Optimierte Zusammenarbeit mit externen Redaktoren

Mit LiveEdit wird in jedem InDesign ein Mini-Redaktionssystem mitinstalliert. Damit lassen sich sowohl interne wie auch externe Redaktoren einfach in den InDesign-Layoutprozess integrieren.

Haeme Ulrich Redaktionssysteme für die Produktion von Print­medien haben ihren Ursprung in Verlagen. Dort geht es darum, die Zusammenarbeit zwischen Redaktoren und Layoutern zu vereinfachen. Solche Systeme ermöglichen es mehreren Redaktoren, gleichzeitig an der gleichen Seite zu arbeiten, während der Layouter an derselben Seite am Umbruch feilt. Redaktionssysteme regeln aber auch Rechte und Pflichten der an der Produktion beteiligten Personen: Wer hat zu welchem Zeitpunkt was zu machen? Zudem versorgen sie die Verantwortlichen mit Statusinformationen zum ak­tuel­len Stand der Produktion. Grös­sere Systeme verfügen in der Regel über Schnittstellen zu Drittsystemen wie Blattplanung, Anzeigenverwaltung oder dem Content Management System der Website.

Weil Redaktionssysteme aus Prozesssicht insbesondere dazu dienen, die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter zu organisieren, hielten solche Systeme in den letzten Jahren auch ausserhalb des Verlagswesens Einzug: bei der Produktion von Geschäftsberichten, wo der Kunde in die Rolle des Redaktors schlüpft, oder bei mehrsprachigen Publikationen, bei denen der Übersetzer nichts anderes als ein Redaktor mit spezieller Aufgabe ist.

Frontend InDesign und InCopy

Im Markt sind viele unterschiedliche Redaktionssysteme erhältlich. Den meisten gemeinsam ist InDesign als Layoutwerkzeug. InDesign wird über Plug-ins mit dem Redaktionssystem verbunden.

Damit ein Redaktor seinen Text zeilenverbindlich sieht, muss in seinem Werkzeug die gleiche Textengine wie beim Layouter in InDesign zum Einsatz kommen. Da dies bei Word oder anderen Büroprogrammen nicht gegeben ist, kommt InCopy – wie InDesign aus der Adobe-Küche – zum Einsatz. InCopy basiert auf derselben Code­basis wie InDesign, wodurch die optimale Zusammenarbeit gegeben ist.

In grossen Umgebungen und weit entwickelten Publishing-Systemen wird heute InCopy oft durch eine Rich Internet Application (RIA) ersetzt. Der Redaktor arbeitet mit einem Tool, das mit Webtechnologien wie Adobe Flex, AIR (www.adobe.com/de/products/air/) oder einer anderen Web-2.0-Technologie erstellt wurde. Dies hat den Vorteil, dass sein Tool nicht installiert werden muss und auf jeder Plattform läuft. Der zeilenverbindliche Text wird in solchen Umgebungen im Hintergrund auf einem InDesign Server gerendert.

Die Werkzeuge sind also gegeben: InDesign für den Layouter, InCopy (oder ein Web-2.0-Client) für den Redaktor. Die Frage ist jetzt noch, wie diese beiden Werkzeuge miteinander verbunden werden. Da gibt es verschiedene Ansätze. Der einfachste ist LiveEdit. Dabei handelt es sich um eine in InDesign installierte Plug-in-Sammlung. Die Zusammenarbeit geschieht auf Filesystem-Basis. Workflowunterstützung wie Rollenverwaltung und Fortschrittskontrolle gibt es nicht. Dafür sind ausser InDesign und InCopy keine weiteren Softwareinvestitionen zu tätigen. Für kleinere Arbeitsgruppen bis zu fünf Mitarbeitern eine einfache und kostengünstige Lösung mit minimalem Initialaufwand.

Wer mehr braucht und die Produktion systemgestützt verwaltet haben will, greift auf Systeme wie WoodWing Enterprise oder vjoon K4 zurück.

Fakten zu InCopy

Weil die wertvollen Funktionen von Adobe InCopy allgemein wenig bekannt sind, hier eine kurze Zusammenstellung. InCopy ist salopp gesagt ein «InDesign für die Redaktoren» – ein Profitool mit Spezialfunktionen für «Textleute».

Redaktoren können sich in InCopy ihre Texte in drei unterschiedlichen Ansichten darstellen lassen: Druckfahne als reine, aber zeilenverbindliche Textdarstellung. Textabschnitt als nüchterner Texteditor. Trennungen und Umbruch sind nicht sichtbar, was vergleichbar mit dem Textmodus von InDesign ist. Schliesslich die Ansicht Layout, worin der Redaktor seinen Text als Teil des gesamten Layouts sieht. Hier werden im Gegensatz zu den beiden anderen Ansichten auch Bilder angezeigt.

Natürlich gehört in ein «Textertool» auch die «Änderungsverfolgung», die sämtliche Eingriffe im Text aufzeichnet. Später können Änderungen angenommen oder verworfen werden. Eine geschätzte Funktion, wenn mehrere Mitarbeiter am gleichen Artikel arbeiten.

Zusätzlich hat InCopy einen Thesaurus, über den man Synonyme und Anto­nyme suchen kann, und eine Text­makro-Funktion, über die häufig benutzte Satzteile und Floskeln auf Kürzel gelegt werden können.

Strategien bei Redaktionsworkflows

Die Einführung eines Redaktionsworkflows hat mehr mit Psychologie denn mit Technologie zu tun. Es geht darum, altbackene Gewohnheiten durch neue Möglichkeiten zu ersetzen. Dies mit dem Ziel, Fehler zu vermeiden und die Produktion effizienter zu gestalten. Nicht zuletzt sehen Verantwortliche in Medienhäusern in der optimal organisierten Zusammenarbeit mit dem Kunden eine Investition in die Zukunft: Ein so bedienter Kunde wechselt nicht bei jeder Ausgabe den Dienstleister.

Grundsätzlich kann ein Redaktionsworkflow in drei Strategien unterteilt werden: altbacken, Text vor Layout und Layout vor Text.

Strategie «altbacken»

Seit der Einführung des Desktop-Publishings vor über 20 Jahren hat sich vielerorts an der Art und Weise der Zusammenarbeit zwischen Redaktor und Layouter nicht viel getan. Der Text wird als Word-Datei angeliefert und in InDesign importiert. Dort folgt der Umbruch, und anschliessend beginnen die Korrekturzyklen über Papier oder PDF.

Eine solche Arbeitsweise hat entscheidende Nachteile: Einerseits existiert ein Formatbruch zwischen Word und InDesign. Ein Word-Import kann zwar optimiert werden, ist jedoch nie optimal. Andererseits ist es unmöglich, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit an der gleichen Seite arbeiten. Dies verlängert die Produktionszeit und führt zu unnötigem Abstimmungsaufwand.

Strategie «Text vor Layout» – Beispiel LiveEdit

In diesem Workflow erstellt der Redaktor den Text, bevor das spätere Layout bekannt ist. Hat der Redaktor jedoch Angaben wie Spaltenbreite oder Zeichenanzahl, kann er über die Texteinpassungsfunktionen von InCopy den Text in der exakten Länge erfassen. Der Redaktor kann bereits mit den Absatz- und Zeichenformaten aus InDesign arbeiten.

Der InCopy-Text wird in InDesign importiert. Sofort erstellt der Layouter eine Aufgabendatei, damit der Redaktor aus InCopy heraus auf den Text in InDesign zugreifen kann. Ab jetzt arbeiten Layouter und Redaktor parallel, bis der Artikel fertig ist und das Layout abgeschlossen werden kann.

Strategie «Layout vor Text»

In diesem Workflow bestimmt der Layouter zuerst den Aufbau der Seite. Im Anschluss exportiert er eine Aufgabe für den Redaktor. Die exportierte Aufgabe ist immer noch mit dem InDesign-Layout verbunden. Der Redaktor öffnet die Aufgabe in InCopy und beginnt mit seiner Arbeit. Er kann seinen Text zeilenverbindlich erfassen, weil er Zugriff auf das InDesign-Layout sowie die darin enthaltenen Absatz- und Zeichenformate hat.

Während der Redaktor schreibt, arbeitet auch der Layouter weiter. Allfällige Änderungen an der Layout-Geometrie, die einen Einfluss auf die notwendige Textlänge haben können, sieht der Redaktor direkt in InCopy.

Workflows mit LiveEdit

Adobes LiveEdit-Lösung für die Zusammenarbeit zwischen InDesign und InCopy ermöglicht drei unterschiedliche Arbeitsweisen:

Bei der layoutbasierenden Arbeits-weise öffnen InCopy-Anwender direkt die InDesign-Datei und befüllen diese. Die einfachste Variante, wenn ein Layouter mit einem Redaktor zusammen­arbeitet.

Geschieht die Zusammenarbeit über Aufgaben, so fasst der Layouter einen oder mehrere Artikel in einer Aufgabe zusammen. Diese Aufgabe kann dann einem Redaktor zugewiesen werden. Die optimale Variante, wenn mehrere Redaktoren beteiligt sind.

Die nächste Ausbaustufe ist die Remote-Arbeitsweise. Dabei werden Aufgaben-Dateien verpackt und externen Redaktoren beispielsweise per E-Mail zur Verfügung gestellt. Verpacken, Versenden und das Zurücksenden der Pakete managen InDesign und InCopy, dabei ist kein Konfigurationsaufwand notwendig.

Da diese Remote-Arbeitsweise gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden spannend ist, beschreibe ich diese im Folgenden detailliert.

Praxis: externe Redaktoren mit LiveEdit einbinden

Im Beispiel hier beschreibe ich die Strategie Layout vor Text, da diese in der Praxis am häufigsten zum Einsatz kommt.

Zuerst baut der Layouter in InDesign die Seiten mit Platzhalterrahmen auf. Im Fenster-Menü in InDesign holt er das Aufgaben-Panel und legt dort eine neue Aufgabe an. Per Drag&Drop oder über Bearbeiten > InCopy… weist er der Aufgabe Bild- und Textrahmen zu, die der Redaktor in InCopy bearbeiten soll. Über Für InCopy verpacken und per E-Mail senden sendet der Layouter die Aufgabe an den Redaktor.

Dieser öffnet über einen simplen Doppelklick das ihm zugemailte Paket in InCopy. Objekte, die er bearbeiten will, muss er auschecken. Im Hintergrund sichert InCopy das Paket auf den lokalen Rechner – auf dem Mac nach ~/Dokumente/InCopy-Aufgaben. Will der Redaktor seine Arbeit unterbrechen, muss er später die Aufgabe von dort öffnen und nicht wieder das ihm zugestellte, unbearbeitete Paket doppelklicken.

Nach getaner Arbeit checkt der Redaktor die Objekte über das Aufgaben-Panel ein, bevor er aus dem Menü des Aufgaben-Panels Für InDesign zurücksenden und per E-Mail senden wählt. So geht die erledigte Aufgabe als Paket zurück an den Layouter.

Der Layouter klickt doppelt auf das erhaltene Paket und bringt die Arbeit des Redaktors automatisch in die InDesign-Datei, aus der er ursprünglich das Paket an den Redaktor versandt hat. Für die Aktualisierung muss die InDesign-Datei nicht geöffnet sein, sie muss lediglich am selben Ort wie zum Zeitpunkt des Versandes liegen.

Fazit

Für rund 420 Franken ist InCopy zu haben. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand für die Planung, die Schulung und die Einführung. Schon ist der Einstieg in das kollaborative Publishing gemacht! Wachsen die Anforderungen, wechselt das Backend – die Werkzeuge InDesign und InCopy bleiben die gleichen.

Am besten sucht man sich einen einfachen Titel als Einstieg und stellt mit denersten Erfahrungen im Rucksack die geeigneten Publikationen auf den optimierten Redaktionsworkflow um.