Zusammenarbeit leicht gemacht

• Inhalt wird mehr oder weniger «blind» erstellt
• Eventuelle Layoutvorgaben
• Typisch ist die Reihenfolge, nämlich sequenziell, Step by Step, iterativ
• Über- und Untersatzprobleme
• Textänderungen in Layoutphase
• Unzählige Fassungen von Dateien, eigen­dynamische «Überholungen»
• Kommunikations- und Zugriffsprobleme
• Zeit-, Geld- und Nervenverlust

Die Sicht des Layouters

Adobe InCopy ist ein Textverarbeitungsprogramm à la Word. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass auf InDesign-Daten zugegriffen und der Inhalt editiert werden kann. Zutreffende Situationen für dieses Szenario sind:

• Der Text wird von einem «externen» Mitarbeiter erfasst und im Layoutprogramm formatiert.
• Ein «externer» Mitarbeiter editiert, korrigiert und ergänzt das Layout aufgrund von Prints oder PDFs.

Für beide Abläufe wirkt InCopy wie ein Turbolader. Zielgruppe für das Produkt sind weniger InDesign-Anwender, sondern vielmehr die auf Word-Basis schreibenden Leute.

Dem schreibenden Autor hüpfte das Herz, als er das erste Mal den aktivierbaren Punkt in den Verknüpfungsvoreinstellungen Beim Platzieren von Text und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen erblickte. Winkt da ein quasi eingebautes Mini-Redaktionssystem? Gross war die Enttäuschung, als beim Neuimport eines zwischenzeitlich editierten Word-Files alle Formatierungen vernichtet wurden. Klar doch, es handelt sich dabei um einen reinen Re-import, bloss die Versuchung, auf das gelbe Warndreieck zu klicken, war zu gross. Exakt hier setzt InCopy ein. Mit InCopy kann im Verknüpfungsbedienfeld getrost auf die gelbe Warnung geklickt werden, XML sei Dank.

Doch davon später mehr. An dieser Stelle genügt es, zu wissen, dass es mit InCopy möglich ist, unter Layoutansicht buchstabengenau Text zu editieren, und dass die Kontrolle über den Ablauf bei den InDesign-Anwendern liegt.

Das notwendige Dateisystem zur Verwaltung legt InDesign automatisch an. Man braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Die Sicht des Texters

Wie bereits oben erwähnt ist Adobe InCopy ein Texteditor wie Word. Das unter Windows oder Mac OS X funktionierende Programm bietet jedoch eine tolle Integration mit InDesign. Die Applikation kann durchaus auch stand-alone verwendet werden. Ein neuer Job kann aus InCopy angelegt werden, ohne dass man dazu ein InDesign-Layout zur Verfügung hat. Die volle Stärke hingegen kommt in der Zusammenarbeit mit Adobe InDesign zum Tragen. Statt auf Prints zu warten, kann man Layoutdaten öffnen und Storys editieren, Bilder austauschen oder im Ausschnitt verändern. Auch wenn dieselbe Datei vom layoutenden Mitarbeiter gleichzeitig geöffnet ist. Alles, was dazu notwendig ist, ist das so genannte Auschecken der betreffenden Story. Damit wird die Datei editierbar und gleichzeitig wird verhindert, dass andere, sei es im Layoutprozess oder sei es ein anderer InCopy-User, gleichzeitig an derselben Datei arbeiten können. Wohlgemerkt: Dies geschieht alles automatisch im Hintergrund, weder layoutende noch schreibende Mitarbeiter müssen sich um die Datenverwaltung kümmern. Einfaches Aus- und Einchecken handhabt die Zugriffsberechtigungen.

InCopy kann selbstverständlich mit Word-Dateien umgehen. Ebenfalls ist ein Datenaustausch zwischen den Programmen auf RTF-Basis möglich.

Der Einstieg ist mit minimalen Kenntnissen möglich. Die Power muss nicht von Beginn weg genutzt werden. InCopy unterstützt Features wie Änderungsverfolgung, Annahme oder Zurückweisen von Korrekturen, Notizen, Einsatz der Absatz- und Zeichenformate des Originallayouts (ohne ändern zu können) und einiges mehr. Idealerweise werden die Möglichkeiten ausgeschöpft. Dies ist aber sicherlich kein Muss.

Adobe InCopy Funktionen

• Server, offline oder E-Mail-basierende Abläufe
• Paralleles und simultanes Arbeiten
• Layoutansicht für alle gegeben
• Keine Über- und Untersatzprobleme
• Produktivität durch Absatz-, Zeichen- und Tabellenformate, Suchen/Ersetzen, Thesaurus, Notizen, Textmakros
• Automatisches Dateisystem
• Zusammenspiel InCopy und Word für ­Mitarbeiter ohne InCopy-Lizenz
• Kostengünstig

Verursacherprinzip

Der grosse Nutzen aus dem Zusammenspiel der beiden Programme besteht darin, dass die Arbeit dort ausgeführt wird, wo sie auch entsteht, nämlich beim Verursacher. Effizienter kann man es nicht machen. Pssst, nebenbei erwähnt, führt dies vor allem zu einer markanten Entlastung von layoutenden Mitarbeitern. Kommunikationsprobleme und auch der Zeit- und Kostenaufwand werden minimiert.

Skalierbarkeit

Mit dem Einsatz des Gespanns machen Sie sicher nichts falsch, denn:

• zukunftssicher durch XML
• ausbaubar mittels Plug-ins von Woodwing, SoftCare u.a.m.
• händisches Vorgehen mittels Betriebssystem und Bridge sowie VersionCue von Adobe

Arbeitsweise

Der Übergang zu einem InCopy-Arbeitsablauf ist überraschend leicht und einfach. InDesign CS3 enthält alle notwendigen Komponenten. Einzig muss InCopy auf den Computern der Mitarbeiter installiert werden.

Wie kann man vorgehen?

• Export des gesamten oder eines Teils des Layouts zu InCopy
• Erstellen von Aufgaben aus einem Layout
• Start der Arbeit mit InCopy, die Ausgangslage kann auch eine Word-Datei sein

Generell unterscheiden wir:

• layoutbasierenden Ablauf
• aufgabenbasierenden Ablauf
• oder eine Kombination davon.

Falls kein Server zur Verfügung steht oder Mitarbeiter eingebunden sind, welche offline zum Firmennetzwerk arbeiten, können Aufgaben per E-Mail, CD oder ein anderes Offline-Medium an die Mitarbeiter übergeben werden.

Auf den folgenden drei Seiten ist ein einfaches Beispiel im Stil des Fotoromans dargestellt – viel Spass!

Der Autor

Peter Laely ist Prepress-Spe­zialist.

plaely@panag.ch