Personalisieren im Layout

Mit der in InDesign integrierten Datenzusammenführung lassen sich Layoutdateien ohne Umwege personalisieren. Als Datenquelle dient meist eine aus Excel oder OpenOffice exportierte Datei.

Haeme Ulrich Die Datenzusammenführung beeindruckt auch gestandene InDesign-Anwender. Damit können Sie mit Bordmitteln von InDesign personalisierte Drucksachen erstellen. Typische Beispiele sind Serienbriefe, Umschläge, Eintrittskarten, Gutscheine oder einfache Preislisten.

Als Datenquelle liefern Kunden meist Excel-Tabellen. Für die Datenaufbereitung im Layoutprozess empfehle ich das kostenlose OpenOffice, das die Exceldateien problemlos öffnet und für die Datenzusammenführung perfekt speichert. OpenOffice können Sie sich für Mac OS X und Windows in deutscher Version kostenlos unter www.openoffice.org herunterladen.

Die hier beschriebenen Funktionen sind seit InDesign CS eingebaut. In InDesign CS4 kam jedoch der direkte PDF-Export von personalisierten Seiten dazu, was für grossvolumige Arbeiten einen enormen Vorteil bietet.

Quelldatei, Zieldokument, PDF

Die Datenzusammenführung besteht aus diesen drei Komponenten:

Quelldatei: Darin werden die Daten verwaltet, mit denen später das InDesign-Layout gefüllt werden soll. Die Quelldaten werden in der Regel vom Kunden als Excel-Datei gepflegt oder in einer Datenbank verwaltet. Die Quelldatei muss nach bestimmten, später in diesem Artikel beschriebenen Regeln aufgebaut sein, damit die Datenzusammenführung funktioniert.

Zieldokument: Eine InDesign-Datei, in der Platzhalterrahmen aufgezogen und formatiert werden. Hier wird auch die Verbindung zur Quelldatei definiert.

Zusammengeführtes Dokument oder PDF: Entweder eine InDesign-Datei, in die Daten der Quelldatei eingeflossen sind oder – seit InDesign CS4 – eine PDF-Datei mit den «scharfen» Daten.

Im Folgenden beschreibe ich den exakten Workflow von der gelieferten Excel-Datei bis zur druckfertigen Vorlage.

1. Daten verwalten

Die Quelldatei besteht aus Feldern wie Vorname, Name, Adresse. Alle Felder einer Person – als Beispiel eine Adresskartei – ergeben einen Datensatz.

Die Feldnamen stehen in der Quelldatei in der ersten Zeile. Dabei ist es wichtig, dass für die Feldnamen keine Sonderzeichen und Umlaute verwendet werden. Der Inhalt der Felder in den einzelnen Datensätzen darf dann Zeichen aus dem erweiterten Bereich enthalten.

Soll ein Feld Kommas oder Anführungszeichen enthalten, müssen Sie den gesamten Inhalt des Feldes in gerade Anführungszeichen packen. Beispiel: "haeme ulrich, ulrich-media".

Die Datenzusammenführung kann nicht nur Text personalisieren, auch Bilder können je Datensatz ausgetauscht werden. Damit InDesign merkt, dass es sich um Bilder und nicht um Text handelt, muss der Feld­name (erste Zeile in der Quelldatei) mit einem @-Zeichen beginnen.

Wenn die Quelldatei im gleichen Verzeichnis wie das Bild liegt, reicht dann als Inhalt des Feldes der Dateiname mit Erweiterung. Ist dem nicht so, muss im Feld der Pfad zum Bild angegeben werden. Die Schreibweise dieses Pfades können Sie kopieren. Platzieren Sie zuerst ein Bild. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Bild im Verknüpfungen-Panel und wählen Sie dort Plattformstilpfad kopieren. Diesen Pfad fügen Sie in die Quelldatei ein.

Wer seine Quelldatei in Excel erfasst, muss noch eine bestimmte Eigenschaft dieses Programmes kennen: @-Zeichen lassen sich als Zeichen nur eingeben, wenn davor ein Apostroph eingegeben wird. Ansonsten würde Excel das @-Zeichen als Funktion interpretieren.

2. Export als Text oder CSV

Die Datenzusammenführung von InDesign kann weder mit einer Excel-Datei noch direkt mit einer Datenbank verbunden werden. In jedem Fall muss entweder eine Textdatei mit tabulatorgetrenntem Text oder eine CSV-Datei mit Kommas statt Tabulatoren exportiert werden. Beim Schreiben dieser Dateien ist auch auf eine korrekte Kodierung zu achten, damit später bei der Zusammenführung in InDesign die korrekten Umlaute und Sonderzeichen übernommen werden.

Ich selbst erstelle die CSV-Datei ausschliesslich auf Mac und über OpenOffice. Dabei verwende ich die folgenden Einstellungen:

Speichern als: Text CSV (.csv), Zeichensatz für Filtereinstellungen: Unicode.

3. Erstellung Zieldokument

Das Zieldokument ist eine InDesign-Datei. Statt den finalen Daten verwenden Sie darin die Platzhalter der Felder aus der Quelldatei. Erstellen Sie also wie sonst in der täglichen Arbeit auch ein InDesign-Dokument. Um später eine bestmögliche Flexibilität zu erhalten, sollten Sie alle Elemente auf der Mustervorlage aufziehen.

4. Datenquelle anhängen

Öffnen Sie über Fenster > Automatisierung das Daten­zusammenführung-Panel. Wählen Sie dort aus dem Panelmenü Datenquelle auswählen und geben Sie das vorher exportierte CSV- oder Textdokument an. Lassen Sie sich die Importoptionen anzeigen. Als Kodierung verwenden Sie mit OpenOffice auf dem Mac Unicode und als Plattform wählen Sie PC.

Die Datenzusammenführung erlaubt, maximal eine Quelldatei gleichzeitig an das InDesign-Dokument anzuhängen. Dies ist denn auch einer der grössten Unterschiede zu Dritthersteller-Plug-ins für das Datenbank-Publishing wie EasyCatalog (siehe Kasten).

5. Felder einfügen

Nach dem Anhängen der Datenquelle sind im Panel Datenzusammenführung die Feldnamen der Quelldatei zu sehen. Diese gilt es nun als Platzhalter im Dokument einzufügen.

Vorteilhaft ist es, die Platzhalter auf der Mustervorlage einzufügen. Dadurch können Sie in einem bereits personalisierten InDesign-Dokument Änderungen der Datenquelle in das Layout einfliessen lassen. Dies geschieht über Inhalt in Datenfeldern aktualisieren aus dem Menü des Datenzusammenführung-Panels.

Um Textfelder aus der Quelldatei im Layout einzufügen, setzen Sie den Textcursor an die gewünschte Stelle und klicken einmal auf den Namen des Feldes im Datenzusammenführung-Panel. Es wird der Name des Feldes in doppelten spitzen Klammern als Platzhaltertext eingefügt. Die Felder müssen eingefügt werden. Es reicht nicht aus, einfach die Feldnamen einzutippen. Die eingefügten Felder markieren Sie wie normalen Text und formatieren diese mit den gewohnten InDesign-Funktionen.

Platzhalter für Bildelemente ziehen Sie per Drag&Drop auf die im Voraus aufgezogenen Rahmen. Es ist auch möglich, Platzhalter in Tabellenzellen einzufügen.

6. Optionen für Inhaltsplatzierung

Wählen Sie Optionen für Inhaltsplatzierung aus dem Menü der Datenzusammenführung. Hier haben Sie diverse Steuerungsmöglichkeiten für die spätere Zusammenführung der Daten. Im Bereich Bildplatzierung können Sie angeben, wie Bilder an die Rahmen angepasst werden sollen. Dabei haben Sie ähnliche Anpassungsmöglichkeiten wie sonst auch in InDesign. Geben Sie unbedingt an, dass Bilder verknüpft werden sollen, andernfalls würden diese in die InDesign-Datei eingebettet, was zu unnötig grossen Dokumenten führen würde.

Leerzeilen für leere Felder entfernen dient dazu, dass im personalisierten Dokument nicht plötzlich ungewollte und leere Zeilen erscheinen, wenn ein Feld in einem Datensatz keinen Inhalt haben sollte. Das ist bei Adresskarteien sehr schnell möglich. Da könnte die erste Adresse Strasse und Postfach enthalten, die zweite jedoch nur die Strasse.

Maximale Datensatzzahl pro Dokument: Haben Sie eine umfangreiche Datenquelle mit mehreren tausend Datensätzen, können Sie hier eingeben, ab welcher Anzahl Datensätze beim Zusammenführen eine neue InDesign-Datei erstellt werden soll. So können Sie verhindern, eine InDesign-Datei mit mehreren tausend Seiten zu erhalten. Nebenbei bemerkt: InDesign-Dokumente können maximal 9999 Seiten enthalten.

7. Vorschau anzeigen

Klicken Sie auf Vorschau unten im Datenzusammenführung-Panel, kön­nen Sie mit den Pfeilen im Panel durch die Datensätze blättern. Beim Arbeiten mit der Datenzusammenführung kommt es regelmässig vor, dass Sie die Vorschau ein- und ausblenden müssen, um die Anzeige im Dokument aktuell zu halten.

8. Dokument zusammen­führen

Nun geht es darum, das zusammen­geführte (personalisierte) Dokument zu erstellen. Dabei gibt es seit InDesign CS4 zwei grundlegend unterschiedliche Wege. Entweder lassen Sie sich eine neue InDesign-Datei zusammenstellen, in der die Platzhalter mit den Daten aus der Quelldatei ersetzt wurden. Das kann mitunter zu InDesign-Dateien mit sehr vielen Seiten führen. Oder Sie können mit InDesign CS4 auch direkt eine PDF-Datei exportieren. Dies hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzliche InDesign-Datei verwalten müssen. Zudem wird die spätere Ausgabe schneller vonstatten gehen, weil statische Objekte im PDF nur einmal statt einmal pro Datensatz vorkommen. Dies ermöglichen die so genannten PDF-XObjects.

Beide Wege initialisieren Sie über das Menü des Datenzusammenführung-Panels. Entweder wählen Sie dort Zusammengeführtes Dokument erstellen oder Als PDF exportieren.

Bei beiden Varianten kommen Sie in den Dialog Zusammengeführtes Dokument erstellen. Da geben Sie in der Abteilung Datensätze unter Datensätze pro Dokumentseite an, ob pro Datensatz eine Seite erstellt werden soll oder ob mehrere Datensätze auf einer grossen Seite verteilt werden sollen, also eine Art Nutzenmontage. Wählen Sie Mehrere Datensätze, können Sie in der Abteilung Layout mit mehreren Datensätzen exakt definieren, wie die Datensätze auf der Seite verteilt werden sollen. Die Abteilung Optionen zeigt nochmals die Optionen für Inhaltsplatzierung, die weiter vorn beschrieben wurden.

Klicken Sie zum Beenden auf OK. Haben Sie sich entschieden, eine zusammengeführte InDesign-Datei mit den Datensätzen erzeugen zu lassen, wird diese nun aufgebaut. Beim PDF-Weg kommen Sie in den PDF-Exportdialog von InDesign. Da sollten Sie die korrekten Vorgaben wählen, in aller Regel auf PDF/X-1a basierend. Unter Marken und Anschnitt geben Sie den Beschnitt ein und blenden die Druckmarken ein oder aus.

Aktualisieren

Das Zieldokument und die Quelldatei sind dynamisch verbunden. Ändert sich die Quelldatei, können Sie über Datenquelle aktualisieren aus dem Menü des Datenzusammenführung-Panels die geänderten Daten in das Layout holen. InDesigns Datenzusammenführung funktioniert ausschliesslich unidirektional, also in einer Richtung. Will heissen, wenn Sie an einem zusammengeführten Dokument Änderungen vornehmen, können diese nicht in die Quelldatei zurückgeschrieben werden. Eine bidirektionale Verbindung zwischen der InDesign-Datei und einer Datenbank wäre mit einem Dritthersteller-Plug-in wie EasyCatalogmöglich.

Wie weiter?

Die Datenzusammenführung ist ein Einstieg in die automatisierte Produktion. Für viele Anwendungsfälle reicht sie vollkommen aus. Wer mehr will, greift auf Dritthersteller-Plug-ins zurück, kann dann aber auf bereits gemachte Erfahrungen mit der Datenzusammenführung aufbauen.