Mit InCopy passt der Text ins Layout

Mit InCopy stellt Adobe einen Texteditor auf Basis von InDesign zur Verfügung. Der Hauptvorteil bei der Texterfassung und -bearbeitung mit InCopy liegt darin, dass der Umfang des Textes direkt bei der Erfassung exakt auf das Layout abgestimmt werden kann.

Beat Kipfer Als Layouterin oder Layouter von Zeitungen, Zeitschriften, oder Katalogen kennen Sie das Problem: Die angelieferten Originaltexte oder Übersetzungen sind oft viel zu lang oder zu kurz. Auf jeden Fall passen sie überhaupt nicht in den Raum, welcher ihnen im Layout zugeteilt wurde. Routinierte Autoren halten sich zwar einigermassen an die vorgegebene Zeichenzahl, wenn ihnen diese mitgeteilt wurde. Aber auch damit haben wir noch keine Garantie, dass der Text ins Layout passt.

Ziel von InCopy

In InCopy stehen genau die gleichen Funktionen und Grundlagen für die Erstellung und Formatierung eines Textes zur Verfügung wie in InDesign.

Beide Programme verwenden identische Ressourcen, deshalb kann zeilengenau gearbeitet werden.

InCopy eignet sich daher ideal, um einen Text exakt in ein vom Layout vorgegebenes Spaltenmass einzupassen. Nebst der optischen Kontrolle steht ein sehr übersichtlicher Zeilenzähler zur Verfügung.

Der InDesign-InCopy-Workflow eignet sich optimal, um Aufgaben in­nerhalb einer Arbeits­gruppe von zwei bis fünf Personen zu verteilen. Idealerweise hat das ganze Team Zugriff auf ein gemeinsames Servervolumen mit den Auftragsdaten.

InCopy-Konfiguration

Im genannten Fall (kleines Team) muss nur die notwendige Anzahl InCopy-Lizenzen für die Personen mit Textbearbeitungsaufgaben (Redaktion, Übersetzung usw.) zur Verfügung stehen. Wenn Sie bereits mit der Adobe Creative Cloud (CC) arbeiten, haben Sie eventuell schon genügend Lizenzen, denn InCopy CC ist im Paket enthalten (1). Auf den Layoutarbeitsplätzen muss dieses nicht installiert werden, denn InDesign enthält bereits alle notwendigen Komponenten für den InCopy-Workflow. Damit können diese Lizenzen für InCopy auf den Redaktionsarbeitsplätzen verwendet werden. Interessanter Nebeneffekt: Bei CC-Applikationen spielt es keine Rolle mehr, ob sie auf Mac oder unter Windows installiert werden. Falls Sie zusätzliche InCopy-­Lizenzen benötigen, können diese als Einzelprodukt-Abo beschafft werden (2).

In vielen Fällen wird wohl noch längere Zeit mit der Adobe Creative Suite 6gearbeitet. Die notwendige Anzahl InCopy-CS6-Lizenzen kann nach wie vor gekauft werden (3).

Wichtig: Das ganze Team muss mit einheitlicher Programmversion arbeiten, damit der Workflow funktioniert. Also alle InCopy- resp. InDesign-Lizenzen in der Version CC oder CS 6.

Für Arbeitsgruppen mit deutlich über 5 Personen empfiehlt sich ein Stand-alone-InCopy-Workflow nicht. Der Grund sind die fehlenden Kon­trollmechanismen über den Stand der einzelnen Komponenten einer umfangreicheren Publikation. InCopy ist aber in grösseren Redaktionen gut bekannt und wird oft verwendet. Bekannte Anbieter von Redaktionssystemen setzen auf InCopy für die Text­erfassung und -bearbeitung: Sowohl Woodwing Enterprise als auch vjoon K4 haben es in ihre Workflows eingebunden.

Übersicht der InCopy-Workflows

• InDesign-Dateien öffnen

In InDesign erstellte Dateien lassen sich direkt mit InCopy öffnen und bearbeiten.

• Aufgaben-Workflow (empfohlen)

Aus einem vorbereiteten Layout werden einzelne Artikel als Aufgaben an die Redaktion oder Übersetzung delegiert (Layout vor Text).

• Eigenständiges InCopy-Dokument

Ein neues Dokument wird in InCopy erstellt und nachträglich ins Layout übernommen (Text vor Layout).

Einchecken, Auschecken

Das Prinzip: Mit dem InDesign-InCopy-Workflow (4) haben zwar mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf dasselbe Dokument. Trotzdem können sie nicht gleichzeitig am gleichen Artikel arbeiten. Das ist auch besser so …

Einchecken: Der Artikel befindet sich auf dem Server, bereit zum Zugriff entweder aus dem Layout (InDesign) oder zum Editieren des Inhalts (InCopy).

Auschecken: Der Artikel befindet sich entweder in InCopy oder in InDesign in Arbeit. Dann ist er für die andere Seite gesperrt.

Dateiverwaltung

Da InCopy keinen Fileserver besitzt, muss nach logischen Kriterien selber eine Datenablage auf dem Server kreiert werden. Dies erfolgt in der Regel in erster Priorität nach Namen oder Funktionen der Teilnehmenden am Workflow. In zweiter Priorität werden Auftragsordner vergeben. Sie sind frei, wie Sie die Ordner aufbauen, müssen dies aber klar kommunizieren (5).

Aufgaben-Workflow im Detail

Im Workflow Layout vor Text werden die Artikel angelegt und dazu Platzhalterrahmen erstellt. Am besten werden alle Rahmen einer «Story» in der gewünschten Reihenfolge verkettet. Zur Formatierung sämtlicher Textelemente wie Titel, Lead, Zwischentitel, Grundtext, Legenden usw. sollten Absatz- und Zeichenformate zur Verfügung stehen. Die Verwendung dieser Formate muss den Anwendern von InCopy bekannt sein und dokumentiert werden.

Unter dem Dateimenü von InDesign und InCopy werden vorgängig Benutzernamen für alle Mitglieder der Arbeitsgruppe angelegt. Diese Namen sind wichtig, um im Workflow festzustellen, wer welche Aufgabe erstellt hat. Das Layout hat den Lead: Von dort aus werden Aufgaben angelegt und verteilt.

Sobald der Platzhalter für einen Artikel steht, wird die neue Aufgabe definiert (6). Das Aufgabenfenster von InDesign zeigt eine Liste der Aufgaben des aktuellen Dokuments und deren Status (7). Anschliessend wird der erste Rahmen einer Story per Drag & Drop auf die Aufgabe gezogen. Der ganze Artikel (alle verketteten Textrahmen) werden dabei übernommen. Sollen mehrere nicht verkettete Bild- oder Textrahmen der Aufgabe hinzugefügt werden, erfolgt auch dies am einfachsten durch Draufziehen des Rahmens auf die ­Aufgabe.

Einbinden externer Redaktoren

Für redaktionelle Mitarbeiter ohne Serverzugriff steht die Option Erstellen von Paketen für Remote-Aufgaben zur Verfügung. Dazu dient Für InCopy verpacken und per E-Mail senden (7). Aus InCopy wird das so erhaltene Dokument nach der Bearbeitung mit Für InDesign zurücksenden und per E-Mail senden retourniert. Die Datei kann nun wieder mit InDesign geöffnet werden.

Die Arbeit mit InCopy

Über das Aufgabenfenster von InCopy wird nun die Aufgabendatei ICMA oder die verpackte Datei ICAP (8) geöffnet. Das Aufgabenfenster von InCopy zeigt sich genau gleich wie in InDesign. Zur Bearbeitung eines Rahmens muss dieser ausgecheckt werden  . Während dieser Zeit sind die entsprechenden Rahmen im InDesign-Layout gesperrt  . Nach der Bearbeitung wird jeweils wieder eingecheckt  .

Zentral in InCopy sind die drei unterschiedlichen Ansichten (9–11). Dadurch haben Redaktoren die vollständige Kontrolle über Text und Layout. Sehr praktisch ist zudem die «Füllanzeige» (12).Auf einen Blick ist ersichtlich, wie es um die Textmenge steht.

Mit weiteren Features wie The­saurus und Rechtschreibprüfung stellt InCopy eine einzigartige Option zur Textbearbeitung nach Mass mit Ziel InDesign dar.