Alter Wein in neuen Schl�uchen

Adobe führt mit Acrobat 10 eine neue Benutzerführung ein. Flash-Inhalte innerhalb des PDF-Dokumentes nehmen an Bedeutung zu. Gewisse Funktionen wurden verfeinert, das meiste bleibt gleich und innovative Neuerungen sucht man vergebens.

Andreas Burkard Adobe hat das PDF, das plattformunabhängige Dateiformat, entwickelt und 1993 veröffentlicht. Der Träger dieser grossartigen Erfolgsstory ist der kostenlose Adobe Reader, der praktisch auf allen Rechnern vorhanden ist. Acrobat als kommerzielles Produkt wurde zu Beginn verkannt. Doch mit der Verbreitung des PDF-Formats, mit neuen Bedürfnissen und breiteren Einsatzgebieten erlebte auch Acrobat eine ebenfalls ganz einmalige Erfolgsgeschichte.

Diese Erfolgsstory droht nun aber mit der 10er-Version ins Stocken zu geraten. Schuld daran sind zu wenig substanzielle Neuerungen, die zu engen Produktezyklen und die teilweise zu abgehobenen Vorstellungen darüber, wie Dokumentenprozesse sein sollen. So versucht Adobe mit Acrobat 10, vor allem mit «Dynamic PDF» und den Diensten «Acrobat.com», ein neues PDF-Erlebnis im Umgang mit Dokumenten zu schaffen. Ein garantiert neues Erlebnis bietet hingegen die Benutzeroberfläche.

Benutzeroberfläche

Die neuen Monitore gehen tendenziell eher in die Breite. Diesen Umstand machte sich Adobe zunutze und führt die Werkzeuge und Prozesseinleitungen auf der rechten Seite auf. Die Menübezeichnungen wurden auf vier Einträge reduziert. Aufgabenschaltflächen und ein paar unabdingbare Basiswerkzeuge sind direkt unter den Menüs integriert. Weitere Werkzeuge, so genannte Schnellwerkzeuge, können optional in die Leiste eingefügt werden. So steht eigentlich jeder Vorgang in Form eines Werkzeugs zur Verfügung. Werkzeugleisten sind aber fest verankert. Alles lässt sich auch sofort wieder zurücksetzen. Die wichtigste Komponente, das Dokument, kommt noch besser zur Geltung. Nach einer Einarbeitung findet man die Befehle auch tatsächlich dort, wo man diese vermutet. Das Werkzeug­panel auf der rechten Seite hilft enorm, die gewünschten Vorgänge einzuleiten. Die gesamte Oberfläche präsentiert sich klar und übersichtlich. Hier wurde ganz tolle Arbeit geleistet und man kann gespannt sein, wie dieses Musterbeispiel einer exzellenten GUI-Gestaltung Schule machen wird.

Aus der Sicht von Gelegenheitsanwendern, was sehr viele Menschen im Büroalltag sind, dürfte die neue Oberfläche hingegen schon einiges an Kopfzerbrechen bereiten. Schnell noch etwas fertig machen mit Acrobat 10, das dürfte länger dauern, als man das gerne hätte.

Inhalte entnehmen

Acrobat kann ein gescanntes Dokument mit OCR (Optical Character Recognition) durchsuchbar machen und man kann ein solches Dokument optional in ein Microsoft-Word-File konvertieren. Das ist nicht neu. Dieser Vorgang gehört in das Repertoire jeder Acrobat-Schulung.

So nimmt sich auch Adobe mit jeder neuen Version gerne dieses Themas an. Die Konvertierung mit Acrobat 10 ist nun so weit, dass das erzeugte Word-Dokument mit der Papiervorlage ziemlich gut übereinstimmt. Auch wird jetzt die Dateigrösse durch eine verbesserte Komprimierungstechnologie automatisch noch stärker verringert als bisher.

Das Speichern eines PDF zum Word-Dokument gibt es auch schon eine Weile. Es war aber unbrauchbar oder nur bedingt zu empfehlen. Das hat sich jetzt geändert. Die Konvertierung eines PDF-Dokuments zu Microsoft Word macht generell eine bessere Figur als bisher und kann im verantwortungsvollen Umgang durchaus eine grosse Hilfe sein. Vorhandene PDF-Dateien lassen sich wesentlich besser zu Word speichern. Dabei ist man versucht, zu meinen, das klappe nur bei PDF-Dateien, welche mit der neuen Acrobat-Version aus Word erstellt wurden. So können mehr Informationen über die Dokumentstruktur in das PDF geschrieben werden. Doch falsch, auch alte PDF-Dokumente liefern sehr gute Resultate.

Nun kann man auch Tabellen in einer PDF-Datei direkt in Microsoft Excel übernehmen. Formeln werden nicht vom PDF wieder zurück nach Excel gebracht, doch man kann über die praktische Funktion in Excel Änderungen vornehmen.

Verfeinert wurde auch die Umwandlung von PowerPoint-Dokumenten mit gesprochenen Kommentaren, welche im PDF-Dokument wiedergegeben werden.

Schnell und einfach kann man auch mit dem Auswahlwerkzeug für Text und Bilder einen Bereich markieren und diesen über die rechte Maustaste für Word oder Excel speichern.

Die Kehrseite ist, dass die Originaldokumente mit den Strukturen, Automatismen, Formeln und Formaten die oft wichtigen Änderungen und Aktualisierungen nicht enthalten. Viele Anwender werden diese Funktion zu leichtsinnig nutzen und so eine chaotische Arbeitsweise am Arbeitsplatz praktizieren.

Letztlich kann man Websites oder Bereiche davon noch besser in das PDF-Format überführen. Verlinkungen und Unterseiten bleiben dabei erhalten. Flash-Animationen werden eingebettet. Die Erstellung kann auch direkt aus Internet Explorer und Firefox erfolgen.

Kommentare für alle

Die grösste Neuerung bei den Kommentaren ist im kostenlosen Adobe Reader 10 ersichtlich. Der Reader besitzt neu eine Kommentarfunktion. Zwar handelt es sich mit der Notiz und der Hervorhebenfunktion nur um zwei Werkzeuge, aber immerhin. Jeder Anwender des Adobe Reader 10 ist nun also befähigt, selbst Notizen im PDF-Dokument einzufügen und Markierungen von wichtigen Textstellen zu machen. Man kann sogar in den Eigenschaften das Aussehen dieser beiden Kommentare nach Gutdünken ändern. Ergänzt durch diese Kommentare, lässt sich das PDF-Dokument mit dem Adobe Reader abspeichern.

Nach wie vor kann man in Acrobat über ein Dokumentrecht sämtliche Kommentierungs- und Markierungsfunktionen dem Adobe Reader übertragen. Der Befehl ist nun neu im Menü Datei > Sichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Rechten untergebracht.

Portfolio, Portfolio, Portfolio

Das Portfolio ist das Erbe des PDF-Paketes von Acrobat 8 und wurde mit Acrobat 9 eingeführt. Gleichzeitig hielt mit Acrobat 9 auch Flash Einzug in das PDF-Format, was bezüglich der Darstellung des Portfolios ganz neue Möglichkeiten bot. So hat nun Acro-bat 10 mit neuen Layouts, Grafikvor­lagen und Farbpaletten noch mehr Möglichkeiten, die Portfolios zu gestalten. Auch kann man in Illustrator oder Photoshop eigene Hintergrundvorlagen erstellen, die Schnittstellen zum Portfolio sind vorhanden. Die unterschiedlichsten Inhalte, wie Audio, Video, Webseiten, Movies, interaktive Medien und Dokumente jeglicher Art, das alles nimmt ein PDF-Portfolio auf. Das Ganze ist «flexibel anpassbar», alles im «Handumdrehen» erstellt und man kann damit «beeindruckend präsentieren». Das Marketing und die Entwickler aus dem Land des Mega demonstrieren mit dem PDF-Portfolio ihre Vision der künftigen Kundenkommunikation.

Klar kann das PDF-Portfolio ansprechend gestaltet werden. Doch es hat die Herzen der Anwender bis jetzt nicht erreicht. Und so wird das PDF-Portfolio ausserhalb einer bekannten Benutzergruppe kaum eingesetzt. Das wird sich auch mit Acrobat 10, den überschwänglichen neuen Möglichkeiten der Portfoliogestaltung und dem Assistenten nicht ändern. Dazu gibt es handfeste Gründe:

Automatisierungen

Stapelverarbeitungen heissen jetzt Aktionen. Ein im Werkzeugpanel integrierter Aktionsassistent hilft bei der Erstellung von stets wiederkehrenden Aufgaben. Die Erstellung einer Aktion wurde im Gegensatz zu den eher versteckten Stapelverarbeitungen markant verbessert. Auch die für die Druckvorstufe interessanten Preflights lassen sich über eine Aktion ansprechen. Aktionen können exportiert und importiert werden. Sie können auch auf einzelne oder mehrere PDF-Dateien gleichzeitig angewandt werden.

Nichts Neues bei derDruckproduktion

Die Druckproduktion wurde von der Vorgängerversion übernommen.

Mit der Seriennummer der Creative Suite, worin ja Acrobat Bestandteil ist, bekommt man Acrobat 10 nicht als Update. Man müsste die Vollversion kaufen. Doch da im Prepress-Bereich keine Neuerungen zu verzeichnen sind, können Druckereien und Druckvorstufenbetriebe problemlos Kosten sparen. Acrobat 10 wird in einer kommenden Suite wieder drin sein.

Eine Überraschung bietet der Druckdialog sowohl in Acrobat 10 wie auch im Reader 10. Dort kann man auf PostScript-Druckern das RGB-Schwarz dem reinen CMYK-Schwarzaufbau hinzufügen.

Nichts Neues bei Acro-Forms

Um ein PDF-Formular mit Acrobat zu erstellen, ist im Aufgabenpanel auf der rechten Bildschirmseite ein entsprechender Eintrag vorhanden. Nach wie vor gibt es einen Formularmodus, doch dieser ist nun wesentlich besser in die Oberfläche von Acrobat integriert. Man versteht sofort, was passiert, und hat die Kontrolle über die Vorgänge. So wurde auch beim Formularerstellungsprozess bei der Benutzerführung ganze Arbeit geleistet. Doch es sind die gleichen Funktionen, die gleichen Werkzeuge und die gleichen Eigenheiten zu vermelden. Nein halt: Bei Textfelder > Zahlenoptionen > Währungssymbole gibt es nun unter vielen anderen Einträgen auch CHF und EUR. Die Einträge Gulden, D-Mark, Lira, Peseten u.a. sind nun definitiv passé. Ob kommende Versionen jedoch auf die alten Bezeichnungen wieder zurückgreifen müssen, wer weiss das schon …

Doch viel wichtiger als die Anpassung der Währungssymbole wäre ein neues Transformierenbedienfeld gewesen, um endlich die Position und die Masse der Felder eingeben zu können. Daneben sollten die Acro-Forms über einen Date-Picker verfügen, eine Kalenderfunktion wie im LiveCycle Designer. Auch ein Bildfeld als neues Werkzeug täte der Sache gut. Es gibt zwar mit Schaltflächen die Möglichkeit, ein Bild einzufügen, doch mit einem richtigen Bildfeld könnten Belege, Abbildungen, gescannte Unterschriften und anderes von Formularnutzern auf einer Seite eingefügt werden. Auch die Eigenheit, dass mit dem Befehl Mehrere Felder platzieren das Originalfeld zwar nicht mehr ersichtlich ist, aber in den Feldbezeichnungen nach wie vor aufgeführt wird, wurde in der vorliegenden Testversion nicht behoben. Dieser Umstand ist irreleitend und führte bei Berechnungen schon oft zu Problemen.

Die verpasste Chance …

Über einen Befehl kann man seit Acrobat 8 das Dokumentrecht hinzufügen, dass der Reader-Anwender ein PDF-Formular mit samt den Eingaben bei sich lokal speichern oder senden kann. Mit einer Lizenz Acrobat 10 kann ein freigeschaltetes PDF-Formular in beliebiger Anzahl verteilt werden, sofern der Rücklauf des Formulars nicht mehr als 500 Exemplare beträgt. Ein Formular kann an bis zu 500 Empfänger verteilt werden.

Dass aber auch in Acrobat 10 noch lizenzrechtliche Einschränkungen für die Freischaltung der PDF-Formulare bestehen, ist die verpasste Chance. Das Aufheben der lizenzrechtlichen Einschränkungen hätte der mit dünnen Neuigkeiten ausgestatteten 10er-Version den nötigen Kick gegeben.

Die Bestimmungen sind überholt. Einerseits sind diese sofort ausgeschöpft und anderseits will Adobe den Verteilprozess schmackhaft machen, wozu eine Freischaltung nötig ist. Über den Verteilprozess, wo die Rückläufe zentral in einem Portfolio gesammelt werden, wird die Freischaltung des Formulars ganz automatisch vorgenommen. So wundert es nicht, dass die Firmen die lizenzrechtlichen Einschränkungen nicht verstehen und sich vermehrt auch nicht mehr darum kümmern. Dass kein Zähler in Acrobat steckt, der überprüft, wie viele Formulare bereits freigeschaltet wurden, ist weitläufig bekannt. Adobe hätte mit dem Schlussstrich unter die überholten lizenzrechtlichen Einschränkungen Courage bewiesen. Damit wäre ein echter Mehrwert für die beliebten PDF-Formulare entstanden.

LiveCycle Designer

Die aufwändigere Formularschmiede, das Programm LiveCycle Designer, ist nach wie vor nur in Acrobat 10 unter Windows verfügbar. Der Designer kann nun direkt Flash-Objekte einbetten und so gewissermassen mit dem Flash-Objekt in einen Dialog treten. Einbindungsinformationen können weitergeleitet werden.

Flash-Inhalte innerhalb des PDF-Dokumentes nehmen, wie auch beim Portfolio ersichtlich, an Bedeutung zu. Es scheint, dass alles, was «flashie & flushie» aussieht, hoch im Kurs ist. Einem Rechnungsformular kann nun beispielsweise auch noch die anpassbare dynamische Tabelle hinzugefügt werden. Dadurch können im «Handumdrehen» aussagekräftige Auswertungen gemacht werden. Projekte dieser Art lassen sich nur in der Flash- und Flex-Programmierung vornehmen, nebst JavaScript und FormCalc, die ja häufig noch dazukommen.

Dazu besitzt der LiveCycle Designer erweiterte Sprachunterstützung, unter anderem für Arabisch und Hebräisch. Formatierungsanweisungen können als XHTML-Syntax gespeichert und Daten können beim Senden verschlüsselt werden. Statt Programmierzeilen zu schreiben, ersetzen jetzt Aktionen gewisse Routineaufgaben.

Schade ist, dass die Benutzerführung gleich geblieben ist. Der LiveCycle Designer versteht nach wie vor nur RGB, kann nicht mit transparenten Objekten umgehen, hat immer noch limitierte typografische Möglichkeiten und eine eingeschränkte Importwahl von Bild- und Grafikformaten.

Barrierefreiheit

Überraschendes hat sich im Bereich der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten getan. Zwar gibt es keine Neuerungen zu verkünden, doch der Weg zum barrierenfreien PDF-Dokument hat sich verkürzt. Über einen kaum zu übersehenden Aktionsassistenten können bestehende PDF-Dokumente barrierefrei angereichert werden. So werden unter anderem dem PDF-Dokument die wichtigen Tags hinzugefügt. Auch erscheint ein Hinweis, dass man Lesezeichen und Alternativtexte für Bilder und Grafiken hinzufügen sollte. Am Schluss dieses Prozesses erscheint automatisch das Fenster Vollständige Ein- und Ausgabehilfe mit den verschiedenen Prüfoptionen. Ausgewählt ist dabei die Prüfoption Adobe PDF, mit welcher verantwortliche Anwender durchaus gute Resultate erzielen können. Um manuell nachzubessern, ist nach wie vor das nun aber ziemlich verborgene TouchUp-Leserichtungswerkzeug vorhanden.

Die Barrierefreiheit im PDF-Dokument wird von einem Orchester mit unterschiedlicher Besetzung aufgeführt. Acrobat 10 übernimmt hier Verantwortung. Die in der Praxis unmöglich umsetzbare Prüfoption W3C Web Content Accesssibility Guideline 2.0 (Arbeitsentwurf 27. April 2006) hat Adobe nicht erfunden. Interessanterweise hat der Bund aber genau diese praxisfremde Prüfungsoption mit der P028-Richtlinie abgenickt. So hilft das Thema nach wie vor, mit Steuergeldern Beschäftigung zu sichern …

Zusammen in der Wolke

Mit Acrobat.com kann man den persönlichen Arbeitsplatz in den Wolken einrichten. Man kann Webmeetings veranstalten, Dateien austauschen, grosse Dateien mit Send Now verschicken sowie Formular- und Abstimmungsprozesse mit anderen Beteiligten vollziehen. Wie zu erwarten war, wurde dieser Dienst ausgebaut. Hiess es einst, «die Basisdienste sind und bleiben kostenlos», so vernimmt man diesbezüglich nun einen gewählteren Ausdruck. Man muss dabei verstehen, dass ein Teil der Softwareindustrie die Nutzung ihrer Produkte und Dienste lieber gerne heute als erst morgen in der Wolke hätte.

Doch auch hier zeigt die Praxis ein anderes Bild. Formularprozesse über Acrobat.com haben sich keineswegs durchgesetzt. Der Prozess ist nach wie vor zu kompliziert für den Endanwender. Er will keinen Link, keine Anmeldeprozedur. Auch die Auslagerung von Dokumentprozessen wollen die Firmen nicht. Zu stark befürchtet man Abhängigkeiten. Firmen haben kein Vertrauen, ihre Dokumente auf irgendwelche Server zu legen. Soll in der Wolke produzieren, wer will, doch dafür ist kein breites Bedürfnis auszumachen. Die Anwender möchten nach wie vor die Hoheit über ihre bezahlte Software, ihre erstellten Dokumente und auch über ihre Prozesse behalten.

Interaktive PDFs

InDesign CS5 kann interaktive Dokumente erstellen und unter anderem als interaktive PDFs exportieren. In der vorliegenden Testversion von Acrobat 10 und dem Reader 10 ist es jedoch nicht möglich, die meisten dieser Interaktionen zum Laufen zu bringen. Würde sich dieser Umstand auch in der finalen Version bewahrheiten, so wäre das ein herber Rückschlag und völlig unverständlich. Oder lassen sich die interaktiven Elemente erst nach ein paar Aktualisierungen der finalen 10er-Version anstossen?

Wildwuchs Aktualisierungen

In Acrobat 9, mit einem Produkt­zyklus von knapp zwei Jahren, waren 41 Aktualisierungen zu verzeichnen. Die Aktualisierungen haben ein Mass angenommen, das vielen Anwendern ein Dorn im Auge ist. Seit Flash im PDF drin ist, also seit Acrobat 9, hat sich die Häufigkeit der Aktualisierungen mehr als verdoppelt. Letztlich schaden die permanent auftretenden Aktualisierungsmeldungen dem Ruf eines robusten Formates. Zu viele Qualitätsmängel werden unter dem Mantel der Sicherheit verdeckt. Wurde die Qualitätskontrolle zugunsten der Renditemaximierung reduziert? Der aktuelle Zustand ist unhaltbar.

Mit grossem Respekt, was Adobe in den letzten 17 Jahren mit dem PDF-Format erreicht hat, doch so wie die 10er-Version daherkommt, ist das der falsche Weg. Infolge wenig Substanz werden die bestehenden Funktionen hervorgehoben. Mutig gewesen wäre, wenn Adobe mit Acrobat 10 noch zwei Jahre gewartet und zuerst geschaut hätte, was der Markt für neue Chancen hergibt, um diese schliesslich mit Acrobat voll auszunutzen. Stattdessen wird heisser Rock ’n’ Roll verkündet, aber bloss banaler Schlager vorgetragen.

Fazit

Anlässlich des runden Geburtstages mag keine echte Freude aufkommen. Zu stark ist die 10er-Version auf die erneuerte Benutzerführung und das überzogene Portfolio ausgerichtet. Diese Neuerungen werden flott orchestriert vom Marketing, mit scharfem ­Seitenblick zu den Analysten. Ob Acrobat 10 oder gar die neue Acrobat X Suite auch von den Händlern applaudiert wird, bleibt offen. Aus Anwendersicht ist Acrobat 10 bloss ein «Nice-to-Have».