Printing on Demand mit der Xerox DocuColor iGen3

Füttern nicht verboten

DAVID LEE Wenn man von Druckmaschinen spricht, denkt man in der Regel an eine Druckerei. Doch ein schöner Teil der täglich anfallenden Drucksachen wird heute inhouse produziert. Bei einer grossen Firma wie der Helsana ist das Druckvolumen derart hoch, dass auch die Anschaffung einer sehr leistungsfähigen Maschine zumindest eine Überlegung wert ist. Eigentlich ist eine digitale Druckmaschine mit ihrer Ausrichtung auf kleine Auflagen perfekt für einen internen Betrieb geeignet, denn hier laufen viele kleine Aufträge zusammen, für die aber nicht jedes Mal ein grosser administrativer Aufwand mit Offerte, Rechnung etc. betrieben werden muss.

Zentralisierter Druck seit 1994

Die Helsana hat sich schon sehr früh für eine zentrale Lösung zum Drucken von Formularen entschieden. Seit 1994 schon verschicken die Filialen Aufträge an eine interne Stelle, das verkehrstechnisch gut gelegene Helsana-Verteilzentrum in Glattbrugg. Dort werden die Drucksachen ausgedruckt und an die Filiale geschickt. Dies geschieht für den Kanton Zürich mit eigenen Kurieren, für den Rest der Schweiz per Post. Auf diese Weise erhält jede Filiale spätestens drei Tage nach der Auftragserteilung die gewünschten Drucksachen. Auch Druckaufträge, die an Offsetdruckereien weitergeleitet werden, laufen zentral über das Verteilzentrum. Das Industriegebiet in Glattbrugg ist ein günstiger Standort, verglichen etwa mit den Kosten, die eine Lagerhaltung im Hauptsitz in der Stadt Zürich verursachen würde.

Einheitlich und effizient

Das Logistikzentrum beliefert die Helsana nicht nur mit Drucksachen, sondern auch mit Büromaterial, Mobiliar etc. Insgesamt verwaltet das Logistiksystem Abacus etwa 5500 Artikel. Einen grossen Teil davon machen die Drucksachen aus. Die Formulare, Broschüren usw. sind allesamt auf einem zentralen Server abgelegt (siehe Grafik). Dadurch ist sichergestellt, dass die Filialen alle dieselben, auf dem neusten Stand gehaltenen Versionen benützen. Weiter müssen mit diesem System die Filialen nicht von jedem Dokument eine Anzahl in einem eigenen Lager bereithalten, sondern können bestellen, was sie gerade brauchen. Auch im Verteilzentrum ist der Lagerbestand relativ klein. Gelagert werden vor allem Drucksachen, die weiterhin extern im Offsetdruck in grossen Auflagen produziert werden.

Im Gegensatz zu einer Lösung, die zwar die Files zentral verwaltet, aber den Ausdruck den jeweiligen Filialen überlässt, ist mit diesem System ein einheitliches Erscheinungsbild auf hohem Qualitätsniveau sichergestellt. Auf gewöhnlichen Laserprintern können zum Beispiel die Randbereiche nicht bedruckt werden, und die Firma hat keine Kontrolle darüber, ob in jedem Fall das richtige Papier verwendet wird. Darüber hinaus kommt der Druck selbst mit den anfallenden Versandkosten im Vergleich zu dezentralen Konzepten günstiger, da eine Maschine für hohe Volumen bei guter Auslastung viel billiger druckt. Auch wird sehr wenig Personal benötigt: Vier Personen und zwei Druckmaschinen versorgen die 2500 Mitarbeiter der Helsana Schweiz mit Drucksachen.

Verstärkung durch die iGen3

Für Schwarzweissaufträge leistet schon seit längerem eine Xerox DocuTech 6135 ihre Dienste. Für die Farbdrucke war bis vor kurzem eine Xerox DocuColor 2060 zuständig, die aber im Juli dieses Jahres durch die wesentlich leistungsfähigere DocuColor iGen3 ausgewechselt wurde.

Die zusätzliche Investition in den digitalen Farbdruck war – besonders im Rahmen dieses bereits bestehenden Konzepts – überaus sinnvoll. Mit der iGen3 wird der Anteil selbst produzierter Farbdrucke ausgebaut und der Lagerbestand weiter reduziert.

Die Möglichkeit des Digitaldrucks, personalisiert zu drucken, wird bei Farbbroschüren in Zukunft sicher vermehrt genutzt. Bereits heute wird, grob geschätzt, einmal pro Woche ein personalisierter Druckauftrag ausgeführt. Dabei handelt es sich typischerweise um zielgruppenorientierte Mailings. Dadurch, dass das Verteilzentrum eng mit der internen Designabteilung zusammenarbeitet, ergibt die Möglichkeit zum internen Farbdruck einen zusätzlichen Sinn. Die iGen3 liefert der Helsana Probedrucke für das Marketing in der Endqualität.

Unkomplizierte Handhabung

Die Xerox iGen3 kommt mit jedem Medium zurecht, das man auch im Offsetdruck verwendet, während die DocuColor 2060 mit ungestrichenem Offsetpapier Probleme hatte.

Die Maschine bringt eine Leistung von 100 Seiten pro Minute zustande und wird auch bei schweren Grammaturen bis 350 g/m2 nicht langsamer. Es ist das schnellste Farbgerät, das Xerox je auf den Markt gebracht hat. Zwei Hauptstärken der DocuColor 6060 (siehe Seite 28) gelten auch für die iGen3: Sie kann Drucksachen aus unterschiedlichen Medien selbstständig zusammenstellen und alle Druck­erzeugnisse automatisch schneiden, falzen und heften. Das integrierbare Finishing-Gerät, das eine automatische Weiterverarbeitung ohne Personalaufwand ermöglicht, wird der Helsana demnächst geliefert. Im Verteilzentrum steht zurzeit eine Konfiguration mit 4 Papierfächern. Bis zu 12 solcher identischer Universal-Magazine können der iGen3 angehängt werden. Dadurch ist die iGen3 beispielsweise in der Lage, aus einem einzigen Druckjob fixfertige Ordnerinhalte inklusive Deckblättern und Register zu drucken.

Genügend Futter für den Vielfrass

Auch wenn sich nach zwei Monaten Produktion noch keine genaue Angabe über die Auslastung machen lässt, eines steht fest: Im Gegensatz zu vielen anderen Digitaldruckmaschinen in der Schweiz ist die iGen3 bei der Helsana nicht auf Diät gesetzt. Man schätzt derzeit das Volumen auf 1–1,5 Mio. A4-Seiten pro Monat. Wäre die Maschine rund um die Uhr in Betrieb, würde man etwa 3 Mio. Seiten erreichen. Die Helsana stösst damit bereits an die Grenze der Auslastung eines einschichtigen Betriebs, welcher 7 Stunden pro Tag reine Druckzeit plus eine Stunde Wartung vorsieht.

Die Helsana tritt mit vier verschiedenen Labels (siehe Kasten) auf dem Markt auf, und das jeweils in drei Sprachen. Dadurch werden mehr unterschiedliche Drucksachen mit kleinerer Auflage nötig, was dem Digitaldruck entspricht. Die bestellten Auflagen bewegen sich zwischen 5 und 2000 Exemplaren, die meisten Aufträge liegen in der Grössenordnung von 100 bis 200 Stück.

Die landläufige Meinung, dass für Auflagen über 1000 Stück nur der Offsetdruck in Frage käme, wird hier also nicht bestätigt. Zum einen spielt der Zeitfaktor eine wichtige Rolle: Offset­aufträge würden manchmal schlicht zu lange dauern. Zum anderen können durch den Digitaldruck Lagerkosten gespart werden. Bemerkenswert sind in diesem Zusammenhang auch die besonders bei guter Auslastung ungewöhnlich tiefen Druckkosten der iGen3.

Neue Dimensionen im Preis

Digitaldruck ist gar nicht so teuer, wenn man eine Maschine für hohe Volumen gut auslastet. Miete und sonstige monatliche Kosten für Wartung etc. liegen für die iGen3 in der Grössenordnung von 20000 Franken. Bei einem Druckvolumen von 1 Mio. pro Monat, welches die Helsana ohne weiteres erreicht, belastet dies eine A4-Seite bloss noch mit 2 Rappen. Die Druckkosten für Toner und Verbrauchsmaterialien liegen bei etwa 6 Rappen (A3 und A4). Total kostet damit eine A3-Seite schätzungsweise 10 Rappen (ohne die Kosten für Personal, Strom, Raummiete etc.). Da praktisch alle A4-Seiten im A3-Doppelnutzen gedruckt werden, betragen die Kosten pro vollfarbige A4-Seite gerade noch 5 Rappen.

Zum Vergleich: Holt man bei einer Digitaldruckerei oder bei einem Copyshop eine Offerte ein, beträgt der Preis oft das Zehnfache! Dies liegt unter anderem daran, dass die Maschinen entweder eine viel zu geringe Ausnutzung haben oder die variablen Druckkosten (Toner und Verbrauchsmaterial) viel höher liegen als bei der iGen3.

Ausgefeilte Druckjobverteilung

Kosten spart Helsana auch durch die hohe Automatisierung. Neben dem bereits erwähnten Online-Finishing trägt auch das System der Jobtickets dazu bei. Nach jeder Bestellung verschickt der Logistikserver ein Jobticket in der XML-Sprache an die Druckzentrale. Im Ticket steht, für welche Druckmaschine der Auftrag bestimmt ist. Die Zuweisung geschieht daher ohne menschlichen Eingriff. Voraussetzung ist, dass alle beteiligten Drucker XML verstehen. Dies trifft sowohl für die DocuTech als auch die iGen3 zu, welche mit denselben Tickets arbeiten. Zusätzlich ist noch ein dritter Drucker im Spiel, welcher die Auftragsprotokolle ausgibt. Diese Protokolle liefern eine Übersicht über die eingegangenen und ausgeführten Aufträge, wobei mehrere Jobs von einem Auftraggeber gesammelt und zusammengefasst werden.

Einbindung ins Gesamtkonzept

Das heutige Konzept wurde von der Helsana in Zusammenarbeit mit Xerox über Jahre hinweg weiterentwickelt. Xerox will nicht bloss Druckmaschinen hinstellen, sondern massgeschneiderte Lösungen anbieten. Dass zum Beispiel der Formularserver auf Linux läuft, ist keine starre Vorgabe, sondern die zusammen mit Helsana getroffene Entscheidung. Für einen grafischen Betrieb wäre eventuell ein Mac-Server besser geeignet.

Bislang ist die Drucksachenlogistik der Helsana noch weitgehend einzigartig. Das dürfte sich aber bald ändern, da die Vorteile offensichtlich sind. Hochleistungsdrucker wie die iGen3 finden in einem grossen Unternehmen ihren idealen Standort, da sie hier mit einer Vielzahl einzelner On-Demand-Jobs bestens ausgelastet sind und damit in Preisdimensionen drucken, die man bisher vom Digitaldruck nicht kannte.

Kasten: Xerox DocuColor iGen3

Die Xerox DocuColor iGen3 ist die leistungsfähigste Farbdruckmaschine von Xerox. Sie druckt 100 farbige A4-Seiten pro Minute, wobei die Druckgeschwindigkeit auch bei schwerem Papier bis 350 g/m2 nicht nachlässt. Die iGen3 druckt die vier Farben in einem einzigen Durchgang.
Die maximal 12 Papierschächte fassen alle die gleichen Medien. In Frage kommt jedes für den Offset verwendbare Papier mit einem Maximalformat von 36×52 cm. Werden die Schächte mit unterschiedlichem Material gefüllt, kann die iGen3 aus mehreren Materialien zusammengesetzte Drucksachen in einem Durchlauf erstellen (z.B. ein Ordner mit den Registern). Alternativ können die Schächte auch mit dem gleichen Medium gefüllt werden, um eine grösstmögliche Kapazität zu erreichen. Natürlich lassen sich die Schächte während des Druckens nachfüllen. Dasselbe gilt auch für die Toner.
Ein Online-Finishing-Gerät ermöglicht das automatische Schneiden, Falzen und Heften im Gleichschritt mit der Druckproduktion.
Die iGen verfügt über eine Onlinediagnose und ermöglicht dem Operator, Ersatzteile und Verbrauchsmaterial selbst auszuwechseln.