Flash+PDF = Acrobat 9
Mit dieser einfachen Formel versucht Adobe die Acrobat-Produkte den K�ufern schmackhaft zu machen. Die Flash-Runtime steckt nun im kostenlosen Adobe Reader 9. Entwickler und Anwender, aber auch die Druckbranche profitieren von erweiterten M�glichkeiten.
Die Produktearchitektur
Die neue Acrobat-Familie wurde in Acrobat 9 Standard, Pro und Pro Extended unterteilt. Acrobat 9 Standard kann nun auch PDF-Formulare erstellen. Acrobat 9 Pro besitzt zusätzlich den LiveCycle Designer (eine Formularschmiede für XML-basierende Prozesse), die Druckproduktionswerkzeuge und die Möglichkeit, PDF-Portfolios zu gestalten. Acrobat 9 Pro (ohne den LiveCycle Designer) ist das einzige Mac-Produkt. In der höchsten Auswahlstufe, Pro Extended, befindet sich zusätzlich die 3-D-PDF-Erstellung, erweiterte Unterstützung für geospezifische PDF-Karten, die Video-in-Flash-Konvertierung und der Adobe Presenter. Adobe Presenter läuft als Plug-in in PowerPoint und kann besprochene und interaktive PDF-Dateien generieren.
Flash-Integration
Das Problem ist heute, dass Video-inhalte sehr browser- und playerabhängig sind. Wenn Sie Video- und so genannte Rich-Media-Inhalte weitergeben möchten, müssen Sie sehr genau über den Browser, die Plattform und den Player der Empfänger Bescheid wissen. Das macht die Integration von Video und Audio in normale Dokumentenprozesse schwierig.
Durch die Flash-Integration in Acrobat 9 und im Adobe Reader 9 werden die Inhalte auf beinahe allen PCs nutzbar sein. Dabei gibt es sinnvolle Verwendungszwecke:
- Ein Video eines Schadenfalles in ein Versicherungsformular integrieren.
- Schulungssequenzen für Marketingzwecke in die PDF integrieren.
- Anpassbare Datenvisualisierung von Diagrammen in Echtzeit.
Um eine Videodatei in Flash zu konvertieren, reicht es, wenn Sie die Datei in das Fenster von Acrobat 9 ziehen (.flv = Flash-Video). Alternativ dazu können Sie mit dem Flash-Werkzeug Flash-Dateien in ein bestehendes PDF-Dokument integrieren. In den Optionen können Sie unter anderem ein Standbild bestimmen.
Entwickler können mit der Acrobat-Programmiersprache JavaScript und nun auch mit Flash und Flex neue interessante Lösungen erarbeiten. Flash ist eine proprietäre zeitleistenbasierende Entwicklungsumgebung zur Erstellung multimedialer Inhalte. ActionScript ist eine eventorientierte Programmiersprache, die aus Flash stammt und heute auch in Adobe Flex zum Einsatz kommt. Mit Acrobat 9 erstellte PDF-Dateien können multimediale Flash-Filme und interaktive Anwendungen wie dynamische Diagrammdaten enthalten. Letztere werden mit Adobe Flex entwickelt. Sie können direkt mit dem kostenlosen Adobe Reader 9 ausgeführt werden.
Ideen wirksamer präsentieren
Adobe hat mit dem PDF-Portfolio das PDF-Erlebnis ansprechender gestaltet. PDF-Portfolio führt unterschiedliche Inhalte im PDF-Format zusammen. Es ist die Weiterführung des PDF-Paketes aus Acrobat 8. Die Vorteile sind:
- Alle Files sind in einem einheitlichen und geordneten PDF-Portfolio.
- Der Inhalt stellt sich sozusagen zuerst selbst vor.
- PDF-Portfolios können an das CI einesUnternehmens angepasst werden.
- Einheitlich gegliederter und optisch ansprechender Informationsaustausch auf Basis des PDF-Formates.
Portfolio-Benutzerführung
Beim Öffnen oder Erstellen eines Portfolios verabschiedet sich die gewohnte Acrobat-Oberfläche. Acrobat befindet sich dann «hinter» der Portfolio-Oberfläche. Beim Schliessen des PDF-Portfolios kommt das Programm wieder zum Vorschein.
Dieser Umstand ist für gestandene Anwender zumutbar. Doch die Gelegenheitsanwender und letztlich die gewöhnlichen «PDF-Konsumenten» mit dem kostenlosen Reader 9 werden überfordert sein. Betrachtet man das PDF-Portfolio vom Bedienkonzept, so benötigt die Akzeptanz des erweiterten Datencontainers wohl ihre Zeit.
Ein PDF-Portfolio erstellen
Der Befehl PDF-Portfolio erstellen wechselt die Benutzerführung. In dieser Portfolio-Benutzerführung können Sie Dateien oder vorhandene Ordner hinzufügen. Sie können so verschiedene Dokumente wie Zeichnungen, E-Mails, Tabellen oder Dateien mit Audio- oder Videoinhalten in das Portfolio aufnehmen. Dabei werden die Originalformate nicht in das PDF-Format konvertiert, sondern Sie sehen eine Vorschau. Das hat den Vorteil, dass der Empfänger die Dateien auch wieder bearbeiten kann, wenn er das möchte.
Möchte der Empfänger die Datei sehen, reicht ein Doppelklick auf die Datei. Direkt aus dem Portfolio können Dateien mit Acrobat 9 auch in das PDF-Format konvertiert werden.
Das PDF-Portfolio ist eine Kombination der Dateianhänge und des PDF-Paketes. Im Reader 8 wird das PDF-Portfolio in ein PDF-Paket umgewandelt und beim Reader 7 entstehen Dateianhänge. Durch diese Rückwärtskompatibilität gehen keine Inhalte verloren.
Ein PDF-Portfolio gestalten
Um ein PDF-Portfolio optimal an das Erscheinungsbild einer Firma anzupassen, stehen viele Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können ein Deckblatt gestalten, ein Firmenlogo einfügen, Kopfzeilen hinzufügen oder beispielsweise Farbschemata anpassen. Solche stark individualisierten Darstellungen bergen aber auch die Gefahr in sich, dass die Lieferung nicht verstanden wird.
Es gibt in Acrobat 9 nach wie vor den Befehl Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen. Auf der Windows-Version können die Anwender unterschiedliche Formate in ein Fenster aufnehmen, bei Office-Dokumenten einzelne Seiten, Folien oder Arbeitsblätter auswählen.
Neuer Acrobat-Service
Adobe versucht bei verschiedenen Dokumentprozessen auf den neuen kostenlosen Hosted Service Acrobat.com zu verweisen. Durch Acrobat.com können Sie Dokumente mit anderen Menschen teilen, um beispielsweise Abstimmungsprozesse zu bewältigen. Die Einladung erfolgt über einen Weblink. Der Adobe Reader 9 genügt, über Acrobat.com standortunabhängig in Echtzeit zu kommunizieren.
Acrobat.com ist aus mehreren Modulen zusammengesetzt:
- Adobe Buzzword (Texteditor, gemeinsam an Dokumenten arbeiten)
- Adobe ConnectNow (Webkonferenzen mit bis zu drei Personen abhalten)
- Create PDF (kostenlose PDF-Erstellung für bis zu fünf Dokumente)
- Share (Bildschirmfreigabe)
- MyFiles (5 GB Speicherplatz)
Die Registrierung ist optional und die Basisdienste sind kostenlos und werden es auch bleiben. Die Zukunft von Acrobat.com sind aber erweiterte kostenpflichtige Services.
PDF-Formulare jetzt noch einfacher
Bei PDF-Formularen wird nach wie vor zwischen Acrobat-Formularen und statischen oder dynamischen LiveCycle Designer-Formularen unterschieden. Letztere kombinieren den Standard XML der Datenverarbeitung mit dem Vorteil des universellen PDF-Formates. Die Einarbeitung in LiveCycle Designer ist zeitintensiver und Projekte sind meist nur mit Programmieraufwand lösbar. Aufwendige dynamische Formulare sind sehr stark von der Version des kostenlosen Adobe Readers abhängig.
Daher ist es sehr begrüssenswert, dass Adobe die «einfachen» Acrobat-Formulare weiterverfolgt und auch verbessert. Wenn es also darum geht, schnell ein PDF-Formular zu bauen und die Datenrückläufe zu sammeln, sind die Acrobat-Formulare die richtige Wahl. Mit Acrobat 9 können Sie beispielsweise ein Office-Dokument auswählen, und ein Assistent führt durch den Formularerstellungsprozess. Dieser Vorgang führt die automatische Felderkennung aus. Die Formate für die Konvertierung sind vielseitig. Einzige Bedingung ist das Vorhandensein von Linien oder Kästchen, um selbständig Formulartextfelder und Kontrollkästchen hinzuzufügen.
Neuer Formularmodus
Acrobat 9 kennt einen neuen Formularmodus. Da sind Dinge ausgeschaltet, die dem Anwender erlauben, sich besser auf die Formularerstellung zu konzentrieren. Im überarbeiteten Registerfenster Felder, welches fest im Formularmodus verankert ist, werden alle Feldtypen hierarchisch dargestellt. Sie können über dieses Registerfenster die Felder umbenennen oder deren Anordnung ändern. Die Reihenfolge entspricht gleichzeitig der Tabreihenfolge, der Reihenfolge, wie sich der Anwender mit der Tabulatortaste durch das Formular bewegt.
Beim Platzieren eines Feldes zeigt ein Fadenkreuz die exakte Ausrichtung an. Den Feldnamen können Sie jetzt nach dem Platzieren eines Feldes in einem stark vereinfachten Eigenschaftenfeld eingeben. Die mit vielen Optionen versehenen Feldeigenschaften treten erst durch den Klick auf Alle Eigenschaften anzeigen in Erscheinung. Neueinsteiger und Gelegenheitsanwender werden diesen Vorgang schätzen.
Verbesserung im Verteilprozess
Auch bei der Verteilung des Formulares wurde nachgebessert. Damit kann nun beispielsweise die Rücksendung über Acrobat.com erfolgen. Aber auch unabhängig davon ist es einfach, ein Formular so zu versenden, dass alle Rückläufe letztlich in ein PDF-Portfolio einwandern.
Ein verbessertes Formularprotokoll, ein so genannter Tracker, bietet Übersicht und hält genau fest, welche Formulare verteilt wurden und von wem die Rückläufe stammen. Er aktualisiert alle Angaben des Verteilprozesses.
Schade ist einzig, dass keine neuen Werkzeuge dazukamen. Bei den Acrobat-Formularwerkzeugen wäre ein Datumsfeld mit Kalender und ein Feld für das Einfügen von Bildmaterial eine willkommene Ergänzung. Über ein Bildfeld könnte unter anderem eine gescannte Unterschrift in das Formular eingefügt werden.
Freischaltung der Formulare
Die Freischaltung der Formulare für den Adobe Reader (damit der Reader das Formular mitsamt den Eingaben abspeichern kann) unterliegt den gleichen Lizenzbestimmungen wie bei der Vorgängerversion. Mit einer Lizenz Acrobat 9 Pro kann ein freigeschaltetes PDF-Formular in beliebiger Anzahl verteilt werden, sofern die Rückläufe des Formulares nicht mehr als 500 Exemplare betragen. Ein Formular kann auch an maximal 500 Empfänger verteilt werden. In diesem Fall besteht keine Einschränkung bei den Rückläufen. Für eine unlimitierte Freischaltung von Formularen verweist das Unternehmen nach wie vor auf die LiveCycle-Reader-Extension-Lösung.
Geospezifische Lösungen
Adobe dringt mit PDF-Karten mit geospezifischen Daten in neue Einsatzgebiete vor. Acrobat 9 versteht diesbezüglich das GeoTIFF-, das Geo-JPEG2000- und das SHP-Format. Diese Formate können die Längen- und Breitengrade enthalten.
Acrobat 9 kann in einer PDF-Karte die Koordinaten markieren oder kopieren und diese später beispielsweise in GoogleEarth einfügen. Mit neuen Messwerkzeugen können Sie aus PDF-Karten exakt Distanzen oder Flächen ermitteln.
Die höchste Auswahlstufe, Acrobat 9 Pro Extended, kann bestimmte geospezifische Rechte an den kostenlosen Adobe Reader 9 übertragen.
Acrobat 9 und Prepress
Wie in jedem Acrobat-Update profitiert auch die Druckbranche von Neuerungen. Als Erstes fällt auf, dass sowohl im Acrobat 9 als auch im Reader 9 die Überdruckenvorschau standardmässig eingeschaltet ist. Diese unterliegt der Voreistellung > Seitenanzeige. Somit sollte künftig der Datenersteller bereits nach der PDF-Erzeugung besser beurteilen können, ob allenfalls Objekte oder Schriften in ihren Separationsspezifikationen falsch sind.
Die Preflights
Mit den Preflights können Prüfungen und Korrekturen im PDF ausgeführt werden. Acrobat 8 hatte bereits eine bessere Übersicht der vielen Profile und konnte erstmals nicht nur prüfend, sondern auch korrigierend einwirken. Acrobat 9 hat die Komplexität nochmals verringert und auch neue Features eingebaut. Vereinfacht gelangen Sie zur Profilbearbeitung, wo Sie wiederum in einzelnen Korrekturkategorien viele Korrekturen auswählen können. Schriften, welche auf dem System vorhanden sind, lassen sich nun über einen Preflight in die PDF-Datei einbetten.
Die Ausgabevorschau
Die Ausgabevorschau der Druckproduktionswerkzeuge kann noch mehr Objekte unterteilen. Damit können Sie nun beispielsweise nur Text darstellen lassen. Sie können auch nur Vektorobjekte einblenden und somit sehen, ob der Text in Pfade umgewandelt wurde.
In der Ausgabevorschau befindet sich ein neuer Objektinspektor. Er hat zwar keine Handlungsbefugnis (wie alle Funktionen in der Ausgabevorschau), doch Sie können die weitere Handlungsweise daraus ablesen. Ab einer grösseneinstellbaren Cursorposition zeigt er akribisch genau alle Eigenheiten der darunterliegenden Objekte auf. Dau gehören Farbwerte, Farbräume oder Bildauflösungen. Bei Schriften liest er Schriftattribute aus der PDF-Datei aus.
Farben konvertieren
Sinnvoll erweitert wurde Farben konvertieren in den Druckproduktionswerkzeugen. Es gibt zwar mehr Funktionen, doch auch hier wurde die Komplexität verringert. Klar und unmissverständlich werden die verwendeten Farben in der PDF-Datei angezeigt. Zudem können Sie eine tiefere Auswahl der zu konvertierenden Objekte vornehmen. Sie können beispielsweise nur Bilder in einen anderen Farbraum umwandeln. Dabei können Sie Bilder, die uneinheitliche Profile aufweisen, auch dekalibieren, was sinnvoll ist, wenn Sie beispielsweise das Dokumentenprofil einheitlich verwenden möchten.
Bei der Konvertierung können Sie die Textgrösse bestimmen und Bilder oder Vektorgrafiken getrennt auswählen. Neu ist auch, dass über Farben konvertieren aufgemappte Farben wie beispielsweise zwei sehr ähnliche Pantone-Farben definitiv umgewandelt werden können. In Acrobat 8 hatte der Befehl keine permanente Änderung zur Folge. Die Umleitung der Farben betraf nur die Anzeige am Bildschirm und die Druckausgabe. Der Vorgang konnte aber nicht in die PDF-Datei gespeichert werden.
Und auch die Office-Dateien profitieren von einer Neuerung. So können Graustufen nun in reines Schwarz umgewandelt werden.
Alles in allem sollte also das Hirngespenst einer nicht druckbaren PDF-Datei definitiv vom Tisch sein. Nebst den Druckproduktionswerkzeugen können Sie Lösungen erzielen, indem Sie eine PDF-Datei in PostScript speichern und anschliessend mit passenden Distiller-Einstellungen wieder in PDF zurückwandeln. Alternativ dazu können Sie auch mit dem TouchUp-Objektwerkzeug und dem Umweg über Illustrator Korrekturen ausführen.
Einzig in Bezug auf die Gestaltung, die Bildqualität und die Bildauflösung müssen sich die Datenersteller nach wie vor selbst Gedanken machen.
PDF/X4 und die Ausgabe
Acrobat 9 kann PDF/X4 erzeugen. Dazu müssen aber die Ausgabegeräte auf die Adobe Print Engine angepasst sein. Dann stehen erweiterte Funktionen wie Transparenzen und Ebenen zur Verfügung. Letztere können über einen Preflight direkt im PDF erstellt werden. Sie können mit dem Preflight beispielsweise Bilder oder Texte auf separaten Ebenen anlegen. Im Ebenenpanel können Sie in die geöffnete PDF-Datei externe Dateien auf neue Ebenen importieren. Dies kann beispielsweise für Sprachwechsel seine Verwendung finden.
Die PDF-Standards, wie PDF/X, PDF/A (für die Langzeitarchivierung) und PDF/E (für die Fertigungsindustrie), werden nun in einem neuen Panel sowohl in Acrobat als auch im kostenlosen Adobe Reader 9 angezeigt.
Verbesserter Vergleich von Dokumenten
Von den verbesserten Möglichkeiten zum Vergleichen von Dokumenten profitiert auch die Druckbranche. Sie können über Dokumente vergleichen zwei Dokumente exakt miteinander vergleichen, um Änderungsprozesse genau nachvollziehen zu können. Das Vergleichen von Dateien funktioniert auch bei in PDF umgewandelten Tiff- und JPG-Dateien. Akribisch genau wird jede Pixeländerung festgehalten.
Und noch einiges mehr
Die Stapelverarbeitung wurde auf diverse Programmfunktionen ausgeweitet.
Beim Scannen eines Papierdokumentes kann Acrobat das Dokument mit der erweiterten Funktion Clean Scan als PDF erstellen. Die Darstellung wird damit besser, es werden Pixel zu Vektoren umgewandelt und der Text ist nachher durchsuchbar.
Lange PDF-Dokumente können zeitsparend in einzelne PDF-Seiten aufgeteilt werden.
Auch in Bezug auf Sicherheit wurde in Acrobat 9 nachgebessert. So unterstützt die neue Version die 256-Bit-Verschlüsselung. Als besonders hilfreich erweist sich das Austauschen der angelegten Sicherheitseinstellungen auf andere Rechner. Auch das aus Acrobat 8 stammende Schwärzen, die dauerhafte Entfernung sensibler Inhalte, wurde nachgebessert. So können nun nicht bloss gewisse Stellen, sondern ganze Seiten geschwärzt werden. Über die erweiterte Suche kann die Schwärzung Muster einbeziehen, beispielsweise sämtliche in der PDF-Datei gelisteten Kreditkartennummern, Mailadressen und sonstige Angaben.
Fazit
Acrobat 9 überzeugt und ist ein Feuerwerk an neuen Funktionen und Möglichkeiten. Die Flash-Integration ist 15 Jahre nach dem ersten Acrobat ein wichtiger Meilenstein in der Geschichte des PDF-Formates.
Trotzdem sollte man die neue Version nicht nur nach den tollen Features beurteilen. Wichtiger ist der Umstand, wie zuverlässig die neuen Technologien in Acrobat 9 und vor allem im kostenlosen Adobe Reader 9 auch tatsächlich funktionieren. Die Anwender und vor allem die Entwickler sind in ihren verantwortungsvollen Projekten auf Zuverlässigkeit angewiesen. Die Vorgängerversion befand sich am Ende des Zyklus in der Version 8.1.2. Nebst Sicherheitspatches wurden in vielen dieser kostenlosen Updates Anpassungen vorgenommen, welche es in ausgeweiteten Entwicklungstests zu vermeiden gilt (beispielsweise Laufzeitprobleme bei komplexen dynamischen Formularen).
So betrachtet, hat die Version 9 die Bewährungsprobe noch vor sich. Sie muss beweisen, wie gut sich die neuen Technologien auch tatsächlich in die Prozessabläufe integrieren lassen und ob Kundenprojekte damit erfolgreich umgesetzt werden können.
Der Autor
Andreas Burkard kennt Acrobat seit vielen Jahren sowohl als Dozent als auch in Kundenprojekten im Bereich Formularlösungen und Optimierung der Dokumentenprozesse. Er ist Fachbereichsleiter Publishing bei Digicomp