Acrobat 7 macht PDF/X salonfähig

MARTIN SPAAR Der Datenaustausch ist einer der kritischsten Punkte der Drucksachenproduktion. Verschiedene Untersuchungen zeigen, dass in diesem Bereich ein riesiges Potenzial zur Verbesserung der Effizienz verborgen liegt. So weist zum Beispiel ein Lernmodul des Verbands Schweizer Druckindustrie (VSD) zur Rentabilität in der Druckvorstufe (online unter www.publisher.ch/pdf-x) anhand konkreter Fallstudien nach, dass viele Druckdienstleister im Bereich des Datenhandlings viel Aufwand betreiben, der nicht weiterverrechnet werden kann. Noch immer wird nämlich ein Grossteil der Aufträge in Form offener Daten angeliefert: Eine im Rahmen der Viscom-Zukunftsstudie veröffentlichte Erhebung aus dem Jahr 2003 zeigt, dass bei kleinen und mittleren Akzidenzdruckereien über 80% der Aufträge in Form offener Arbeitsdaten (37% QuarkXpress, 17% MS Word, 7% Adobe Illustrator, 7% Corel Draw, 14% Diverse) angeliefert werden und nur knapp 15% als PDF. Angesichts der Vielfalt der so angelieferten Datenformate ist ein standardisierter Workflow mit einem automatisierten Preflight mit vertretbarem Aufwand nicht realisierbar.

PDF/X-3 als Lösung

Wenn das Ziel ein schlanker und sicherer Workflow ist, kann die Lösung daher nur PDF oder genauer PDF/X heissen. Diese ISO-Norm legt genau fest, welche Kriterien eine sicher druckbare PDF-Datei erfüllen muss. So darf eine PDF/X-Datei beispielsweise weder Kommentare noch Formulardaten und keine Haarlinien enthalten und die im Dokument verwendeten Schriften müssen zwingend eingebettet sein (siehe Kasten).

Dass PDF/X trotz der vielen Argumente, die dafür sprechen, in der Praxis noch nicht flächendeckend etabliert ist, hat verschiedene Ursachen. Einerseits ist in der Branche eine gewisse Fortschrittsmüdigkeit zu beobachten, indem mancher nach zwanzig technologisch stürmischen Jahren gerne wieder mal eine Atempause einlegen würde. Weiter fehlt es angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Lage vielerorts an den Mitteln für die mit einem PDF/X-Workflow verbundenen Investitionen. So ist in vielen Betrieben noch immer Mac OS 9 im Einsatz, unter dem die neusten Acrobat-Versionen nicht eingesetzt werden können.

Und schliesslich stehen viele gewerblich geprägte Betriebe der grafischen Industrie einem Standardisierungsprozess an und für sich schon kritisch gegenüber, da dieser zum Selbstverständnis der Gilde der Schwarzen Kunst im Widerspruch steht. So war der Drucker der alten Schule gefordert, angesichts ständig schwankender Druckvorlagen für jeden Job mit viel Intuition die besten Maschineneinstellungen zu finden. In einem standardisierten Workflow geht es dagegen darum, den ganzen Druckprozess von Job zu Job auf einem durch Normen vorgegebenen konstanten Niveau zu halten. Während der intuitive Prozess die Möglichkeit bot, eine spezielle Kundenbindung zu schaffen, indem man etwa den Kunden zum Abstimmen an die Druckmaschine einlud, fühlt sich der Drucker im standardisierten Prozess eher austauschbar.

Initiative PDF/X-3 ready

Trotz dieser Hemmnisse stehen die Chancen gut, dass es jetzt mit der Verbreitung von PDF/X in der grafischen Industrie rasch vorangehen wird. Einen Meilenstein in dieser Beziehung bedeutete am 27. Januar die Gründung der Initiative «PDF/X-3 ready» anlässlich der Adobe Acrobat Tour im World Trade Center in Zürich. Ziel dieser breit abgestützten Bewegung ist es, PDF/X-3 in der Schweiz zu einem raschen Durchbruch zu verhelfen (siehe Seite 21).

Die wichtigste Voraussetzung für einen breiten und raschen Erfolg des PDF/X-Standards liefert jedoch Adobe mit Acrobat 7 Professional. Wie wir im Folgenden im Detail zeigen werden, bietet die neue Version nochmals ganz entscheidend verbesserte Funktionen für einen schlanken und sicheren PDF/X-Workflow.

Drei Wege zum sicheren PDF/X

Wie die Abbildung oben zeigt, gibt es drei unterschiedliche Wege, um zu einem sicher druckbaren PDF/X zu gelangen. Erstens den bewährten Weg über Postscript und den Acrobat Distiller. Zweitens den immer weiter verbreiteten Weg über den Direktexport, zum Beispiel aus InDesign CS. Und drittens steht einem immer der Weg über die Perflight-Funktionen von Acrobat 7 Professional offen. Man öffnet in diesem Fall ein «normales» PDF und wandelt es ­– so es die Bedingungen dazu erfüllt – in ein PDF/X um.

PDF/X mit dem Distiller 7.0

Die «klassische» Art, ein PDF zu erzeugen, ist der Weg über Postscript und den Distiller. Mit den richtigen Distiller-Einstellungen entsteht dabei gleich ein PDF/X-3. Das war ja schon mit dem Distiller 6 möglich und in der Version 7 hat sich hier nichts Gravierendes geändert. Statt unter PDF/X findet man die Optionen dazu jetzt unter Standards (siehe Abbildung ). Als Erstes gilt es hier den Kompatibilitätsstandard festzulegen; das heisst, hier entscheidet man, ob man ein PDF/X-1a, PDF/X-3 2002 oder PDF/X-3 2003 erstellt. Leider sind hier die Bezeichnungen innerhalb der Acrobat-Familie nicht einheitlich. Wir empfehlen die Norm PDF/X-3 2002, die im Distiller PDF/X-3 (kompatibel mit Acrobat 4.0) heisst. Die 2003er-Norm bringt keine wirklichen Vorteile und in der Adobe Creative Suite – vor allem bei InDesign – basiert PDF/X-3 immer auf der 2002er-Norm. Weiter kann man unter Standards den Umgang mit den Formatboxen definieren. Auch hier trägt Adobe leider mit den in der deutschen Version gewählten Begriffen nicht unbedingt zum Verständnis bei, indem die bei uns eher geläufigen englischen Begriffe konsequent ins Deutsche übersetzt wurden. Der Endformat-Rahmen entspricht dabei der Trimbox, der Medien-Rahmen der Mediabox und der Anschnitt-Rahmen der Bleedbox.

Im dritten Bereich des Baumes Standards wird der Output Intent, deutsch Ausgabe Intention, festgelegt. Im Allgemeinen ist hier für Standard-Druckprozesse Europe ISO Coated FOGRA27 die richtige Wahl. Zuunterst wird schliesslich noch der Überfüllungsschlüssel auf Ja oder Nein gesetzt.

Weiter ist bei den Distiller-Einstellungen zu beachten, dass unter Farbe die Einstellung Farbe nicht ändern gewählt ist. Es ist wäre definitiv keine gute Idee, das Farbmanagement im Distiller betreiben zu wollen. Dies nur schon deshalb, weil Postscript nicht mit ICC-Profilen umgehen kann. Und das eigene Postscript-Farbmanagement ist überholt und lässt sich kaum sicher beherrschen.

Direktexport zu PDF/X

Quasi der «Königsweg» zum PDF/X ist der Direktexport aus dem Autorenprogramm, zum Beispiel aus InDesign CS. Da hier der Umweg über Postscript wegfällt, ist dies der effizienteste Weg, dem die Zukunft gehört. Das Problem dabei ist, dass auf diese Weise PDF-Dateien entstehen, die zwar voll und ganz der PDF/X-3-Norm entsprechen, jedoch im ganzen Produktionsworkflow eine Infrastruktur voraussetzen, die in jeder Beziehung up-to-date ist. So machen bei älteren PDF-Workflow-Lösungen immer wieder die sogenannten Form XObjects in PDF-Daten Probleme. Solche verschachtelte Objekte entstehen zum Beispiel dann, wenn man PDF-Daten in InDesign platziert und daraus über den Direktexport wiederum eine PDF-Datei schreibt. In diesen Fällen ist der Weg über den Distiller die sicherere Variante, weil dabei keine Form XObjects generiert werden. Das Vorkommen von solchen Form XObjects lässt sich leider auch mit Acrobat 7 Professional nicht so einfach überprüfen; schade!

PDF/X über den Preflight von Acrobat 7 Professional

Anders als der Distiller präsentiert sich Acrobat Professional in der Version 7.0 in vielen Bereichen generalüberholt. Während man sich in Acrobat 6.0 die Vorstufenfunktion über alle Menüs zusammentragen musste, gibt es in der neuen Version eine eigene Palette Druckproduktion (siehe Abbildung ). «Wieso nicht schon früher?», ist die einzige Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt! Jetzt ist alles logisch und anwenderfreundlich angeordnet. Am besten zieht man die ganze Palette gleich an ein festes Plätzchen oben in der Werkzeugleiste. So geht speziell auch das Arbeiten mit PDF/X schnell von der Hand.

Ein PDF/X ist nun aus einer «gewöhnlichen» PDF-Datei mit wenigen Mausklicks erstellt:

• Man öffnet die PDF-Datei und klickt auf das Preflight-Ikönchen () oder man verwendet das neu eingeführte Tastaturkürzel Ctrl + Shift + x.
• Nun öffnet sich das Fenster Preflight (), an dessen Fuss sofort der PDF/X-Status der geöffneten Datei ersichtlich ist. Hier erscheint jetzt das graue Ikönchen mit dem Hinweis «keine PDF/X-Datei.
• Ein Klick auf dieses Ikönchen öffnet das Fenster Nach PDF/X konvertiern (). Hier hat man die Wahl zwischen PDF/X-1a und dem in der Schweiz üblichen PDF/X-3. Weiter definiert man hier den Output Intent (hier als Ausgabebedingung übersetzt) und den Überfüllungsschlüssel.
• Nach einem Klick auf OK kann man das Dokument als PDF/X neu speichern. Danach erscheint am Fuss des Preflight-Fensters beim PDF/X-Status ein grünes Häkchen ().

Im Idealfall ist das Erstellen einer PDF/X-Datei also eine Sache von drei Mausklicks. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das vorliegende PDF-Dokument auch alle Bedingungen dieses Standards erfüllt. Der oben beschriebene Ablauf ist nämlich in erster Linie ein Prüfen und Zertifizieren. Verstösse gegen die PDF/X-Regeln werden damit nur in wenigen Fällen behoben, zum Beispiel werden Kommentare aus der Trimbox verschoben, wo sie nicht erlaubt wären. Über schwerwiegendere Verstösse gibt der Prüfreport Auskunft, der erscheint, wenn das Speichern als PDF/X nicht gelingt.

Das Beispiel der Abbildung unten Transparenz), muss man bei fehlenden Schriften meist auf den Erzeuger des PDF-Dokumentes zurückgreifen: Wenn man die fraglichen Schriften auf dem System nicht zur Verfügung hat, kann man sie auch schwerlich selbst einbinden.

Erst PDF/X Plus bringt wirkliche Produktionssicherheit

Die PDF/X-Normen fassen nur die grundlegenden Bedingungen zusammen, die für eine sichere Ausgabe einer PDF-Datei erfüllt sein müssen. Verfahrensspezifische Grössen wie die Bildauflösung und die Anzahl Farbkanäle wurden dabei bewusst ausgespart. Für die korrekte Ausgabe einer PDF-Datei sind jedoch gerade diese Grössen von entscheidender Bedeutung. Oder andersherum formuliert: PDF/X alleine garantiert nicht für ein korrektes Druckresultat. Erst wenn auch Bildauflösung und Farbkanäle geprüft sind, kann von einem sicheren Workflow die Rede sein. Man spricht bei einem solchen, auf zusätzliche Aspekte hin geprüften PDF von einem «PDF/X Plus». Hier geht Acrobat 7 gegenüber der Vorversion einen entscheidenden Schritt weiter, indem auch für diese Zusatzprüfungen fixfertige Prüfprofile hinterlegt sind. Diese basieren auf den Empfehlungen der «Ghent PDF Workgroup», in der auch die Schweiz vertreten ist. In Acrobat 7 sind das drei Profile für Bogenoffset, vier für Rollenoffset und je eines für Zeitschriften- und Zeitungsinserate. Diese sind im Kommentar jeweils als auf Basis der Praxisrichtlinien von Industrieverbänden deklariert. Das Profil Bogenoffset (CMYK) setzt zum Beispiel eine Bildauflösung von mindestens 150 ppi voraus und erlaubt keine Schmuckfarben.

Einen kleinen Schönheitsfehler haben diese von Adobe mitgelieferten Profile jedoch: Sie basieren auf dem in den USA gängigen Standard PDF/X-1a und nicht auf dem bei uns etablierten PDF/X-3. Das hat den unschönen Effekt, dass man bei der Prüfung eines korrekten PDF/X-3 einen Fehler rapportiert bekommt. Das lässt sich jedoch sehr einfach beheben. Denn im Gegensatz zu Acrobat 6 kann man in der neuen Version die Profile sehr einfach bearbeiten. Man wählt im Preflight-Fenster das Menü Bearbeiten (Abbildung ) und gelangt so zu einem neuen Fenster, in dem sich die Profile sehr komfortabel editieren lassen (Abbildung ) Beim Punkt PDF/X-Konformität setzt man jetzt einfach das Häkchen bei Entspricht PDF/X-3 (2002).

Damit hat man schon absolut praxis­taugliche Profile, die ein hohes Mass an Produktionssicherheit garantieren. Wer die Qualitätssicherung noch höher ansetzen will, wird alle neun Punkte im Fenster Bearbeiten der Profile im Einzelnen durchgehen und optimal den eigenen Bedürfnissen anpassen. Dabei wird man sich zuerst den hauptsächlichen Problembereichen Bilder, Farben und Zeichensätze widmen. Wie wir hier am Beispiel der Einstellungen für die Bilder zeigen (Abbildung ), ist das nun sehr intuitiv gelöst: Für jeden Prüfpunkt hat man die Optionen Fehler, Warnung, Info oder Inaktiv, denen je ein passendes Symbol zugeordnet ist. Bei Fehlern ist es ein rotes Kreuz, das so auch als Prüfergebnis erscheint. Im gezeigten Beispiel generieren also Bilder mit unter 150 ppi einen Fehler, solche mit mehr als 450 ppi eine Info (verschwendeter Speicherplatz!) und verlustbehaftet komprimierte JPEGs eine Warnung.

Aussagekräftige Prüfreports

Das Prüfen anhand eines Profils wird im Preflight-Fester mit Klick auf Ausführen ausgelöst. Im nun erscheinenden Ergebnis-Fenster sind alle Fehler, Warnungen und Infos aufgelistet (Abbildung ). Die aus Acrobat 6 bekannte Snap-Funktion blendet das entsprechende Objekt gleich ein.

Über das Menü Report im Preflight-Fenster kann man sich den Prüfbericht mit allen Details in eine PDF-Datei schreiben lassen. Ein schönes Feature ist die Übersicht auf der letzten Seite des Reports. Anhand von über Ebenen realisierten Masken kann man sich hier alle Problembereiche anzeigen lassen. Im Beispiel unten sieht man so, dass es sich bei der als zu gering vermeldeten Halbtonbildauflösung um die in Bitmaps konvertierte Transparenz eines Schlagschattens handelt.

Kasten: Schweizer Initiative macht sich für PDF/X-3 stark

Das Qualitätslabel «PDF/X-3 ready» soll standardisierten Workflows im Publishing-Prozess zum Durchbruch verhelfen.

Am 27. Januar wurde im World Trade Center in Zürich die Initiative «PDF/X-3 ready» gestartet. Ziel der breit abgestützten Bewegung ist es, PDF/X-3 in der Schweiz zu einem raschen Durchbruch zu verhelfen. Der ISO-Standard PDF/X-3 verspricht, die Produktionsabläufe in der grafischen Industrie sicherer und effizienter zu machen.

Im Zentrum der Initiative steht das Qualitätszertifikat «PDF/X-3 ready», das Personen und Firmen im Publishing-Umfeld auszeichnet, die vom Know-how und der Infrastruktur her für einen PDF/X-3-Workflow gerüstet sind. Die Ugra (Schweizer Kompetenzzentrum für Medien- und Druckereitechnologie) fungiert dabei als unabhängige Zertifizierungstelle.

Mit dem PDF/X-3-Label sollen nicht zuletzt auch die Drucksachen-Auftraggeber für diese Thematik sensibilisiert werden, die ja am Ende von einer erhöhten Produktionssicherheit und Effizienz in der grafischen Industrie mit profitieren.

Der Initiative, die sich am 27. Januar im Rahmen der «Adobe Acrobat Tour 2005» das erste Mal in der Öffentlichkeit präsentierte, können Firmen und Einzelpersonen für einen Jahresbeitrag von 250 respektive 85 Franken beitreten. In diesem Betrag ist ein webbasierter PDF/X-3-Test anhand von eingesandten Daten und im Falle des Bestehens die Zertifizierung durch die Ugra inbegriffen. Auf dem Weg zum Zertifikat profitieren Members der Initiative von verschiedenen Hilfestellungen wie einem «PDF/X-3-Kochbuch» und einem regelmässigen Newsletter. Zudem haben die wichtigsten Schulungsdienstleister der Branche der Initiative ihre Unterstützung zugesagt, sodass Kurse und Schulungen im Bereich Adobe Acrobat und PDF künftig mit einem «PDF/X-3 expert»-Zertifikat abgeschlossen werden können.

Abgestufte Zertifikate

Neben dem Label «PDF/X-3 ready» werden zwei weiterführende Zertifikate eingeführt: «PDF/X-3 expert» zeichnet Personen aus, die über ein fundiertes praktisches Wissen im Umgang mit PDF/X-3 verfügen. Dieses Zertifikat kann über eine Prüfung erlangt werden, die von der Ugra abgenommen wird.

Dienstleister, welche Firmen-Member der Initiative sind und über einen oder mehrere als «PDF/X-3 expert» qualifizierte Mitarbeiter verfügen, können als höchste Stufe die Zertifizierung «PDF/­X qualified» erlangen. Dabei sind die zu erfüllenden Voraussetzungen bei Datensendern (zum Beispiel Werbeagenturen) und Datenempfängern (zum Beispiel Druckereien) unterschiedlich.

Datensender erstellen gemäss Vorgaben drei PDF/X-3-Dokumente und legen diese zur Zertifizierung der Ugra vor. Bei den Datenempfängern setzt die Zertifizierung «PDF/X qualified» zusätzlich die für einen reibungslosen Workflow nötige moderne Infrastrukur voraus. Hier gilt es daher, eine von der Ugra gelieferte Testform korrekt verarbeiten zu können.

Breit abgestützte Bewegung

Die Initiative PDF/X-3 ready ist breit abgestützt; zu den Gründungsmitgliedern gehören:

Adobe Systems (Schweiz) GmbH, A&F Computersysteme AG, Mayerthaler AG, Mediaforum, Zeitschrift Publisher, PBU AG, PrePress-Consulting Stephan Jaeg­gi, Print­Online AG, Publicitas AG, SMI AG, Topix AG, Ugra, ulrich-media GmbH, Zeitschrift Viscom und der VSD (Verband Schweizer Druckindustrie).

Info

«PDF/X ready», c/o Ugra,
Im EMPA-Haus, 9014 St. Gallen
www.pdfx3.ch