Smarte Tabellenformatierung

Das Plug-in SmartStyles von Woodwing ist nicht neu, wird aber vom Hersteller jeweils an die neuen InDesign-Versionen angepasst. Wenn Sie Tabellen zu formatieren haben, kann sich das Tool am ersten Tag amortisieren!

Beat Kipfer Die tägliche Herausforderung, wenn Sie mit Jahresberichten, Katalogen oder anderen Publikationen mit Tabellen zu tun haben: Der Kunde liefert die Tabellen als Excel-Sheets. Sie platzieren diese in InDesign und formatieren sie nach allen Regeln der Kunst. Kaum sind die Seiten fertig gestaltet, kommt eine überarbeitete Version der Tabelle daher, in welcher noch ein paar Preise und Texte geändert wurden. Was nun? Mit der Gestaltung nochmals von vorne beginnen?

Was InDesign-Bordmittel können

Bestimmt haben Sie schon bemerkt, dass es zu diesem Zweck in InDesign die Funktion Zellenformate gibt. Zusätzlich ist die Textformatierung mit Absatzformaten auch für Text in Tabellen ratsam. Nun kann man dies kombinieren: In den Zellenformat-Optionen lässt sich das Absatzformat für den darin enthaltenen Text integrieren. Weisen wir nun einer Tabellenzelle (respektive ganzen Spalten oder Zeilen) ein bestimmtes Zellenformat zu, stimmen die Abstände und das Aussehen des Textes augenblicklich überein. Durch nachträgliches Verändern der Eigenschaften des Zellenformats lassen sich generelle Formatierungskorrekturen rasch ausführen.

Dazu kommt die Funktion Tabellenformat. Diese ermöglicht es, die generellen Tabelleneigenschaften (zum Beispiel abwechselnde Flächen) zu hinterlegen. Auch können darin die Zellenformate zugewiesen werden.

Was InDesign fehlt

Oft genügt es nicht, nur die Kopf- und Fusszeile oder die erste und letzte Spalte einer Tabelle abweichend von den «normalen» Tabellenzellen zu gestalten. In fast allen Tabellen gibt es beliebige Zeilen, Spalten, Zellengruppen oder Zellen, die unterschiedlich aussehen sollen. Diese lassen sich mit einem Tabellenformat aber gar nicht adressieren. Was bleibt, ist das manuelle Zuweisen der Zellenformate. Dass dies sehr zeitaufwendig und dadurch (zu) teuer ist, versteht sich von selbst.

Keine Option ist zudem, die Tabelle mit der Ursprungsdatei zu verknüpfen. Inhalte könnten so zwar einfach durch Aktualisieren der Verknüpfung à jour gehalten werden. Allerdings ist die Formatierung dabei jedes mal weg. Bliebe theoretisch die Option, die Tabelle bereits in Excel definitiv so zu formatieren, wie wir sie gerne hätten. Dies ist aus anwenderseitigen Gründen aussichtslos: Excel kennt zum Beispiel nur den RGB-Modus, zudem fehlt es den Autoren meist an Know-how.

Was SmartStyles können

Wo InDesigns Bordmittel an Grenzen stossen, bietet Woodwing mit Smart­Styles eine sehr hilfreiche Erweiterung. Ziehen Sie eine fertig formatierte Tabelle in eine SmartStyles-Bibliothek, speichert diese sämtliche Attribute, aber nicht deren Inhalt. Wird nun – nach Korrekturen auf Excel-Seite – die Tabelle neu platziert, genügt das Daraufziehen des Eintrags aus der SmartStyles-Bibliothek auf die unformatierte Tabelle. Automatisch werden sämtliche Elemente wieder genauso gestaltet, wie dies vorher der Fall war. Dies gilt natürlich nur dann, wenn die Tabellenstruktur nicht verändert wurde.

Sind kleinere Korrekturen am Zahlenmaterial erforderlich, entscheidet man sich oft, diese direkt im Layout statt an der Datenquelle auszuführen. Dabei helfen SmartStyles enorm, da einfache Formeln wie Additionen oder Subtraktionen hinterlegt werden können. Ändert nun eine Zahl, wird das Total rasch neu berechnet. Dies alles birgt grosses Rationalisierungspotenzial – übrigens nicht nur für Tabellen, sondern für Textrahmen mit unterschiedlichsten Eigenschaften und Inhalten.

Hier finden Sie eine Step-by-Step-Anleitung zur Arbeit mit SmartStyles in InDesign.