Serverbasierte PDF-Konvertierung

ANDREAS BURKARD Der Acrobat Element Server 6.0 ist ein kleiner Teil der ganzen Document Services von Adobe. Die wachstumsstarken Dokumentdienste von Adobe können mittlerweile mit bestehenden Unternehmenslösungen kommunizieren und bilden eine gemeinsame Serverbasis (siehe Publisher 1-03).

In PDF ist XML eingewandert und dies ermöglicht den Zugriff auf gewisse Funktionen innerhalb der PDF-Datei. XML-fähige Werkzeuge können auf diese XML-Data-Pack­­ages (XDP) zu­­­greifen, um Informationen herauszunehmen und einzubringen. PDF-Dokumente werden dadurch «actionable». Der Adobe Form Designer wird ein Schlüsselprodukt im Umgang mit diesen neuen Möglichkeiten. Durch die Kombination von XDP mit PDF kann er Dokumente für die verschiedensten Anforderungen aufbereiten.

Das zentrale Element in dieser spannenden Entwicklung ist und bleibt jedoch die reader- und webfähige PDF-Datei von Adobe. Um die Erstellung von PDF-Dateien ist in den letzten Jahren ein harter Konkurrenzkampf entbrannt. Verständlicherweise nennt der Erfinder des universellen Dateiformates sein PDF jetzt «Adobe PDF».

Zentrale Verwaltung derPDF-Umwandlung

Der Adobe Acrobat Element Server 6.0 bietet Unternehmen die zentrale Verwaltung und dadurch mehr Kontrolle bei der PDF-Erstellung. In Acrobat 6.0 ist die PDF-Umwandlung von Originaldateien enthalten. Acrobat 6.0 wird in den Versionen Standard, Professional und ab 1000 Lizenzen als Element verkauft. Eine Lizenz von Acrobat Element 6.0 ermöglicht auf einem Arbeitsrechner die einfache PDF-Erstellung aus Office-Dokumenten.

Unternehmen, welche eine grosse Mitarbeiterzahl am Dokumenterzeugungsprozess beteiligen, möchten oftmals eine zentrale Verwaltung der Einstellungen. Adobe hat deshalb seit längerem den Distiller-Server im Angebot. Dieser kann aber «nur» PostScript-Dateien in PDF umwandeln und ist folglich für Unternehmen innerhalb des grafischen Umfeldes von besonderem Interesse. Ein Administrator kann beispielsweise in solchen Abläufen überwachte Ordner definieren, was letzlich den Erstellungsprozess für die Anwender vereinfacht. Der Distiller-Server kostet für die Nutzung mit 100 Anwendern 6299 Euro, in der unlimitierten Version 18699 Euro.

Die Reduktion von Verwaltungs- und Unterhaltskosten in grossen Unternehmen war bei der Entwicklung des Acrobat Element Server 6.0 ein wichtiges Kriterium. So vermag dieser im Gegensatz zum Distiller-Server mehr Dateiformate in PDF umzuwandeln:

• Microsoft Word (DOC, RTF, TXT)
• Microsoft Excel (XLS)
• Microsoft PowerPoint (PPT, PPS)
• Microsoft Project (MPP
• Corel Word Perfect (WPD
• Adobe PostScript (PS, EPS)
• diverse Bildformate (PSD, JPG, TIF, BMP, GIF).

Einsatz mit unterschiedlichen Methoden

Der Acrobat Element Server 6.0 unterstützt die Konversion von Querverweisen, Inhaltsverzeichnissen und Absatzformaten zu Links und Lesezeichen sowie die Implementierung von 128-bit-Verschlüsselung für vertrauliche Dokumente. Adminis­tratoren können überwachte Ordner mit unterschiedlichen Joboptions einrichten (Web, Standard, PDF-X3, Passwortsicherheit usw.).

Die Erstellung von PDF über den Acrobat Element Server kann auf verschiedene Weise erfolgen: Bei Zugriff über den E-Mail-Client versendet der Mitarbeiter das zu konvertierende Dokument als Attachment und erhält ein E-Mail vom Server mit der umgewandelten PDF-Datei zurück.

Die Bedienung über den Web-Server hat den Vorteil, dass der Administrator eine individuelle Bedieneroberfläche für den Web-Browser erstellen kann. Im Browser wählt der Anwender die entsprechende Datei und bekommt das PDF wieder als E-Mail-Attachment zugesandt.

Bei der Nutzung der überwachten Ordner legt der Administrator zentral Ordner an, in die der Mitarbeiter die umzuwandelnde Datei verschiebt. Dabei kann der Administrator unterschiedliche Ordner für die spezifischen Anforderungen an Sicherheit und Auflösung definieren. Das fertige PDF-Dokument findet der Anwender dann in einem Ausgangsordner.

Der Element Server 6.0 ist Citrix-tauglich (Citrix-Technologie erlaubt dem Benutzer, die Programme direkt am Server laufen zu lassen). Es müssen dazu seitens der Administration lediglich Benutzerrechte, so genannte «Sessions» eingerichtet werden.

Der Benutzerzugriff kann über API, die Schnittstelle für Anwendungsprogrammierung (Application Programming Interface), gesteuert werden und ist unter anderem offen für das SOAP-Protokoll. SOAP steht für «Simple Object Access Protocol» und ist im Wesentlichen eine Weiterentwicklung von XML. Dadurch können Dokumenten-Management-Systeme und Software von verschiedenen Betriebssystemen und aus verschiedenen Umgebungen über das Internet eingebunden werden.

Somit erlaubt die Einbindung des Acrobat Element Server 6.0 letztlich neue Möglichkeiten bei der Erstellung von Adobe PDF innerhalb einer grösseren Arbeitsumgebung.

Übrigens: Auch der Web-Service «Create Adobe PDF online» (https://createpdf.adobe.com) benutzt im Hintergrund den Acrobat Element Server. Nach einer Registrierung können so Originaldateien hochgeladen werden. Das PDF wird sich kurze Zeit danach im elektronischen Briefkasten befinden. Für eine beschränkte Anzahl Dateien ist diese Dienstleistung kostenlos.

Der Acrobat Element Server 6.0 ist nur in englischer Sprache verfügbar und benötigt ein englisches Windows-Betriebssystem. Die Preise richten sich nach den Adobe-Lizenzprogrammen TLP (Transactional License Program) und CLP (Contractual License Program) und liegen zwischen 13530 und 22110 Euro.