PDF-Formulare direkt aus InDesign

Als Herausforderung in der Gestaltung wurden PDF-Formulare oft vernachlässigt.Dies kann sich nun ändern. InDesign CS 6 bietet die Möglichkeit, PDF-Formulare zu erstellen. Die Funktion ist überzeugend gelöst und bietet handfesten Mehrwert.Aus InDesign exportierte PDF-Formulare sind kompatibel mit Acrobat.

Andreas Burkard Wer von den Worthülsen rund um die Creative Cloud genug hat, wer die dauernde Aktualisierung rund um die Flashtechnologie satthat und wer Passwörter für irgendwelche Zugänge zu bindenden Diensten nicht ausstehen kann, der soll sich die neue PDF-Formularfunktion in InDesign CS 6 anschauen.

PDF-Formulare mit Akzeptanz

Ein Formular ist ein Informationsträger. PDF-Formulare geniessen eine hohe Akzeptanz, in der Tendenz steigend. Der kostenlose Adobe Reader ist im PDF-Dokumentenaustausch als zuverlässiger universeller Client fest verankert und auf beinahe allen Rechnern weltweit vorhanden.

Auf elektronischem Wege gibt es ausserhalb von Unternehmenslösungen nicht allzu viele Alternativen. Word-Formulare sind abhängig von der verwendeten Word-Version und den Schriften. Solche Formulare sehen mit eingeblendeten Sonderzeichen ausserdem schrecklich aus. Zudem ist die Formularfunktionalität in Microsoft Word limitiert. HTML-Formulare sind abhängig von Browsern und benötigen in der Regel externe Hilfe.

PDF-Formulare in Adobe Acrobat benötigen ein Ursprungsdokument, welches erst zu einer PDF-Datei konvertiert werden muss. Dann ist da noch der LiveCycle Designer, der gewissermassen als Unterprogramm in Adobe Acrobat für Windows steckt. PDF-Formulare, welche mit LiveCycle erstellt wurden, können über die XML-Schnittstelle Formulardaten an Unternehmenssysteme weiterleiten. Dazu werden meist weitere LiveCycle-Lösungen aus dem Hause Abobe benötigt. Eine anspruchsvolle PDF-Formularlösung lässt sich mit dem LiveCycle Designer nur mit JavaScript-Programmierung realisieren. Ausserdem sind die Feldeigenschaften der PDF-Formulare aus LiveCycle Designer nicht kompatibel mit Acrobat.

Das Programm wurde nie an Mac OS angepasst, die Bedienung ist umständlich, es benötigt solide Programmierkenntnisse und – die Entwicklung des LiveCycle Designer steht nun auf Stillstand. Adobe und Enterprise ist nicht das, was die Investoren erhofft haben.

Der LiveCycle Designer und die Formularfunktion von InDesign CS 6 haben aber eine gemeinsame Komponente: Man kann im gleichen Dokument auch ein PDF-Formular erstellen. Doch wie geht das eigentlich?

Die erweiterte Palette

Das in CS 5 eingeführte Bedienfeld Schaltflächen, zu finden im Menü Fenster > Interaktiv, wurde in InDesign CS 6 um den Eintrag «… und Formulare» erweitert. Hier müssen Sie also sämtliche Formulareinstellungen vornehmen.

Kontrollkästchen

Kontrollkästchen gehören zu den einfachen Formularfeldtypen. Mit ihnen können zwei Zustände dargestellt werden, nämlich aktiv oder inaktiv. Bei mehreren Kontrollkästchen kann man normalerweise mehr als eine Auswahl treffen. Man kann Kontrollkästchen aber auch ausschliessend definieren.

Um ein Kontrollkästchen zu erstellen, müssen Sie zuerst ein Objekt erstellen. In der Regel ist dies ein Quadrat mit einer schwarzen Kontur. Danach wählt man beim ausgewählten Objekt als Formulartyp > Kontrollkästchen.

Das Kontrollkästchen hat als Symbol ein Häkchen. Mit etwas Geschick kann man das Erscheinungsbild ändern. Erst kopiert man ein neues Erscheinungsbild. Danach wählt man im Bereich Erscheinungsbild den Zustand Normal aus und doppelklickt so oft in das Kontrollkästchen, bis das Symbol ausgewählt ist. Danach löscht man dieses und fügt das neue Symbol in die Auswahl ein.

Kontrollkästchen können auch ausschliessend definiert werden. Dazu vergibt man den gleichen Namen in einer Kontrollkästchengruppe, ändert aber in jedem in der Gruppe enthaltenen Kontrollkästchen den Schaltflächenwert.

Textfelder

Textfelder dienen der Eingabe von nicht vordefiniertem Inhalt. Typische Textfelder sind beispielsweise in einem Adressblock vorhanden. Die Gestaltung wird im InDesign-Dokument mit Text und Linien oder mit Absatzlinien oder sonstigen Kennzeichnungen wie beispielsweise Flächen aufgebaut.

Um ein Textfeld zu erstellen, platziert man an gewünschter Stelle einen Textrahmen. Dieser muss als Objekt aktiviert sein. Danach wählt man im Bedienfeld Schaltflächen und Formulare als Typ Textfeld aus. Schöner Nebeneffekt: Beim Duplizieren werden die Textfelder automatisch fortlaufend benannt. Mit gleichen Feldnamen hätte man dieselben Feldeingaben.

Die Option Beschreibung im Bedienfeld Schaltflächen und Formulare kann als Eingabehilfe verwendet werden, wenn im PDF-Dokument der Mauszeiger einen Moment über das Formularfeld gehalten wird.

Die Option Erforderlich verlangt, dass der Anwender das ausgewählte Feld ausfüllen muss. Wird versucht, das Formular mit einem unausgefüllten erforderlichen Feld zu speichern, wird eine Meldung angezeigt und das leere erforderliche Feld rot markiert.

Mit der Option Kennwort erhält der Empfänger im Textfeld Sternchen. Ein abschliessender Prozess müsste in der Formularfunktion aber von Acrobat mittels JavaScript vorgenommen werden.

Die Option Schreibgeschützt bewirkt, dass der Anwender den Inhalt des Formularfelds nicht verändern kann. Doch auch da müsste Acrobat helfen, diese Option sinnvoll zu verwenden. So kann beispielsweise in Acrobat in den Textfeldeigenschaften > Optionen bei einem schreibgeschützten Feld ein Standardwert eingegeben werden. Dieser könnte dann nicht überschrieben werden.

Wesentlich bedeutungsvoller sind die beiden letzten Optionen Mehrere Zeilen und Bildlauf möglich. Damit wird dem Anwender bei der Texteingabe ein Textumbruch ermöglicht, sofern das Feld genügend Höhe aufweist. Auch die Eingabe wird damit auf die Feldgrösse begrenzt.

Kombinationsfeld

Kombinationsfelder sind wichtige Bestandteile eines PDF-Formulars. In einem Kombinationsfeld wird eine Liste der auszuwählenden Elemente gespeichert. Bei einem Klick auf das kleine Dreieck am rechten Rand des Kombinationsfeldes wird die Liste der verfügbaren Listenelemente aufgeklappt. Ein Kombinationsfeld hat den Vorteil, dass es platzsparend ist. Sie erhalten damit auch nur die Eingaben, welche Sie zur Verfügung stellen.

Einen als Objekt ausgewählten Textrahmen können Sie im Bedienfeld Schaltflächen und Formulare ganz einfach in ein Kombinationsfeld umwandeln. Im Feld Listenelemente geben Sie anschliessend die Texte ein, die dem Anwender zur Verfügung gestellt werden sollen. Es ist empfehlenswert, jeweils einen neutralen Aufforderungstext wie «Bitte wählen:» oder dergleichen als oberstes Standardelement einzugeben.

Listenfelder

Anders als beim Kombinationsfeld klappt das Listenfeld nicht auf, sondern führt die Elemente in einer Auflistung auf. So benötigen Listenfelder denn auch mehr Platz. Der Vorgang, Listenfelder zu erstellen, ist aber der gleiche wie derjenige für Kombinationsfelder.

Bei Listenfeldern ist eine Mehrfachauswahl zulässig. Die Frage stellt sich dabei aber, ob Menschen, die nicht routiniert mit dem Computer arbeiten, wissen, wie sie eine Mehrfachauswahl im PDF-Dokument verwenden. Dazu muss nämlich die CMD-Taste, bzw. die Ctrl-Taste unter Windows, während der Auswahl gedrückt werden. Die häufig verwendete und eher bekannte Shift-Taste bewirkt, dass alle dazwischenliegenden Eingaben ausgewählt werden.

Schade ist, dass man die Listenfeldeingabe nicht im InDesign-Dokument sehen kann. Hätte man die Kontrolle nicht im Bedienfeld SWF-Vorschau lösen können? So sind denn die Listenelemente erst im PDF-Dokument ersichtlich.

Optionsfelder

Optionsfelder kennen nur zwei Zustände, nämlich aktiv und inaktiv. In der Regel werden Optionsfelder in einer Gruppe verwendet, wo nur ein Wert angeklickt werden darf. Options­felder sind also automatisch aus­schlies­send, doch Gleiches lässt sich auch mit Kontrollkästchen machen.

Um Optionsfelder zu erstellen, gestaltet man zuerst ein Quadrat, ein Rechteck oder einen Kreis. Dann dupliziert man diese Objekte und wählt die gesamte Gruppe aus. Danach wählt man im Bedienfeld Schaltflächen und Formulare ganz einfach als Typ > Op­tionsfeld aus.

Noch einfacher geht es über das Bedienfeld Beispielschaltflächen und Formulare. Den Schnellzugriff zu dieser Bibliothek haben Sie über die Optio­nen des Bedienfeldes Schaltflächen und Formulare. Dort sind viele Darstellungsvarianten von Optionsfeldern und anderen Feldtypen aufgeführt, welche Sie einfach in das Dokument ziehen können.

Unterschriftsfelder

Mit einem Unterschriftsfeld wird die Möglichkeit geboten, ein Formular auf elektronischem Wege zu unterzeichnen. Dazu muss in Adobe Acrobat in den Unterschrift-Eigenschaften ein Prozess hinterlegt werden.

Die Acrobat-Lösung der digitalen ID ist nicht rechtsverbindlich. Nur eine Lösung mit einem angeschlossenen Gerät kann diese hohen Anforderungen erfüllen.

Schaltflächen

Eine Schaltfläche kann Aktionen auslösen. Eine Schaltfläche kann man aus einem beliebigen Objekt mit dem Symbol unten rechts im Bedienfeld Schaltflächen und Formulare erstellen. Alternativ wählt man aus dem Menü Objekt > Interaktiv > Objekte in Schaltflächen umwandeln aus.

Für PDF-Formulare sind nicht viele Schaltflächenvorgänge notwendig. Diese legt Adobe gleich bei. In den Aktionen des Bedienfeldes Schaltflächen und Formulare sind Formular zurücksetzen, Formular drucken und Formular senden enthalten.

Bei Formular senden gibt man im Feld URL: die Mailadresse der Formularrücksendung ein. Vor dieser E-Mail-Adresse muss immer der Zusatz mailto: stehen.

Bei einem freigeschalteten PDF-Formular reicht dem Anwender mit dem kostenlosen Adobe Reader ein Klick auf die Senden-Schaltfläche. Das PDF-Formular wird so automatisch gespeichert und landet als Anhang im Mailprogramm. Ein Formular freischalten ist nach wie vor eine Notwendigkeit, um im kostenlosen Adobe Reader das Speichern des PDF-Formulars mitsamt den Eingaben zu ermöglichen. Dazu wählen Sie in Adobe Acrobat im Menü Datei > Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktion > Zusätzliche Funktionen aktivieren. Bezüglich der Lizenzbestimmungen für das Freischalten von PDF-Formularen hat sich nichts geändert. Es fällt jedoch auf, dass lizenzrechtliche Einschränkungen seitens Adobe kaum noch hervorgehoben werden.

Die Schaltfläche Formular zurücksetzen kann nur das gesamte Formular zurücksetzen, nicht aber einzelne Felder. Dazu müsste man Acrobat verwenden.

InDescrobat

PDF-Formulare aus InDesign müssen mit der PDF-Exportoption Adobe PDF (interaktiv) exportiert werden. Die Zusammenarbeit zwischen InDesign und Acrobat wird nun enger. Alle in InDesign angelegten Formularfelder entsprechen zu 100 Prozent der Formularfunktion in Acrobat. Möchten Sie beispielsweise Textfelder mit Berechnungen, so müssen Sie dies in den Textfeld-Eigenschaften in Acrobat vornehmen. Auch eine erweiterte Funktionalität mit JavaScript kann nur über Acrobat gelöst werden. Auch die Wahl der Standardschriften bei der Eingabe muss in Adobe Acrobat definiert werden.