Perfekt formatierter Text

Viel zu oft wird immer noch viel zu viel Text in InDesign nach dem Platzieren manuell formatiert. Sollen regelmässig grössere Textmengen aus Word übernommen werden, kann der Aufwand zur Textformatierung auf ein Minimum reduziert werden.

BEAT KIPFER Es gibt zwar so sinnvolle Dinge wie InCopy und Redak­tions­systeme. In vielen Betrieben und für manche kleinere Projekte werden trotzdem regelmässig Word-Dokumente unterschiedlichster Herkunft in InDesign-Layouts platziert.

Der dabei resultierende Aufwand für die Textformatierung hängt von vielen Faktoren ab und lässt sich kaum kalkulieren, wenn die Arbeitsabläufe dem Zufall überlassen werden.

Wer ist für die Text­formatierung zuständig?

Im besten Fall ist dies die Polygrafin oder der Typograf. Sie besitzen das vertiefte Know-how in Sachen typografischer Gestaltung und Umsetzung in InDesign. Also ist es am besten, wenn diese Fachleute beim Konzipieren des Layouts ebenfalls die Absatz- und Zeichenformate für die Textgestaltung definieren.

Dies ist eigentlich unbestritten, führt aber oft zu Diskussionen mit den Textlieferanten. Wenn diesen – wie es oftmals geschieht – mitgeteilt wird, sie sollten den Text am besten unformatiert als TXT-Dokument anliefern, die Gestaltung sei sowieso nicht ihre Sache, fühlen sie sich mit Recht nicht ganz ernst genommen.

Der Autor hat in den meisten Fällen die Fachkompetenz betreffend Inhalt und/oder Sprache des Textes. Dazu gehört auch die Gliederung: So ist es ganz klar seine Aufgabe und Pflicht, die Titelhierarchie und die Zuordnung weiterer Textelemente zu bestimmen. Was ist Lead, welches sind die Legenden, gibt es Fuss- oder Endnoten, was wird ausgezeichnet? Wenn das alles beim Layouten nochmals erraten werden soll, erschwert dies die Kommunikation zwischen Autor und Gestalter erheblich. Kein Wunder, befassen sich daher immer mehr Textsachverständige selbst mit dem Layouten, auch wenn das für sie einem beschwerlichen Hürdenlauf gleichkommt.

Zwei gangbare Szenarien

Szenario 1, Minimallösung: aus Vorhandenem das Beste machen.

Lässt sich die Zusammenarbeit für ein Projekt nicht planen, oder wurde diese Planung verpasst, ist trotzdem nicht alles verloren.

Die einzige Anforderung an die Text­erfassung lautet wie folgt: Für jedes Element (Titel, Legende, Grundtext usw.) muss konsequent das gleiche Word-Format eingesetzt werden. Wie dieses heisst und wie bei dessen Verwendung die Textgestaltung aussieht, ist beides sekundär.

Microsoft Word bietet eine Menge vorgegebener Formatvorlagen. Im hier gezeigten Beispiel wurden einige Standardformate angewendet; weitere Formate finden sich unter Alle Formatvorlagen zuunterst im Dialog. Damit können auch komplexere Dokumente einheitlich strukturiert werden.

Idealerweise werden Aufzählungen mit den dafür vorgesehenen Standardfunk­tionen von Word als solche formatiert. Sind Nummerierungen gefragt, steht auch dazu eine sehr einfach anwendbare Word-Funktion zur Verfügung.

Schon frühere Word-Programmversionen kennen zudem die Funktion zum Einfügen von Fussnoten. Sind solche vorgesehen, sollte diese unbedingt verwendet werden. Dies erleichtert die Fussnotenplatzierung im Layout erheblich, da InDesign Fussnotenverweise problemlos übernimmt und zu deren Gestaltung umfangreiche Optionen zur Verfügung stellt.

Bevor der Text ins Layout importiert wird, muss dieses bereits alle vorgesehenen Absatz- und evtl. Zeichenformate aufweisen.

Bei der Übernahme des Word-Dokuments (.doc oder .docx) kommen die Importoptionen von InDesign voll zum Zug. Unter Formatimport anpassen wird nun jedem Textformat aus Microsoft Word das passende Absatzformat von Adobe InDesign zugeordnet. Am besten öffnet man dazu das Word-Dokument und klickt Element um Element durch, um die dazugehörigen Formate im Formatvorlagendialog zu finden.

Bei komplexeren Dokumenten ist diese Zuordnung oft nicht ganz einfach. Deshalb klicken wir vor Verlassen des Dialogs auf Vorgabe speichern. Beim erneuten Importieren eines gleichartigen Textes stehen die Import­optionen inklusive Formatzuordnung nun unter Vorgabe zur Verfügung. Gelingt die Zuordnung nicht im ersten Durchgang, kann sie jederzeit modifiziert und unter dem gleichen Namen erneut hinterlegt werden.

Mit etwas Feinarbeit und Ausdauer bringen wir es aber so weit, dass der Text direkt nach dem Platzieren korrekt formatiert ist.

Optimallösung

Szenario 2: auf das Layout abgestimmtes Word-Template einsetzen

Lässt sich die Zusammenarbeit mit der Autorenschaft planen, können wir von der weitgehenden Kompatibilität zwischen Word und InDesign profitieren. Das Ziel ist, für die Texterfassung ein geeignetes Template zur Verfügung zu stellen. Besteht bereits ein formatiertes InDesign-Dokument, können wir dieses dazu als Basis benutzen. Wir exportieren den Text im .RTF-Format; dies ergibt eine Textdatei, welche alle verwendeten Formate enthält.

Beim Öffnen dieser Datei in Microsoft Word stellen wir fest, dass die Gestaltung recht gut übernommen wurde. Das Wichtigste zeigt sich aber im Formatvorlagendialog: Alle in InDesign verwendeten Formate stehen in Word zur Verfügung.

Damit die Textformatierung bei der Erstellung weiterer Textdokumente in Word den Anforderungen der Texterfasser entspricht, können die Formatvorlagen entsprechend modifiziert werden. Dies geschieht mit Klick auf den Namen der aktuellen Formatvorlage und anschliessendem Auswählen von Formatvorlage ändern … Dabei ist ausser dem Ändern des Namens alles erlaubt.

Nun bleibt nur noch das Speichern als Word-Vorlage (.dot oder .dotx). Unter Verwendung eines solchen Templates können selbst dann einheitliche Resultate im Layout erwartet werden, wenn mehrere Personen an der Texterfassung beteiligt sind.

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