Acrobat turnt in Runde 11

andreas burkard Das PDF-Format ist ein sicherer und verlässlicher globaler Standard für elektronische Dokumente, und dies unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, dem Betriebssystem oder von der Hardwareplattform. Hinter dieser tollen Erfolgsgeschichte der Firma Adobe Systems stehen die kostenpflichtigen Acrobat-Produkte und der auf praktisch allen Rechnern weltweit vorhandene kostenlose Adobe Reader.

Acrobat und der Adobe Reader sind nun bei Version 11 angelangt. Die Weiterentwicklung war nicht immer geprägt von Meilensteinen. So wurde Acrobat 10 beispielsweise bloss neu eingekleidet, ansonsten lohnte sich der Kauf dieser Version kaum. Ganz anders kommt nun die Version 11 daher. Hier sind spannende neue Ansätze enthalten, wie wir künftig Dokumentprozesse auf Basis des beliebten und robusten PDF-Formates gestalten können. Gewisse Altlasten wurden mit mutigen Massnahmen beseitigt.

Benutzerführung

Die Benutzeroberfläche ist auf den ersten Blick gleich wie in der Vorgängerversion. Man muss sich also nicht völlig neu orientieren, um Werkzeuge und Funktionen zu finden, wie dies beim Umstieg von Acrobat 9 auf 10 der Fall war.

Die Werkzeuge sind nach wie vor fest verankert auf der rechten Seite. Neu besteht die Möglichkeit, eigene Werkzeuggruppen zu speichern. Hervorgehoben wird dabei die Möglichkeit, die Standardwerkzeuge schnell wieder zu erhalten.

Einige Funktionen, die Adobe als wichtig erachtet, befinden sich zusätzlich als Werkzeuge in der Werkzeugleiste. Alles in allem macht die Benutzerführung beim Umstieg von Acrobat 10 auf 11 keinerlei Schwierigkeiten.

Texte editieren

Bei den fest verankerten Werkzeugen auf der rechten Seite ist nun als Erstes Inhaltsbearbeitung aufgeführt. Adobe scheint hier grosses Potenzial bei den Anwendern zu sehen. Die meisten in der Inhaltsbearbeitung aufgeführten Funktionen konnten hingegen bereits in den Vorgängerversionen ausgeführt werden, doch einiges war ein bisschen verborgen oder nur über die rechte Maustaste in einem Kontextmenü erreichbar. Somit ist nun für alle Anwender klar ersichtlich, wohin die Reise mit dem PDF-Format gehen kann. Man kann neue Texte schreiben, bestehende Texte editieren und mit Bildern praktisch gleich umgehen wie in einem Layoutprogramm.

Ob man Texte sinnvoll editieren kann, hängt allerdings von der PDF-Struktur ab. Lange Textpassagen können durchaus in Segmente unterteilt sein. Dann sollte man am besten nach wie vor die Finger von dieser verbesserten Funktion lassen. Ist jedoch ein einzelner Textblock vorhanden, so kann dort Text ergänzt oder gelöscht werden. Der Textrahmen passt sich der neuen Grösse an. Man kann einen Text­rahmen verschieben, drehen, dessen Grösse ändern, die Ausrichtung bestimmen und dem Text eine Farbe zuweisen. Ein Blocksatz bleibt auch bei einer Textbearbeitung noch ein Blocksatz. Der Textrahmen fühlt sich beinahe so an wie in InDesign.

Textrahmen lassen sich aber nicht verketten. Pantone-Farben oder allgemeine Spot-Farben können den Texten nicht zugewiesen werden. Da müsste über Umwege mit der Druckproduktion nachgebessert werden. Erweitert man den Formatbereich in Inhaltsbearbeitung, so kommen weitere typografische Einstellungen zum Vorschein, wie Zeilenabstand, Laufweite oder die Skalierung ausgewählter Textstellen. Dann ist aber schnell einmal Schluss mit Typo.

Suchen und ersetzen

Das Suchen-Fenster wurde um den Eintrag Ersetzen durch erweitert. So kann man nun direkt im PDF-Dokument falsch geschriebene Begriffe ändern.

Bilder bearbeiten

Mit dem prominent platzierten Werkzeug Text und Bilder bearbeiten kann man ein Bild direkt aus der PDF-Datei zu Photoshop überführen, Korrekturen vornehmen und wieder in das PDF-­Dokument zurückspeichern.

Bilder konnte man bereits in der Vorgängerversion platzieren. Dazu musste man bloss den Trick mit rechten Maustaste kennen. Adobe sieht auch hier ein grosses Anwenderbedürfnis und pumpt diese Funktion nun mächtig auf. Die Inhaltsbearbeitung bekommt ein entsprechendes Werkzeug. Zu platzierende Bilder können als Graustufen, in RGB oder in CMYK vorliegen. Doch bei den Formaten gibt es Einschränkungen. Zwar werden gängige Formate wie JPEG, PNG, GIF oder TIFF unterstützt, ein TIFF-Bild mit Ebenen kann jedoch nicht platziert werden. Leider kneift die Bildplatzierung nach wie vor bei PSD-Dokumenten und sogar bei PDFs.

Über die rechte Maustaste kann man in Acrobat 11 Elemente in die vorderste Ebene, in die unterste Ebene oder einfach weiter vorne oder weiter hinten anordnen.

Mehr Export

Die Liste der Exportmöglichkeiten hat sich verlängert. Neu dazugekommen ist Microsoft PowerPoint. Man kann nun ein PDF auch im PowerPoint-Format exportieren. Wurde das PDF ursprünglich in PowerPoint erstellt, so klappt die Rückwandlung auch ganz ordentlich. Eine gewisse Nachbearbeitung muss jedoch einkalkuliert werden. Zahlreiche Anwender im Marketing werden diese Neuerung begrüssen.

Sieht ja ganz anders aus …

So beeindruckend die neuen Funktionen auch sind, sie bergen vermehrt auch die Gefahr, dass das Originaldokument stark vom PDF-Dokument abweicht. Da die Änderungen im PDF-Dokument das Originaldokument nicht aktualisieren, werden diesbezüglich noch manche Überraschungen auftreten. Viele Betriebe werden schmerzliche Erfahrungen in Bezug auf die Bearbeitungsmöglichkeiten im PDF erst noch machen. Das PDF-Dokument kann nun ganz schön vom Originaldokument abweichen.

Um einer chaotischen Arbeitsweise vorzubeugen, bedarf es eines verantwortungsvollen Umgangs mit den neuen und verbesserten Bearbeitungsmöglichkeiten in Acrobat 11.

Elektronisch signieren

Um den Bereich des elektronischen Signierens voranzutreiben, hat Adobe die Firma EchoSign gekauft. Es sind dazu ganz neue Ansätze im Werkzeug Signieren sichtbar.

Mit der simpelsten Methode, welche im Bereich Ich muss signieren untergebracht ist, kann man einfach einen Text eingeben. Hierzu wird das beliebte Werkzeug Schreibmaschine angesprochen, welches die Eingabe als Kommentar festhält. Man kann auch noch mit einem weiteren Werkzeug ein Häkchen setzen, um so die Glaubwürdigkeit zu steigern. Ein unkomplizierter Ansatz ist im Bereich Unterschrift platzieren vorhanden. Hier kann man in einem Fenster seinen Namen eingeben und einen Unterschriftenstil verwenden. Der Name wird dann in einer Schreibschrift dargestellt und bei der Zustimmung kann man diese Darstellung im PDF-Dokument platzieren. Man kann ferner auch mit dem Befehl Bild hinzufügen eine eingescannte Handunterschrift in das PDF-Dokument einfügen.

Für den unkomplizierten Geschäftsalltag, wo man nicht hinter jedem Vorgang kriminelle Energie vermutet, ist das absolut ausreichend. Bei einigen der weitergehenden Signaturprozesse wird man auf den EchoSign-Dienst verwiesen und muss erst ein kostenpflichtiges Konto eröffnen.

Leider herrscht bei der Rechtsgültigkeit von webbasierten Signaturen nach wie vor Wildwuchs. EchoSign ist eine Signatur ohne Zertifikat. In den USA, in England und in Kanada sind diese rechtsgültig. In der Schweiz, in Deutschland und in Österreich wird ein Zertifikat von einem Trust-Center benötigt. Signaturgesetze sollten also erst mal einheitlich gestaltet werden.

Barriereassistent

Barrierefreie PDF-Dokumente sind Dokumente, welche von Menschen mit und ohne Behinderungen gelesen werden können. Das Thema ist besonders interessant, weil in der Schweiz staatliche und staatsnahe Betriebe verpflichtet sind, ihre Websites barrierefrei aufzubereiten. Dasselbe gilt auch für auf diesen Websites veröffentlichte PDF-Dokumente.

Das Thema ist nicht neu in Acrobat, jedoch in Version 11, aber die Funktionen sind wesentlich verbessert worden. Man startet einfach den Aktions­assistenten Barrierefrei machen. Klickt man dort auf den Startknopf Anfang, so wird man Schritt für Schritt durch die Prozesse geführt und kann in den jeweils erscheinenden Fenstern die fehlenden Informationen eingeben. Zu den vielen Vorgaben gehören auch Alternativtexte bei Bildern, sodass eine Bildaussage vorgelesen werden kann. Der Assistent führt jedes Bild im PDF-Dokument auf. Man kann so sehr einfach eine Bildbeschreibung bei den wichtigsten Abbildungen eingeben.

Sind alle Punkte abgehakt, so erscheint das Prüffenster. Hier stellt man eine weitere Neuerung fest. Die praxisfremde Prüfung mit dem Namen W3C Web Content Accessibility Guide­line 2.0 (Arbeitsentwurf 27. April 2006) ist nicht mehr aufgeführt. Die Bestimmungen des Bundes haben sich unter dem Namen P028 genau auf diese praxisfremde Prüfungsoption und erst noch in der höchsten Auswahlstufe festgefahren. Diesem Standard zu genügen, war selbst mit einem übertriebenen Zeitbudget ein Wunschdenken. Adobe hat mit dem Weglassen praxisfremder Prüfungen absolut nachvollziehbar und richtig gehandelt. Man kann optional externe Prüfungen von entsprechenden Websites herunterladen. Nach wie vor gibt es in Acrobat die Möglichkeit, die Leserichtung manuell zu optimieren. Was aber noch kommen sollte, ist ein verbindlicher PDF/UA-Standard, welcher über Pre­flights ausgeführt werden kann. Doch dazu müssen sich die verschiedenen Interessengemeinschaften erst einmal hinsetzen, Kompromisse machen und praxisgerechte, verbindliche Standards für die Barrierefreiheit entwickeln.

Druckproduktion

In Acrobat 10 wurden die Druckproduktionswerkzeuge von der Vorgängerversion übernommen. Da war schon viel drin und es mag sein, dass infolge etlicher voll automatisierter Produktionsstras­sen im Printworkflow der Hersteller dieses Segment vorerst auf Eis legte. In Acrobat 11 wurden die Druckproduktionswerkzeuge nun leicht erweitert.

Das Werkzeug Objekt bearbeiten (in Acrobat 9 und früher TouchUp-Objektwerkzeug) ist in der Druckproduktion zu finden. Das Werkzeug kann jetzt über die rechte Maustaste eine Auswahl als neues PDF speichern.

Die Ausgabevorschau vermag nun noch mehr Dinge einzublenden, wie beispielsweise erweiterte Farbräume, und kann Objekt-, Endformat- und Anschnittrahmen anzeigen. Der in der Ausgabevorschau enthaltene Objekt­inspektor platziert beim Klick mit zusätzlich gedrückter Shift-Taste einen Kommentar direkt auf dem Objekt. In diesem Kommentar sind alle Eigenschaften des Objektes enthalten. Das kann durchaus interessant für Abstimmungsprozesse sein. Ferner zeigt die Ausgabevorschau nun mit einem Ja oder Nein an, ob überdruckende Objekte im Dokument enthalten sind.

Letztlich weist auch noch das Druckfenster eine kleine Neuerung auf. Man kann auf Wunsch direkt in Graustufen oder Schwarzweiss drucken. Es wird dabei das Graustufenprofil der Farbeinstellungen von Acrobat herangezogen, welches standardmässig auf DotGain20% eingestellt ist.

PDF-Formulare

Formularfelder bei PDF-Formularen können nun nummerisch in Grösse und Position verwaltet werden. Verschiedene wichtige Befehle, die in den Vorgängerversionen nur über die rechte Maustaste erreichbar waren, sind nun unter Felder bearbeiten aufgeführt. Dazu gehört das Ausrichten, das Verteilen und das Zentrieren der Formularfelder, aber auch Mehrere Kopien erstellen oder Seitenübergreifend kopieren.

Acrobat 11 ohne LC Designer

Der LiveCycle Designer wird nur noch als separates Programm auf der Adobe-Website angeboten. Er ist nicht mehr in der Windows-Version von Acrobat 11 enthalten. Der LiveCycle Designer ist das Expertentool für XML-basierende PDF-Formularprozesse, welche meist zusätzliche Lösungen benötigen, um einen kundengesteuerten Workflow zu erarbeiten.

HTML-Formulare

Formulare verteilen, Daten erfassen und analysieren kann aufwändig sein. Adobe FormsCentral ist eine Desktop-Applikation, die neu in Acrobat 11 Pro enthalten ist und diese Arbeit zu erleichtern versucht. Hauptsächlich handelt es sich um das Erstellen, Veröffentlichen und Auswerten von webbasierenden Onlineformularen.

In FormsCentral kann man ein Formular von Grund auf erstellen oder sich an zahlreichen Vorlagen orientieren. Der Hersteller versucht hier den Vorgang einfach zu gestalten. Doch es bedarf einiges an Übung, um ein Formular zu erstellen oder eine Vorlage nach seinem Verwendungszweck abzuändern. Die Werkzeuge verhalten sich eigenwillig und die Gestaltungsmöglichkeiten sind stark limitiert.

Doch danach kann man das Formular über einen Weblink verteilen. Der Empfänger füllt das Formular im Browser aus und sendet die Daten zurück zu FormsCentral. Adobe Forms­Central erfasst automatisch alle Rückmeldungen. Im nächsten Schritt kann der Ersteller in FormsCentral die Antworten anzeigen lassen, sortieren und filtern. Der Ersteller kann auch eine Auswertung generieren, welche die bisherigen Rückläufe veranschaulicht. Diese Auswertung kann man wiederum als Bild oder als PDF speichern.

Man kann aus FormsCentral auch ein ausfüllbares PDF-Formular speichern. Diesem PDF-Formular wird dabei automatisch eine Senden-Schaltfläche hinzugefügt. Die mit FormsCentral gespeicherten PDF-Formulare können aber nicht mit den Formularwerkzeugen aus Acrobat weiter bearbeitet werden. FormsCentral kann für Onlineformulare Verzweigungsregeln einfügen. Diese Verzweigungsregeln werden jedoch beim Speichern für PDF-Formulare nicht übertragen. Aus FormsCentral gespeicherte PDF-Formulare sind für den Adobe Reader freigeschaltet.

Zur Kasse bitte!

Wenn man in Adobe FormsCentral mehr als ein Formular veröffentlicht, wird man zur Kasse gebeten. Forms­Central ist ein kostenpflichtiger Service. Die «global players» der Softwareindustrie arbeiten mit Hochdruck daran, durch zusätzliche Dienste Mehrwerte zu generieren und unsere Daten in ihre Wolke zu kriegen. Dabei geht es im Wesentlichen um drei Aspekte: Gebühren kassieren, Abhängigkeiten herstellen und Auswertungen erstellen.

Die klassischen PDF-Anwender verstehen PDF jedoch als Offlineformat, das auch ausserhalb einer Fire­wall ein robuster und zuverlässiger Standard ist. Adobe geht auf den ersten Blick in Acrobat 11 mit diesem heiklen Thema ein wenig behutsam um. In Acrobat 11 ist an prominenter Stelle auch «nur» ein Wolkensymbol als Werkzeug vorhanden, das den Dienst Acrobat.com anspricht und einlädt, unsere Dokumente in der Cloud zu speichern und zu verwalten. Doch auf den zweiten Blick entdeckt man an schlichtweg zu vielen Stellen kostenpflichtige Services. Dies sind nebst Acrobat.com unter anderem Send Now, EchoSign und eben auch FormsCentral. Will heissen: Man verkauft ein Basisprodukt zu einem fairen Preis. Um dieses Produkt platziert man jedoch diverse kostenpflichtige Cloud-Services. Willkommen in der neuen Welt.

Flash extern

Seit Acrobat und Adobe Reader 9 ist Flash in den Produkten enthalten. So konnte man auch ohne installiertes Plug-in Flash-Inhalte direkt im PDF nutzen. Flash-basierend sind beispielsweise die PDF-Portfolios.

Interessante Kehrtwende nun in Acrobat und Adobe Reader 11, welche beide keinen Flash Player mehr enthalten. Die Benutzer benötigen nun ein installiertes Browser-Plug-in. Dass der Flash Player sehr oft aktualisiert werden muss, ist bekannt. Man kann davon ausgehen, dass jetzt für die Version 11 weniger Aktualisierungen vonnöten sind. Anderseits ist dieser Umstand im Moment ein Rückschritt für viele interaktive PDF-Lösungen. Dabei mischt ja auch InDesign seit CS 5 kräftig mit. PDF-Dokumente, welche beispielsweise eine Animation oder eine Bildgalerie enthalten, laufen Gefahr, beim Empfänger nicht mehr kompatibel zu sein.

Adobe Reader 11

Der kostenlose Adobe Reader ist das kleinste, aber wichtigste Glied in der PDF-Familie. Der Adobe Reader 10 bekam das Notizwerkzeug geschenkt, der aktuelle Reader 11 verfügt nun gleich über alle von Acrobat bekannten Kommentarwerkzeuge und kann ein kommentiertes PDF speichern. Der Reader 11 hat den gesamten einfachen Signaturbereich integriert. Vom Reader 11 aus kann man die vielen kostenpflichtigen Services ansprechen. Doch das grösste Ding ist, dass Adobe Reader 11 auch nicht freigeschaltete PDF-Formulare speichern kann. Wäre da nicht noch eine Unklarheit …

Ja oder nein?

Es sieht danach aus, dass ein entscheidender Punkt, was das Speichern der Formulare betrifft, verschwiegen wird. Es wird weder auf der Website noch in den Lizenzbestimmungen vermerkt, dass die bisherigen Bestimmungen aufgehoben sind. Die bisherigen Lizenzbestimmungen für das Freischalten der PDF-Formulare sind im Grunde genommen sofort ausgeschöpft, egal wie viele Acrobat-Lizenzen ein Unternehmen hat. Auch die Live­Cycle-Reader-Extension-Lösung, für das unlimitierte Freischalten der PDF-Formulare, ist nach wie vor im Angebot.

Hier sollte Adobe klar Stellung beziehen. Die Mehrheit der Firmen will lizenzrechtlich im grünen Bereich agieren und so verhindern, dass plötzlich jemand die Kelle hochhalten kann.

Wenn nun doch Einschränkungen vorliegen, so wäre das meiner Meinung nach eine unverständliche, ja sogar eine groteske Entscheidung. Wird hier etwas bewusst verschwiegen? Der Hersteller soll Mut zeigen und sich klar äussern, was Sache ist. Die Frage lautet: Gibt es tatsächlich noch lizenzrechtliche Einschränkungen für das Speichern von ausgefüllten PDF-Formularen durch den kostenlosen Adobe Reader 11? Ja oder nein?