Typografie

Faxgestaltung

Keine Farben, keine Feinheiten, nicht allzu dunkel. Kann man Faxe überhaupt anständig gestalten? Man kann.

RALF TURTSCHI Ich habe mich bisher wenig eingehend mit der Gestaltung eines Faxdeckblattes beschäftigt. Erst eine Leserzuschrift hat mich animiert, dieses Thema aufzugreifen. Da Faxe ebenso verbreitet sind wie der normale Briefverkehr, stellt sich die Frage, wie weit man das Erscheinungsbild auf das Fax übertragen soll. Es stellt innerhalb der Geschäftsausstattung vom Druck aus gesehen qualitativ das schlechteste Element dar. Gute Erscheinungsbilder schliessen jedoch das Fax von Beginn weg in den Gestaltungsprozess ein.

Bei der Gestaltung eines Erscheinungsbildes ist die Frage berechtigt, ob man das gesamte Erscheinungsbild dem schwächsten Glied anpassen soll oder ob das Fax halt einfach eine abgespeckte Version darstellt. Auch eine Internet-Site zeigt ja nicht die gleiche Qualität wie eine Drucksache: Die Abbildungsgrösse der Bilder ist limitiert, die Auflösung der Bilder und Schriften ist beschränkt. Lack, Metallicfarben, Prägungen, Stanzungen sind nicht darstellbar oder die Haptik des Papiers fehlt. Im Internet gibt es dafür andere Werte, wie Bewegung, Ton, Suchroutine usw. Ich behandle im Folgenden immer das Faxdeckblatt, nicht den darauf folgenden Inhalt. In der Regel werden Faxe meistens beim Absender direkt über Formulare gestaltet, die in der Bürokommunikation möglich sind. Winword als Leader verfügt hier über relativ wenig Möglichkeiten, ein schönes Faxformular zu gestalten. Das Fax bleibt also leider Stiefkind der Bürokommunikation. Weil das Faxformular aber nur einmal kreiert werden muss, um alsdann allen Mitarbeitern als Formular zur Verfügung zu stehen, lohnt sich der Aufwand. Das Faxformular muss vom Gestalter des Erscheinungsbildes mitgestaltet werden. Weil dieser üblicherweise nun aber wenig Ahnung von Winword besitzt, wird das Faxformular im Gestaltungsprozess häufig unterschlagen und die Unternehmen wursteln sich irgendwie durch. Das gleiche Phänomen trifft man heute beim E-Mail an. In der Rechtschreibung wird geludert, als hätten wirs mit SMS zu tun, und von den Darstellungsmöglichkeiten von Outlook Express wird kaum je Gebrauch gemacht.

Faxe werden als elektronische Formulare von Computer zu Computer übermittelt und allenfalls auf einem üblichen Drucker ausgegeben. Dann sind die Gestaltungsmöglichkeiten so gross, wie es die entsprechende Software zulässt. Man kann also auch aus InDesign heraus Faxe generieren. Im andern Fall besteht ein vorgedrucktes oder kopiertes Faxformular, welches von Hand ausgefüllt und in ein Fax­übermittlungsgerät gesteckt wird. Solche handschriftlichen Notizen haben den Charakter von persönlichen Aktennotizen und passen nicht zu wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Offerten. Auch ein Faxdeckblatt trägt zur Imagebildung bei!

Eingeschränkte Corporate-Design-Vorgaben

Das Fax hat sich den Corporate-Design-Vorgaben anzupassen. Platzierung von Logo und Schrift und deren Grösse stehen im Vordergrund. Hier zeigt sich die Designqualität des Logos. Ein gutes Logo muss sich auch schwarzweiss umsetzen lassen. Falls nicht vorhanden, kann man die Schwarzweissumsetzung nachträglich von einem externen Grafiker realisieren lassen. Graustufen oder Verläufe im Logo sind nur bedingt faxtauglich, weil am andern Ende der Leitung ein unkon­trollierbares Geschmiere rauskommt; je nachdem, welche Geräte oder Drucker beteiligt sind. Zudem sollte man im Auge behalten, dass Faxe oft kopiert oder dann weitergefaxt werden, was die Lesequalität nochmals zusätzlich verschlechtert.

Die Übertragung der Gestaltung des Briefbogens auf das Fax ist nicht angesagt. Beim Briefbogen ist die Schrift oftmals viel zu klein für eine lesbare Übertragung. Etwa 10 Punkt kann als lesbar gelten. Selbstverständlich kann auch eine 8 Punkt übermittelt werden, das Risiko steigt einfach, dass der Text unlesbar wird. Wie im Internet sind Feinheiten in Schriften nicht ideal, also keine Serifenschriften, keine Schnitte Light oder Thin. Aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir wenn immer möglich zur Abtrennung der Vorwahl in Telefon- und Faxnummern einen Trennstrich und nicht einen Schrägstrich, weil dieser bei gewissen Schriften eine optische Nähe zur 7 oder 1 aufweist und vor allem bei kleinen Schriften oder schlechter Übertragung zu Missverständnissen führen kann.

041-711 34 00

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Randabfallende Elemente werden bei Faxübertragung einen kleinen Rand aufweisen. Textelemente, welche zu nah am Papierrand stehen, könnten abgeschnitten werden.

Texte auf Grauflächen oder in Bildern sind problematisch. Die groben Rasterflächen machen jede feine Schrift unlesbar. Dabei kommt es nicht darauf an, wie das Orginal-Fax aussieht, sondern, was nach der Übermittlung übrig bleibt. Ab einem gewissen Tonwert schmieren Grauflächen ganz zu und der Text verschwindet. Das sollte jeder wissen, der Korrekturabzüge aller Art via Fax übermittelt. Eine Fehlerquelle par excellence, die in politischen Abstimmungskampagnen auch schon zu reden gab. Dort gab man der Faxübertragung die Schuld an falsch publizierten Statistiken. Zum Glück gibts solche Ausreden.

Anpassen, lautet die Devise. Perfekte Übernahme der Corporate-Design-Vorschriften nützt nichts, wenn sie nicht lesbar rüberkommen. Zum Glück sind die Faxgeräte ja nicht mehr das, was sie vor Jahren waren, und übertragen eigentlich recht gut.

Deckblatt

Auf einer normalen Übertragung wird bekanntlich das Datum, die Zeit der Übertragung, die Absendernummer, der Name des Absenders und die Seitenzahl am oberen Rand des Faxes automatisch protokolliert, sofern man dies nicht unterdrückt. Was gehört nun alles zusätzlich aufs Faxdeckblatt? Nebst den üblichen Absenderangaben wie auf dem Briefbogen sind dies:

– Absender (Name)

– Empfänger (Firma, Name)

– Datum

– Betreff

– Anzahl Seiten, inkl. Deckblatt

– Kopie geht an (CC)

– Bemerkungen

– Felder zum Ankreuzen: dringend, zur Stellungnahme, zur Erledigung, zur Kenntnis usw.

Gestaltung

Ich begrüsse ein Faxdeckblatt, welches als solches gekennzeichnet ist. Ob der Titel nun Fax, Faxdeckblatt, Fax Cover­sheet oder Telefax-Übermittlung heisst, ist nicht entscheidend. Viel Schwarz würde ich nicht empfehlen, da man ja die Tinte des Empfängers braucht. Graue Balken mit Text sind wegen der Übermittlungsqualität ungünstig. Im Wesentlichen bleiben Linien oder grosse Buchstabenelemente, auf die man bauen kann. Man kann die Worte «dringend» oder «fast» in Outline als Grafikelement über das Fax legen oder dann «Faxdeckblatt» typografisch etwas aufmöbeln.

Personalisierung

Beim Fax ist es möglich und auch sinnvoll, die eigenen persönlichen Angaben einzusetzen: Direktnummern von Fax und Telefon, Mobile usw. sollten nicht fehlen. Ein bestehendes Firmenformular in Winword kann auf der Inhalts­ebene damit ergänzt werden. Das Tüpfelchen auf dem Fax stellt die Strichumsetzung eines Porträts dar, welches der Botschaft ein gewisses Mass an «human touch» verleiht. Um solche Zeichnungen ab fotografischen Bildern zu realisieren, bedarf es jedoch einiges an Kenntnissen und Aufwand. Natürlich ist das Resultat auch verblüffender als der normale 08.15-Weg, den alle mit Winword gehen.