Tabellen erstellen und formatieren

Tabellen und Formulare sind elementare Bestandteile vieler Layouts. Denken wir nur an Kataloge, Preislisten, Jahresberichte oder Statistiken: Tabellen sind darin unverzichtbar,um viele Informationen in kompakter Form zu vermitteln.

Beat Kipfer Das Gestalten von Tabellen kann spannend und herausfordernd sein; die Umsetzung in InDesign ist es oftmals auch. Obschon dessen umfangreiche Tabellenfunktionen bei den letzten Upgrades nicht verändert wurden, bieten sie alles Wesentliche, um Tabellen wunschgemäss zu formatieren. Mit dem preiswerten Woodwing-Plug-in Smart Styles wird der Gestaltungsaufwand für wiederholte Formatierungen zudem erheblich reduziert.

Mit welchen Programmen werden Tabellen in den meisten Fällen erfasst? Bestimmt sind dies auf Kundenseite Microsoft Excel oder Word. Liegt keine Kundendatei in dieser Art vor, wird eine Tabelle am besten direkt in InDesign erstellt. Falls Sie Kenntnisse haben über die Art und Weise, wie in den Microsoft-Programmen Tabellen erstellt und editiert werden, hilft Ihnen dies in InDesign weiter: Einige Tabellenfunktionen sind in der Bedienung recht ähnlich.

Tabellen in InDesign erstellen

Dazu wird an der erwünschten Position im Text oder in einem neu aufgezogenen Textrahmen eine Tabelle eingefügt (1). Im entsprechenden Dialog fragen Sie sich vielleicht, was eine Tabellenkörperzeile sein soll (2). Die Antwort: Es handelt sich um alle Zeilen ausser Kopf- und Fusszeilen. Idealerweise haben Sie schon eine Vorstellung über die Anzahl Zeilen und Spalten, die Sie erstellen möchten. Falls nicht, kein Problem: Nachträgliche Änderungen in Tabellen lassen sich jederzeit auf einfache Weise ausführen. Nach Klick auf OK entsteht eine Tabelle mit der genannten Anzahl Zeilen und Spalten. In der Breite wird der Rahmen respektive die Spalte gleichmässig unterteilt. Die Zellenhöhe ist auf eine Zeile in der Grundschrift ausgelegt; die Tabellenhöhe hat mit der Höhe des Rahmens nichts zu tun.

Tabellen importieren

InDesign ist bestens gerüstet, um Tabellen aus Excel oder Word zu importieren. Beim Platzieren von Tabellen gelten die gleichen Kriterien wie beim Textimport: Klicken Sie auf jeden Fall die Importoptionen an, um wichtige Details zu bestimmen (3). Oft enthalten Excel-Dateien mehrere Blätter, also mehrere Tabellen. Leider gibt es hier keine Voransicht des gewählten Blattes; mit Vorteil öffnet man also vorher die Excel-Datei, um sich zu orientieren.

Formatiert oder unformatiert? Meistens ist es so, dass die Tabelle entsprechend den Gestaltungsrichtlinien in InDesign sowieso neu formatiert werden muss. In diesem Fall sind wir zufrieden, wenn die Tabellen in Excel oder Word logisch aufgebaut wurden. Wie eine Tabelle im Detail gestaltet werden soll, bestimmen wir als Gestalter lieber selbst.

Verknüpft oder nicht verknüpft? Text- und Tabellendateien werden gemäss Standardeinstellungen von InDesign (4) beim Platzieren nicht mit den Originaldateien verknüpft. Eigentlich wäre eine Verknüpfung äusserst praktisch: Wie oft werden Ausgangsdaten von Tabellen im letzten Augenblick noch verändert (neue Preise, Artikelnummern usw.). Es wäre schick, wenn solche Korrekturen durch einfaches Aktualisieren der Verknüpfung übernommen würden. Dies ist absolut möglich, aber dabei werden sowohl die gesamte Formatierung als auch sämtliche Korrekturen, welche in InDesign vorgenommen wurden, überschrieben! Dieser Weg ist daher in der Praxis wenig sinnvoll, höchstens in Verbindung mit dem Plug-in Smart Styles.

Tabellen formatieren

Sehen wir uns Abbildung 5 an: Diese einfache Tabelle wurde komplett in InDesign erstellt und formatiert. Die Formatierung von platzierten Tabellen geschieht genau gleich, höchstens die Ausgangslage ist unterschiedlich.

Welche Schritte wurden ausgeführt?

• Alle Zellen der ersten Zeile wurden ausgewählt und mit Zellen verbinden zu einer Zelle zusammengefasst (solche Optionen finden Sie im Kontextmenü).
• Titel und Texte wurden erfasst beziehungsweise per Copy & Paste in die entsprechenden Zellen eingefügt. Anschliessend wurden die Texte mit Absatzformaten formatiert.
• Zuerst wurde der Tabellenkopf per Klick mit dem Textwerkzeug und anschliessendem Drücken der esc-Taste ausgewählt (siehe Tipps). Dies, um die Flächenfarbe zuzuweisen.
• Um die Zeile mit den Rubriktiteln auszuwählen, führten wir den Textcursor von aussen ganz nah an die linke Kante; sobald ein Rechtspfeil erscheint, wird mit Klick die ganze Zeile ausgewählt und der gewünschte Farbton für die Fläche bestimmt.
• Die Textdrehung in den beiden schmalen Kolonnen erfolgte durch einfachen Klick auf das entsprechende Symbol.
• Die Abstände innerhalb der Zellen (hier je 1 Millimeter) sowie die vertikale Ausrichtung der einzelnen Texte wurden ebenfalls im Bedienfeld Tabelle definiert.

Zellenformate

Ein Zellenformat (6) enthält alle Attribute einer Zelle; es ist vergleichbar mit einem Objektformat für Rahmen. Wenn wir unten im Dialog Allgemein das verwendete Absatzformat wählen, ist auch die Textformatierung in das Zellenformat eingeschlossen (7).

Mithilfe von Zellenformaten können weitere Tabellen des gleichen Stils markant rascher formatiert werden, indem einfach die gewünschten Zellen ausgewählt und die Formate zugewiesen werden. Globale Änderungen lassen sich folglich durch Modifizieren der Zellenformat-Optionen schnell ausführen.

Tabellenformate und -optionen

Gibt es einen Weg, um Tabellen der gleichen Art mit einem Klick alle Optionen auf einmal zuzuweisen?

Im Dialog Tabelle > Tabellenoptionen gibt es weitere Details, die der gesamten Tabelle zugeordnet werden können: Dies sind zum Beispiel alternierende Flächen (zeilen- oder spaltenweise wechselnd). So zugeordnete Eigenschaften können als Tabellenformat hinterlegt werden. Ein Goodie beim Anlegen eines Tabellenformats ist die Option, mit welcher die Zellenformate zugewiesen werden können (Abb. 8 unten). Leider hat es einen bitteren Nachgeschmack: Die Zuweisung beschränkt sich auf die vorgegebenen Elemente. So können beispielsweise die Zellenformate des Rubriktitels nirgends untergebracht werden. Diese Zellenformate müssen nach Zuweisung des Tabellenformats manuell ergänzt werden.

Tabellenumbruch, Kopf und Fuss

Wurden in den Tabellenoptionen in der Rubrik Tabellenkopf und -fuss die benötigten Kopf- und Fusszeilen definiert, steht einem mehrseitigen Tabellenumbruch nichts im Wege (9). Kopf- und Fusszeilen lassen sich jeweils nur auf der ersten Seite editieren.

Korrigieren und aktualisieren

Kleinere Korrekturen und Änderungen werden am besten in InDesign ausgeführt und in den Originaldaten nachgeführt, falls die Tabelle später wieder verwendet werden soll. Bei grösseren Änderungen (beispielsweise nach Neuberechnungen in Excel) kommen wir nicht darum herum, die Tabelle neu zu platzieren und die Formatierung zu wiederholen. Trotz Anwendung von Zellen- und Tabellenformaten kann dies aufwändig werden.

Smart Styles von Woodwing

InDesign weist in diesem Bereich doch noch erhebliche Mängel auf. Deshalb ist das in Abb. 10 und 11 beschriebene Plug-in wertvoll: Die Smart-Styles-Bibliothek speichert nur die Attribute, aber nicht den Inhalt einer Tabelle. Diese Attribute werden durch einfaches Draufziehen aus der Bibliothek in eine neu platzierte Tabelle übernommen.