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Als es um die Beschaffung einer neuen Personalisierungssoftware ging, war für die Funke Lettershop AG schnell klar, wer den Zuschlag bekommen sollte: Mit der RICOH SCHWEIZ AG hatte man schon seit 7 Jahren einen bärenstarken Partner für Fragen rund um das Dokumentenmanagement gefunden.

PUBLIREPORT In der Funke Lettershop AG in Zollikofen herrscht stets reger Betrieb. Komplette Serienbriefe werden gedruckt, Beilagen gefalzt, Zeitungen, Versandtaschen oder Postkarten personalisiert. Das Team, bestehend aus rund 30 Mitarbeitenden, weiss, was es bedeutet, erfolgreiche Direct Mailings zu realisieren.

Dass man auf dem heutigen Markt nur erfolgreich sein kann, wenn man Dienstleistungen mit Extranutzen anbietet, ist dem Funke Lettershop natürlich bekannt. Schnelle Verarbeitung von grossvolumigen Aufträgen gehört zur Tagesordnung. Dabei soll die anspruchsvolle und variable Druckgestaltung unter Einhaltung der von den Kunden so sehr geschätzten Qualität und Termintreue stets berücksichtigt werden.

Anfang 2009 entschied man sich, eine neue Personalisierungssoftware anzuschaffen, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Es galt, die Verarbeitung von Mehrvolumen von wiederkehrenden spezifischen Grosskunden-Printjobs ohne Erhöhung der Personalkosten zu bewerkstelligen. «Es war uns zudem ein grosses Anliegen, unseren Kunden modernste Infrastruktur bieten zu können. Täglich erhielten wir ausgefallene Kundenaufträge betreffend Format, Gewicht und Dateninput. Dass wir – wie auf unserer Homepage kommuniziert - «alles Mailingmögliche» für unsere Kunden machen, sollte nicht nur ein leeres Versprechen sein», so Bernhard Zbinden, Leiter Informatik bei Funke Lettershop, augenzwinkernd.

Jahrelange Partnerschaft mit RICOH

Nach einer sorgfältigen Evaluation der Angebote entschied man sich für Objectif Lune’s «Printshop Mail», angeboten durch die RICOH SCHWEIZ AG. Damit war sichergestellt, dass man mit RICOH einen zuverlässigen Partner für das Projekt gewonnen hatte. Dazu Bernhard Zbinden: «RICOH kennt unsere täglichen Printjobs und vor allem die Anforderungen unseres Marktes, da wir seit über 7 Jahren eine Partnerschaft pflegen». Die Umsetzung des Projekts verlief reibungslos und war für beide Seiten eine interessante und zugleich lehrreiche Angelegenheit. Anhand von aktuellen Praxisbeispielen wurden die jeweiligen Print Operators kompetent in die «Printshop Mail-Welt» eingeführt und entsprechend geschult. «Dank dem eingespielten Team «Funke Lettershop – Ricoh» konnten wir die komplette Lösung innerhalb kürzester Zeit implementieren», erklärt Alessandro Feser, System Application Engineer von RICOH SCHWEIZ AG.

Personalisieren leicht gemacht

Mit den Lösungen von RICOH kann ein jeder Kunde Optimierungen im Document Workflow erzielen. So auch mit «Printshop
Mail» von Objectif Lune, einer professionellen Personalisierungssoftware, die es Benutzern ermöglicht, dynamische, datenbankgesteuerte Dokumente schnell und einfach zu erstellen. So ist es ein leichtes, vollständige Eins-zu-Eins-Mitteilungen zu entwerfen, die die Antwortquoten und damit verbundene Abläufe grundlegend verbessern, da sie themenbezogen für den jeweiligen Empfänger sind.

Ein Praxisbeispiel: Ein Reiseveranstalter erstellt eine Vorlage mit Reiseangeboten. Alle variablen Informationen werden in Abhängigkeit von der Datenbank innerhalb von Printshop Mail eingebunden (Reisetyp auf Basis der jeweiligen Kundenpräferenz, Zielgruppe etc.) Die daraus resultierenden Vorteile liegen auf der Hand: Individuelle Ansprache und Rabatte, angepasste Angebote, Mehrsprachigkeit, nur ein einzelnes Seriendokument, optimaler Druckoutput mit vielen Ausschiessmöglichkeiten und gleichzeitig hoher Rücklauf durch personalisiertes Anschreiben … – alles möglich ohne grossartigen Aufbau oder komplizierte Abläufe.

Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche und standardisierten Funktionen ist die Hand-
habung und Erstellung von komplexen, grafikintensiven Serienbriefen ein Kinderspiel. Zudem wird durch die nahtlose Integration von DirectSmile, verschiedenen Barcodes, Webstamps und weiteren Add-Ons eine zukunftssichere und ausbaufähige Lösung angeboten. Aber welche Vorteile wurden konkret bei der Funke Lettershop AG erreicht? Dazu Bernhard Zbinden: «Mit der neuen Software konnten wir erfolgreich die Integration von variablen 2D-Barcodes (PDF417, Maxicode, Datenmatrix) erreichen. Ebenfalls profitieren wir von einer eindeutigen Reduzierung der Durchlaufzeit des Printprozesses – unabhängig von Format und Layout!»

In Sachen Dokumentenmanagement ist die Funke Lettershop AG bei der RICOH SCHWEIZ AG an bester Adresse. Die Arbeiten können effizient und zur vollsten Zufriedenheit der Kunden erledigt werden. Zeit genug, den neuen Bärenpark im nahe gelegenen Bern zu besuchen? Wohl eher nicht – der nächste Grossauftrag wartet bereits …