Einfach Kataloge machen

Rudi WarttmannAutomatisierte und gut strukturierte Printproduktion ist in aller Munde. Schnell, fehlerfrei und topaktuell soll das neue Druckstück am Markt sein. Dazu hat sich mittlerweile herumgesprochen, dass die Daten für diese Druckstücke – typischerweise Preislisten, Kataloge, technische Datenblätter u. a. – nicht mehr per Kopieren und Einfügen in das Layout übertragen werden, sondern dass diese mühselige, langwierige und fehleranfällige Arbeit von einer geeigneten Software übernommen wird.

Für InDesign ist seit 2005 das Zusatzmodul EasyCatalog des englischen Herstellers 65bit Software auf dem Markt. Modular aufgebaut, erfüllt es praktisch alle Anforderungen an das moderne datenbankgestützte Publizieren. Zum eigentlichen Grundmodul gibt es für spezielle Anwendungsfälle die entsprechenden Zusatzmodule, beispielsweise ein XML-Modul mit integriertem XPath- und XSLT-Prozessor oder ein ODBC-Modul mit eingebauter SQL-Abfragesyntax. Für die komplett automatisierte Layoutbefüllung, lebende Kolumnentitel, beliebige Verzeichnisse und Indizes aller Art gibt es das Paginierungsmodul.

Der Weg vom Bereitstehen der Daten bis hin zum befüllten Dokument gliedert sich typischerweise in vier Phasen. Diese werden nachfolgend genauer beschrieben. EasyCatalog bietet für alle produktionstechnisch wichtigen Parameter in jeder Phase umfangreiche und praxisgerechte Einstellmöglichkeiten.

Phase 1: Daten in den Workspace

Über den Punkt Datei > Neu > Easy­Catalog-Palette werden die Daten aus der Datenquelle in den EasyCatalog-Workspace geladen. Je nach Art der Daten stehen etliche Importoptionen zur Verfügung: bei Excel-Dateien etwa die Wahl des Tabellenblatts, bei XML-Daten die gezielte Auswahl einzelner Knoten oder Attribute mithilfe der Standard-­XPath-­Befehle.

Ist der Import abgeschlossen, wird der Inhalt des Workspaces in einer Easy­Catalog-Palette angezeigt.

Phase 2: konfigurieren, aufbereiten

In der zweiten Phase zeigt sich der grosse Vorteil des in der Grafik oben gezeigten dreistufigen Aufbaus. Bevor die Daten in das Layout übertragen werden, können sie in der EasyCatalog-Palette komplett aufbereitet werden. Hierbei werden beispielsweise Gruppen gebildet und die Darstellung von Preisen und Massangaben definiert. Darüber hinaus können so genannte Zusatzfelder angelegt werden, die EasyCatalog regelbasiert befüllt. Feldinhalte können berechnet, zusammengefügt oder miteinander verknüpft werden. Für weitergehende Funktionen stehen JavaScript sowie die immer populärere Programmiersprache Lua zur Verfügung.

Sämtliche Einstellungen werden als Palettenkonfiguration gespeichert und sind so zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen austauschbar.

Phase 3: Templates bauen

Ein EasyCatalog-Template ist nichts anderes als ein Arrangement aus Standard-InDesign-Elementen wie Text- und Bildrahmen, die mit Platzhaltern für die jeweiligen Datenfelder versehen sind. Für Tabellen etwa erstellt man eine Standardtabelle mit Kopfzeile und einer Körperzeile, setzt in die Körperzellen die entsprechenden Platzhalter und konfiguriert die Tabelle so, dass sie vertikal wachsen soll.

Für einen Katalog könnte man ein Arrangement aus einem Bildrahmen für das Artikelbild, einer Preisliste sowie Textrahmen für eine mehrsprachige Produktbeschreibung erstellen.

Sämtlichen Elementen kann zugewiesen werden, in welche Richtung und wie weit sie wachsen sollen, wobei EasyCatalog beim Wachstum von Rahmen einen Maximalwert kennt – im Gegensatz zu InDesign.

Ein solches Arrangement nennt Easy­Catalog eine Formatierungsregel. Diese werden als Snippet im InDesign-Dokument selbst gespeichert und können wie Formate per Laden ausgetauscht werden. Sollen während der Befüllung des Dokuments Entscheidungen getroffen oder mehrere Formatierungsregeln auf einmal eingesetzt werden, wird ein Regel-Set angelegt. So lässt sich genau definieren, welche Formatierungsregel für welchen Datensatz oder welche Gruppe von Datensätzen zum Zuge kommt.

Phase 4: InDesign-Layout befüllen

Jetzt geht es ans «Paginieren», also an das Befüllen der Seiten durch Übertragen der Daten aus der EasyCatalog-­Palette in das InDesign-Dokument.

Im einfachsten Fall zieht man einen oder mehrere Datensätze aus der Easy­Catalog-Palette per Drag-and-drop auf eine Formatierungsregel, die daraufhin mit den betreffenden Daten aus diesem Datensatz befüllt wird. Sollen mehrere Formatierungsregeln auf einmal paginiert werden – hier etwa eine Tabelle pro Kontinent –, dann wird einem leeren Textrahmen ein Regel-Set zugewiesen, und man zieht alle Datensätze auf diesen Textrahmen.

Für die automatische Paginierung stehen insgesamt fünf Varianten zur Verfügung, darunter die musterseitenbasierte, die hilfslinienbasierte sowie die templatebasierte. Mit letzterer werden pro Datensatz ein Ausdruck, eine InDesign-Datei und/oder eine PDF-Datei erstellt.

Daten aktualisieren

Eine der spannendsten Fragen in einer strukturierten Produktion ist diejenige nach der Aktualisierung der Daten. Was, wenn es neue Preise oder neue Texte in der Datenquelle gibt?

Hier spielt EasyCatalog seine ganze Stärke aus. Mit einem Klick auf den (i)?Button in der EasyCatalog-Palette und einem weiteren Klick auf Synchronisieren werden die neuen Dateien geladen und gleich auf Abweichungen zur letzten Version untersucht. Abweichungen können in einer separaten EasyCatalog-Palette angezeigt werden.

Im letzten Schritt wird das InDesign-Dokument anhand der neuen Daten entweder einzeln oder global aktualisiert – ein einfacher und übersichtlicher Vorgang.

Integration mit Scripting

Neben den fünf verschiedenen Arten der automatischen Befüllung von Dokumenten schafft EasyCatalog mit dem optionalen Scripting-Modul die Möglichkeit, sämtliche EasyCatalog-Befehle in Standard-InDesign-Scripts zu integrieren. Damit ist bei hinreichend standardisierten Drucksachen eine vollautomatische Produktion möglich. Hierzu startet man entweder wie gewohnt ein Script oder lässt InDesign per Script einen Hotfolder überwachen. Sobald dort eine neue Excel- oder XML-Datei hineingelegt wird, startet die Produktion.

Spezialfunktionen

EasyCatalog hat auch «hinter den Kulissen» einiges zu bieten. So können die häufig benötigten Befehle wie gewohnt mit Tastaturbefehlen belegt werden. Weiterhin kann das Bedienfeldmenü, das im Normalzustand 35 Einträge aufweist, an jedem Arbeitsplatz mit einer einfachen Konfigurationsdatei auf diejenigen Befehle verkürzt werden, die dort tatsächlich benötigt werden, um das Arbeiten noch einfacher und übersichtlicher zu gestalten. Und nicht zuletzt hat EasyCatalog einige ganz spezielle Funktionen, die es grundsätzlich erlauben, aus einer ohne EasyCatalog erstellten Drucksache retrograd eine EasyCatalog-Palette und daraus wiederum eine Datenquelle zu erstellen. Das hilft beim Umstieg von konventioneller auf automatisierte Produktion ungemein.

Verbindung zu WordPress

Mithilfe der direkten ODBC-Verbindung zu WordPress-Datenbanken erlaubt EasyCatalog echtes Multichannel-Publishing: Die Inhalte der Posts können abgeholt, in der EasyCatalog-Palette aufbereitet und automatisiert in ein Print-Layout übertragen werden.

Résumé

So einfach ist es: Mit Standard-Arbeitstechniken und einem ausgetüftelten Plug-in verlieren Preislisten, Kataloge, personalisierte Drucksachen und vieles mehr ihren Schrecken.

Naturgemäss bedarf es etwas Übung, um ausgefeilte Formatierungsregeln zu definieren, XSL-Transformationen zu bauen oder Lua-Programmschnipsel zu erstellen. Einfachere Easy­Catalog-Umgebungen kann man jedoch nach kurzer Anlaufzeit selbst erstellen, für komplexe Umgebungen gibt es spezialisierte Dienstleister. ↑