterbrochenen Ablaufs sparen wir uns aber an dieser Stelle und bleiben zunächst beim einfachen Eins-für-alle-Prinzip.

Bei Aktion 2 sind beide Checkboxen zu aktivieren, damit der Eintrag ins Kommentarfeld gemacht werden kann und damit bei einem zweiten Durchgang keine Kommentare überschrieben werden.

Wenn bei Aktion 3 die Checkbox «Aktion […] anzeigen» aktiv gesetzt ist, können die Daten an einen anderen Ort als die Vorgabe «Out» abgelegt werden. Nur im Ordner «Out» wirksam wird der Terminalbefehl in Aktion 4, der durch die Vergabe von Lese- und Schreib­rechten für alle vor dem manuellen Kopieren auf den Server das Leben erleichtern kannn. Für den Ablauf aber ist er nicht zwingend nötig.

Das wars auch schon, unser Mini-Asset-Management steht und kann ausprobiert werden.

Dazu legen wir einige Dateien im «In»-Ordner ab. Das Ordnerskript ruft jetzt das definierte Automatorfile auf. Im Beispiel sind Werte (Jahr und Kunde) hinterlegt, die aber überschrieben oder ergänzt werden können.

Der Speicherort für die bearbeiteten Daten ist der «Out»-Ordner; im Beispiel ist keine Auswahlmöglichkeit vorgesehen.

Das diskutierte Beispiel darf gerne geladen und beliebig verändert werden (www.wissen-wie.ch). Möglich wären z. B. die Anlage verschiedener Abläufe und Hotfolder nach Kunden, eine automatische RGB-CMYK-Wandlung während des Ablaufs oder eine Kaskadierung durch die Angabe des nächsten Hotfolders als Ausgabeort des laufenden Vorgangs.

Zur leichteren Einpflege eines existierenden Datenbestandes kann der Ablauf auch in Automator geöffnet und über «Ausführen» ausgelöst werden. Automator fragt dann nach dem Start­ordner für die Aktion – das kann jeder Ordner sein, auch einer im Netzwerk. So lassen sich bestehende Daten ohne Kopieren oder Verschieben in den Hotfolder bearbeiten. Beim Ausgabeschritt «andere» statt «out» wählen. Im folgenden Dialogfenster lässt sich auch ein neuer Ordner erstellen.

Im Download steht zusätzlich eine erweiterte Variante zur Verfügung, die den «In»-Ordner so lange bearbeitet, bis er leer ist. So können wir in einem Ablauf für alle zu bearbeitenden Dateien individuelle Kommentare und Speicherorte angeben.

Vorsicht, Falle!

Auch wenn hier recht unkompliziert etwas Lauffähiges auf die Beine gestellt werden kann, lauern doch einige Stolpersteine:

• Automator ist nicht sehr schnell beim Öffnen der Ablaufdateien, und auch beim Editieren (z.B. Umstellen von Aktionen) lässt er sich Zeit. Auch trat gelegentlich der Effekt auf, dass Automator beim Überschreiben einer Programmdatei ins Stolpern kam und nicht ausführbare Abläufe hinterliess.
  Beim Testen nicht verwirren lassen: Das Infofenster meldet die veränderten Kommentare erst mit einiger Verzögerung, während Spotlight sofort darauf zugreift.
• Beim Neuzuweisen einer Ordneraktion ist es sinnvoll, zuerst den Ordner und die Aktion aus der Liste zu nehmen und dann den Vorgang komplett neu zu erstellen. Wenn alles rückgängig gemacht werden soll, bitte vor dem Löschen von Ordnern mit zugewiesenen Aktionen erst die Ordneraktionen abschalten! Sonst sucht das System und sucht und sucht.
• Vor dem produktiven Einsatz empfiehlt sich aus ähnlichem Grund dringend, für die Suchfunktion von Spotlight gewisse Vorgaben zu machen. Backuplaufwerke und bestimmte Dateitypen von der Suche ausnehmen.

In welchem Ausmass bei einer grossen Anzahl verwalteter Dateien Perfor­manceeinbussen zu erwarten sind, steht noch nicht fest. Die bisherige Erfahrung mit Tiger lässt aber mit Recht vermuten, dass die Grenze des Möglichen erst bei extrem grossen Datenmengen erreicht wird. Und dann wird die Überlegung, ein spezielles Profitool anzuschaffen, schon wieder interessant.

Fazit

Für den Anfang bietet Tiger im Bereich der Dateiverwaltung erheblich mehr, als man bis heute von allen anderen Betriebssystemen gewohnt war.

Unsere Lösung wird nicht alle (höchsten) Ansprüche befriedigen, ist aber sowohl komfortabel als auch mächtig genug, um den Datenwirrwarr auch von kleineren Gruppen fühlbar einzudämmen.

 

Der Autor

Martin Maurer ist zusammen mit David Uhlmann Inhaber von Werkflow GmbH mit Sitz in Bleienbach b. Langenthal. Die Firma bietet Support und Schulung für Grafik, Prepress und Architektur in der ganzen Schweiz. Auf der Internetseite www.wissen-wie.ch gibt es PDF-Dokumente rund um die verwandten Themen. Dort stehen auch die besprochenen Ablaufbeispiele zum Download.