Statistiken publizieren mit InDesign und Co.

HAEME ULRICH Der Dienst Electronic Publishing (EP) im Bundesamt für Statistik, Neuenburg, arbeitet mit Kreativ-Software von Adobe. «Für den Herbst ist der Umstieg auf die Adobe Creative Suite geplant», gibt Frank Egli, Chef Dienst Electronic Publishing, an.

Vorstufe und Digitaldruck inhouse

EP ist Anlaufstelle für die statistischen Fachstellen, wenn es um Gestaltung, Erstellung und Reproduktion von Drucksachen geht. Dabei ist das Team um Frank Egli nicht nur fürs Layouten der Drucksachen zuständig. Auch Beratung der Kunden gehört zum Aufgabenkreis.

Das Produktsortiment ist beeindruckend. Mal werden Erhebungsunterlagen oder Akzidenzdrucksachen verlangt. Dann wiederum müssen die Spezialistinnen und Spezialisten aus Unmengen von Zahlen anschauliche Grafiken zaubern. Auch die bekannten periodischen Publikationen des Bundesamts für Statistik gehen durch den Dienst EP. Zunehmend bereitet das Team Dokumente für elektronische Medien (CD-ROM und Web) auf.

Um die zeitkritischen Medienmitteilungen und Aktualitäten rechtzeitig an Ort und Stelle zu haben, gehören auch Digitalkopiergeräte zum Maschinenpark.

Quark schied aus

Als damals Desktop-Rechner das veraltete AES-Textverarbeitungssystem ablösten, hielt auch Frank Egli Ausschau nach einer für sein Team geeigneten Layoutsoftware. Nach einer sehr tief gehenden Evaluationsphase entschied man sich für Aldus PageMaker. «Klar schauten wir uns damals auch Ventura und XPress genau an», erklärt Egli. «Für unsere Auftragsstruktur passte Aldus PageMaker einfach besser.» Später ging PageMaker von Aldus an Adobe über. Und so wurde der Dienst EP quasi über Nacht Adobe-Kunde.

InDesign seit 2.0

So war es eigentlich logisch, später PageMaker durch InDesign zu ersetzen. Frank Egli: «Wir haben uns schon seit der Ankündigung von Adobe InDesign 1.0 intensiv mit dieser neuen Software befasst. Als dann die Version 2.0 vorgestellt wurde, war für uns der Zeitpunkt für den Umstieg gekommen.» Als Gründe für den Wechsel nennt Egli vor allem die gute Integration der einzelnen Adobe-Produkte, die Tabellenfunktion und die kreativen Freiheiten.

Tabelle um Tabelle

Wo sonst, wenn nicht im Bundesamt für Statistik, gibt es Tabellen wie Sand am Meer. Tabellen wurden von Layoutsoftware lange Zeit stiefmütterlich behandelt. Büroprogramme wie Word machten längst vor, wie man mit Tabellen umgeht: zellen basierend. Adobe stellte dann mit InDesign 2.0 die erste Layoutsoftware vor, die Tabellen auch aus Zellen bauen konnte. Ein Volltreffer für den Dienst Electronic Publishing. «Ein grosser Vorteil ist auch der direkte Excel-Import», ergänzt Frank Egli.

InDesign kann Tabellendaten aus Excel auf Wunsch bloss verknüpfen. Das heisst, der Bezug zur Excel-Datei bleibt erhalten. Man müsste jetzt eigentlich annehmen, dass dann bei einem geänderten Excel-File die Tabelle in InDesign nur aktualisiert werden kann. Leider nein. InDesign importiert die Tabelle vollständig neu und überschreibt in InDesign gemachte Formatierungen.

Um dieses Problem zu umschiffen, ins-tallierte EP auf allen Arbeitsstationen das InDesign-Plug-in SmartStyles. Damit kann das Aussehen von Tabellen gesichert werden. Nach der Aktualisierung einer Tabelle weist man das gesicherte Aussehen dieser Tabelle einfach wieder zu. «Insgesamt hat uns der Umstieg auf Adobe InDesign in der täglichen Produktion klare Erleichterungen gebracht», fasst Egli die letzten beiden Jahre zusammen. «Wir wurden schneller, kreativer und konnten gleichzeitig Fehlerquellen mindern.»

Wunschliste an Adobe

Auf die Frage, was denn in InDesign noch fehle, meint Frank Egli: «Im Schriftenmenü fehlt nach wie vor die Vorschau der einzelnen Schriftarten. Es wäre zudem vorteilhaft für uns, wenn wir pro Dokument unterschiedliche Seitengrössen anlegen könnten. Wir brauchten dies vor allem für Leporellos. Ziemlich spitzfindig, für uns aber nicht ganz trivial: Adobe Photoshop behandelt die alternativen Farbräume bei Sonderfarben anders (Lab), als dies InDesign und Illustrator (CMYK) tun.»

Spezialsoftware für Diagramme

Nicht nur Tabellen, sondern vor allem übersichtliche Grafiken zeichnen Statistiken aus. Dafür verwendet man die Chart-Software Xact von Scilab (www.scilab.de). Zwar werde diese Software im Outputbereich den Anforderungen der Druckvorstufe nur knapp gerecht. Dafür biete sie aber entscheidende Vorteile bei der Aktualisierung der Daten, begründet man diesen Entscheid.

Der Dienst EP baut Xact-Grafiken als EPS-Dateien ins InDesign-Layout ein. Zum Teil müssen die Grafiken vorgängig noch in Adobe Illustrator verfeinert werden.

Windows und OpenType

Nein, nicht dass der Dienst EP dem Wirbel von Ringier und Co. gefolgt wäre. Im Dienst EP produziert man seit 1990 unter Microsoft Windows. Weder Informationspolitik noch Strategie von Apple oder Microsoft waren für den Plattformentscheid zu Gunsten von Microsoft ausschlaggebend. «Es war seinerzeit die EDV-Umgebung (IBM-Host) unserer Datenlieferanten der statistischen Fachabteilungen», erklärt Frank Egli.

Mitentscheidend war auch, dass der Datenaustausch zwischen Mac und PC damals nicht wirklich effizient war. So scheiterte man in der Zeit vor Unicode oft an falsch konvertierten Umlauten, Akzenten und Sonderzeichen. Frank Egli weiter: «Und dann darf man nicht vergessen, dass wir eine Mac-Insel gewesen wären, mitten in einem PC-Meer. Dies hätte zu unnötigem Mehraufwand geführt, weil unser zentralisierter Support schon damals auf die PC-Plattform spezialisiert war.» Ein nagelneuer Apple Macintosh G5 vertritt dennoch die Apple-Welt. Man braucht ihn für Tests von plattformneutralen CDs und für die Konvertierung der Daten bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Weil InDesign-Dateien schon immer auf Unicode basierten, musste hier nie zwischen den beiden Plattformen konvertiert werden. Und als man sich bei der Migration von Windows NT auf Windows 2000 im letzten Jahr auch noch für die OpenType-Varianten der Hausschriften entschied, war auch das Schriftenchaos der unterschiedlichen Welten mit einem Wisch aus dem Weg.

Von Excel zur Toppublikation

Die Entstehung einer Publikation im Dienst Electronic Publishing des Bundesamtes für Statistik unterscheidet sich nicht gross von einem Workflow in einem Verlag oder einer Druckvorstufe. Weil absolut korrekter Inhalt und hohe Qualität in kurzer Zeit entstehen müssen, hat man sich entschieden, wenn immer möglich auf offene Daten zu verzichten, um geprüfte, belichtungsfertige PDF-Dateien in die Druckerei zu liefern.

Autoren liefern ihre Vorlagen meist als Office-Daten (Word und Excel). Gelieferte Bilder passt man in Photoshop den Druckbedingungen an.

Das Layout wird in InDesign erstellt. Frank Egli: «PageMaker starten wir heute, ein Jahr nach dem Wechsel auf InDesign, nur noch in ganz seltenen Fällen. Neue Projekte erstellen wir sowieso in InDesign.»

Automatisierte PDF-Erstellung

Weil nicht bei allen Partnerdruckereien modernste technische Einrichtung vor­ausgesetzt werden darf, scheidet der direkte PDF-Export aus Adobe InDesign im Dienst EP aus. Denn dieser würde die Schriften als CID-Fonts in die PDF-Datei einbetten, was für die Ausgabe einen recht aktuellen PostScript 3.0 RIP benötigen würde. Wird aus InDesign PostScript gedruckt, dann wandelt InDesign die Schriften zurück zu herkömmlichen PostScript Type-1- oder TrueType-Fonts. Um eine möglichst anspruchslose PDF-Datei liefern zu können, müssen die Leute vom Dienst EP mit den korrekten Druckeinstellungen also auf dem «Distiller-Drucker» drucken. Dann ist es absolut notwendig, die richtigen Distiller-Einstellungen (Joboptions) zu verwenden. Insgesamt hätte ein solcher Workflow zu viele Fehlerquellen. «Ein Fehler kostet mehr als eine Software», sagte man sich und installierte auf jeder Arbeitsstation Enfocus Instant PDF. Diese Acrobat-Erweiterung sorgt nun für eine automatische PDF-Erzeugung über den Druckdialog mit anschliessendem Preflight der PDF-Datei.

Office-Daten für den Druck

Aber nicht nur prüfen und managen kann Enfocus Instant PDF. Während des Preflights sind auch Eingriffe in die PDF-Datei möglich. So liess sich EP ein PDF-Profil für Instant PDF schreiben, das PDF-Dateien aus Office für die Druckvorstufe aufbereitet. Dieses hinterlegte man einem virtuellen Instant-PDF-Drucker. Resultat: mit einem Mausklick aus MS-Office druckvorstufentaugliche PDF-Dateien. Leider kann die Enfocus-Software nicht alle Objekte in PDF-Dateien ändern. Muster und stufenlose Verläufe bleiben unangetastet. Für jene Fälle greift man auf Acrobat Plug-in Quite a Box of Tricks zurück.

Kein Durchkommen ohne Zertifikat

PDF-Dateien werden nicht einfach so nach Lust und Laune geprüft. Der Dienst EP setzt auf Certified PDF von Enfocus. Vorteil dabei: Man «sieht» es einer geprüften PDF-Datei an, wie und wann sie wonach geprüft wurde. Und man sieht, ob Fehler in der geprüften PDF-Datei enthalten waren. Und, wenn ja, welche. Man kann sich fragen, warum eine so genaue Datenausgangskontrolle notwendig sei. Dies könnte doch auch die Druckerei übernehmen. Dass dieser Ansatz eben genau falsch wäre, haben Frank Egli und sein Team längst erkannt: «Je später der Fehler entdeckt wird, desto teurer wird er. Auch für uns. Seit wir die PDF-Dateien zertifizieren, haben wir praktisch keine Rückfragen mehr von Druckereien. Wir haben die Sicherheit, drucktechnisch korrekte PDF-Dateien an die Druckerei übergeben zu können.»

Als Basis für die Zertifizierung greift man im EP auf die bewährten Empfehlungen der Ghent PDF Workgroup zurück (www.ghentpdfworkgroup.org).

So bleibt man am Ball

Die Entwicklung in der Druckvorstufe geht schnell. Und der Dienst EP zieht mit. Dies beweisen Selbstverständlichkeiten wie Zertifizieren von PDF-Dateien, Erstellen elektronischer Formulare und erste Kontakte mit XML. Man fragt sich, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mithalten können, die im Alltag andere Sorgen haben, als sich ständig um neue und effizientere Technologien zu kümmern. Frank Egli hat ein spezielles Ausbildungskonzept, das genau seinen Bedürfnissen entspricht: «Seit der Einführung des Desktop Publishing konnten sich unsere Leute regelmässig weiterbilden. Während der letzten Jahre wurden verschiedene Abendkurse der polygrafischen Vereinigung Bern besucht.

Seit dem Umstieg auf Adobe InDesign haben sich auf uns zugeschnittene Firmenkurse bewährt. Zum Teil machen wir Workshops direkt bei uns in Neuenburg, an unseren Maschinen, in unserer Umgebung. Wir holen also die Berater/Trainer zu uns ins Haus. Umgebung und Workflow sind heute oft so komplex, dass sich dies in einer Schulstube schier nicht mehr nachbilden lässt.» Und eben, der nächste Schritt steht ja bevor: Updaten auf Adobe Creative Suite Premium.