Automatisieren nach Belieben

Christoph SteffensDie Firma Enfocus ist für Publisher keine Unbekannte. Ein Produkt der 1993 gegründeten belgischen Firma ist auf vielen Rechnern der grafischen Industrie installiert: PitStop Pro. Mit diesem Acrobat-Plug-in findet man Fehler in PDF-Dateien und korrigiert diese teilweise schneller und präziser als mit Acrobat-Bordmitteln. Der grosse Bruder, Pitstop Server, geht schon in die Richtung dieses Artikels – die serverbasierte Automatisierung.

Mit diesen Vorschusslorbeeren bedacht, entwickelte Enfocus ein passgenaues Workflow-Tool für die grafische Industrie: Enfocus Switch.

Was ist Enfocus Switch?

Switch ist ein Workflow-System mit grafischer Oberfläche. Es zeichnet sich dadurch aus, dass die gängigen Programme der grafischen Industrie leicht einzubinden sind und es durch Programmierung relativ einfach und effizient ausgebaut werden kann.

Aber der Reihe nach. Switch denkt in Flows, alle Schritte, die zu einem Prozess gehören, sind zunächst in einem Flow abgebildet. Das Prinzip ist, dass zwei Objekte, beispielsweise zwei Ordner, mit einer Linie verbunden werden. So werden beispielsweise Dateien von Ordner 1 in Ordner 11 verschoben.

Dabei stellt Switch viele Standardwerkzeuge zur Verfügung, die im Umgang mit gängigen Dateiformaten hilfreich sind. Als Beispiel sei das Zippen und Entzippen von Archiven genannt oder das Aufteilen von PDFs in Einzelseiten.

Switch kann, basierend auf festgelegten Regeln, PDFs zusammenfügen oder umbenennen. Switch kann die Weiterverarbeitung von Events abhängig machen, die der Admin definiert hat. Mit Switch ist es möglich, Dateinamen zu bereinigen, z.B. Sonder­zeichen, Umlaute oder Leerzeichen gezielt zu entfernen – und vieles, ­vieles mehr.

Switch leistet in der Analyse von Metadaten gute Arbeit, wieder vor allem in Bezug auf die Dateien, die wir Publisher benötigen. Bilder können zum Beispiel basierend auf den Namen der Fotografen oder anderen XMP-Metadaten in Ordnern abgelegt werden. Oder Bilder werden unterschiedlich verarbeitet, je nachdem, ob sie mit Blitz fotografiert wurden oder nicht.

Besonders komfortabel wird es, wenn es darum geht, die Brot-und-Butter-Programme der täglichen Publishing-Arbeit zu unterstützen. Switch kennt sie (fast) alle. Von QuarkXPress, InDesign und Word über Photoshop, Acrobat und pdfToolbox bis hin zu Twixl oder Woodwing.

«Unterstützen» meint, dass Switch diese Programme gut kennt und so genannte Konfiguratoren von Haus aus mitbringt. So «weiss» beispielsweise der InDesign-Konfigurator, dass man mit dem Programm zum Beispiel PDFs exportieren möchte und dazu PDF-Exportformate benötigt. Im Photo­shop-Konfigurator kann man Aktionen festlegen, mit denen Bilder verarbeitet werden sollen. Natürlich müssen die Programme zusätzlich lizenziert und installiert werden. Das Tor zur grossen weiten Welt der Automatisierung stossen jedoch die Kommunikationswerkzeuge auf.

Neben den Standardprotokollen http, ftp und Email ist es problemlos möglich, per odbc oder Soap Anbindungen an Datenbanken zu realisieren.

Einfacher Hotfolder

Ein ganz einfacher, aber sehr effektiver Flow ist unten abgebildet. Der IN-Ordner ist ein Verzeichnis im Netzwerk, in das Kollegen ihre InDesign-Dateien legen können. Diese werden dann, wie in den Eigenschaften des InDesign-Konfigurators festgelegt, als PDF/X-4 exportiert. Gelingt der Export, wird das PDF in den OUT-Ordner gelegt (zu beachten ist die grüne Ampel an der Verbindungslinie). Gelingt der Export nicht, weil zum Beispiel eine Schrift fehlt, wird die InDesign-Datei in den ERROR-Ordner abgelegt.

Komplexerer Workflow

Nun denken wir grösser: Stellen Sie sich vor, dass Ihre Kunden die Daten auf einem FTP-Server ablegen oder über einen der üblichen Webdienste hochladen. Diese werden von Switch dort abgeholt. Basierend auf Metadaten, die durch die Anmeldung des Kunden am System entstehen (also der Kundenname, der Name des Sachbearbeiters, das Datum, …), werden die Daten geroutet. PDF-Druckdaten werden vielleicht über pdfToolbox oder Pitstop analysiert und je nach Ergebnis weiterverarbeitet. InDesign-Dateien werden beispielsweise dahingehend geprüft, ob Sonderfarben enthalten sind oder unerlaubte Schriften verwendet werden. Gegebenenfalls wird ein Mitarbeiter per E-Mail informiert, sodass er fehlerhafte Daten händisch korrigieren kann. Alle anfallenden Metadaten werden von Switch in eine Datenbank geschrieben, die am Ende zur Abrechnung genutzt werden kann.

Keine (technischen) Grenzen

Wenn man die Mittel, die Switch zur Verfügung stellt, geschickt kombiniert, ist fast jede Automatisierungs- oder Steuerungsidee realisierbar – Geld, ein versierter Entwickler und Switch-Kenntnisse vorausgesetzt.

So lassen sich in einen Switch-Flow weitere Programme integrieren, die über eine CLI-Schnittstelle wie beispielsweise ImageMagick oder ffmpeg verfügen.

Aus der Praxis

Der 2005 in der Schweiz gegründete Verein PDFX-ready hat mit den PDFX-ready Online Tools ein schönes Praxisbeispiel online, das die Möglichkeiten von Switch anschaulich zeigt. Diese Werkzeuge stehen über das Webportal online-tools.ch für PDFX-ready-Mitglieder in vollem und für Nicht-Mitglieder mit reduziertem Funktionsumfang zur Verfügung.

Mithilfe des kostenlosen PDFX-ready Connectors können PDF-Dateien in das System geladen und mit weiteren Jobinformationen versehen werden. Analysen und Konvertierungen werden dann auf einem Server durchgeführt. Ein Preflight prüft PDF-Dateien und erzeugt einen ausführlichen Report. Jedes Bild einer PDF/X-Datei wird dahingehend überprüft, ob der CMYK-Farbraum der verwendeten Ausgabebedingung entspricht. Die Farben in PDF/X-Dateien können von FOGRA39 zu FOGRA51 oder umgekehrt konvertiert werden. Die Resultate werden als Download-Link per E-Mail versandt.

Der PDFX-ready Connector wurde mit Enfocus Connect Send, einem Switch-Zusatzmodul, erzeugt.

Die PDFX-ready Online Tools sind auf einem Server der Hamburger Firma Impressed installiert. Dort werden die Daten in Enfocus Switch verarbeitet. Switch verteilt die Dateien je nach Eintrag im Jobticket an verschiedene Tools zum Preflight Check oder zur Konvertierung. Für den Versand der Resultate wird der Internetdienst TeamBeam Pro verwendet.

Modularer Aufbau

Switch kann mit Modulen erweitert werden, was die initiale Konfiguration zwar preislich gestaltbar, leider aber auch komplizierter macht.

Beispielhaft ist das PDF-Review-Modul zu nennen, das einen E-Mail-basierten Freigabeprozess erlaubt. Das Datenbank-Modul ermöglicht die direkte Kommunikation mit einer ODBC-fähigen Datenbank. Auf diese Weise können die Kundenjobs, die per Switch ins Haus kommen, im Abrechnungssystem verwaltet werden.

Der SwitchClient ist ein Programm (Mac oder Windows), mit dem Ihre Kunden Daten an einen Switch-Workflow übergeben können. Es erlaubt es dem Kunden auch, an bestimmten Punkten der Verarbeitung Entscheidungen zu treffen. Wenn zum Beispiel ein Fehler gefunden wurde, besteht die Möglichkeit, dem Kunden anzubieten, diesen automatisiert zu beheben. Oder ihm anzubieten, den Prozess abzubrechen, den Fehler selbst zu reparieren oder eine neue Datei hochzuladen.

Das Web Service Modul geht einen Schritt weiter und erlaubt es, statt eines Programms ein Webportal zu kreieren, das dann von den Kunden benutzt wird.

Selbstverständlich stehen dafür Entwickler- und Fallbacklizenzen zur Verfügung.

Fazit

Die Anschaffung einer Switch-Lizenz ist nicht billig. Zusätzliche Module, der Wartungsvertrag, Schulungs- und Projektkosten kommen hinzu. In grösseren Installationen wird man nicht darum herumkommen, einen oder mehrere Mitarbeiter zumindest teilweise zu administrativen Zwecken abzustellen. Ob sich also der Betrieb von Switch für den eigenen Bedarf rechnet, muss jeder Publisher selbst entscheiden. ↑