Das Redaktionssystem fr den Rest von uns
Wo die Grossen zu gross und die Kleinen zu klein sind, passt das cloudbasiertes Redaktionssystem TruEdit (mit wenigen Einschränkungen) perfekt.
haeme ulrich MEI, die Firma hinter dem Redaktionssystem TruEdit, sagt es treffend: «TruEdit ist ein Redaktionssystem für den Rest von uns». Ein Redaktionssystem für alle, denen WoodWing, K4 oder Censhare zu mächtig sind. Für alle, die IT-Dienstleistung aus der Cloud beziehen wollen. Für alle, die Texte lieber in Word als mit InCopy schreiben.
TruEdit füllt die Lücke zwischen manuellen InDesign-Workflows mit InCopy oder Plug-Ins wie WordsFlow und den Enterprise-Publikationssystemen, die mit hohen Lizenz- und Betriebskosten zu Buche schlagen. Siehe dazu auch den Artikel «Brauchen Sie ein Redaktionssystem?» aus Publisher 5-15.
Wie erwähnt, wird TruEdit nie lokal auf dem eigenen Server im heimischen Netzwerk betrieben. Das System läuft beim Hersteller in der Cloud, aufgesetzt auf Amazon-Servern in USA oder für europäische Kunden auf Wunsch in Frankfurt. Wir haben unsere Installation von USA nach Frankfurt verlegt und dabei eine massive Temposteigerung festgetellt. Der Zugriff aufs System erfolgt für die Redaktoren über den Webbrowser. Layouter installieren ein InDesign-Plug-In, das die Verbindung in die Cloud sicherstellt.
So oder ähnlich sieht die Arbeit mit TruEdit aus (die zugehörigen Screenshots sind unter www.publisher.ch verfügbar, siehe Kasten am Schluss des Artikels). Im Beispiel hier ein Layout-vor-Text-Workflow, wo Layouter die Seiten mit Platzhalterinhalt aufbauen und die Redaktoren diesen später mit dem richtigem Inhalt ersetzen.
1. Platzhalter-Text anlegen: Das InDesign-Dokument des Artikels ist in TruEdit angelegt und durch den Layouter aus dem System ausgecheckt worden. Der Layouter exportiert die Platzhaltertexte als Word-Dateien. Damit die zu ersetzenden Platzhaltertexte später automatisch zurück ins Layout gelangen, wird beim Export der Word-Dateien eine Verkettung zwischen Layout und Word-Datei angelegt. Für den Export der Word-Datei und das spätere Aktualisieren der Texte im Layout wird die InDesign-Erweiterung WordsFlow herangezogen, dessen Lizenz auch zum Lieferumfang von TruEdit gehört.
2. Layout einchecken: Der Layouter checkt das Layout wieder ins TruEdit ein. TruEdit meldet die vorher exportierten Texte und bietet an, diese als neue Assets ins System einzupflegen.
3. Text auschecken: Der Redaktor checkt die unter Punkt 2 neu erstellten Text-Assets über den Webbrowser aus, was die Texte als Word-Dokumente herunterlädt.
4. Platzhaltertext ersetzen: Der Redaktor bringt den richtigen Text in die Word-Datei.
5. Text einchecken: Der Redaktor checkt die fertige Word-Datei wieder ins System ein. Dazu lädt er sie über den Systemdialog hoch und ergänzt allenfalls mit Metadaten und Kommentaren.
6. Layout updaten: Der Layouter checkt die InDesign-Datei wieder aus TruEdit aus. Dabei wird der Inhalt der angepassten Word-Dateien automatisch ins Layout übernommen.
7. Ausgabe: Die Zusammenarbeit zwischen Layouter und Redaktor geht gemäss diesem Beispiel weiter. Auch Bilder werden entsprechend diesem Strickmuster eingebunden. Hat der Artikel den finalen Status erreicht, kann er direkt über TruEdit in eine PDF-Datei exportiert werden. Die dabei zu verwendende PDF-Exportvorgabe wird dem System hinterlegt.Loggt man sich als Admin über den Webbrowser in TruEdit ein, stehen die Benutzerverwaltung und die Systemkonfiguration zur Verfügung. Benutzer werden, wie bei solchen Systemen üblich, in Gruppen organisiert und erhalten so unterschiedliche Rechte. Die wichtigsten Gruppen sind
Um das Systems zu konfigurieren, braucht es etwas Übung. Gut, liefert MEI bereits eine brauchbare Standardkonfiguratiton mit aus.
Konfiguriert werden die Teilbereiche Media Types (Print, Digital Publishing), Custom Metadaten (anlegen von Metadatenfeldern, die später im System zur Verfügung stehen), Automations (Anbindung an Drittsysteme), Statuses (mögliche Status, die ein Job im Workflow haben kann) und Workflows (Definition der Reihenfolge der Status).
Diese Teilbereiche kommen dann zusammengefasst in den Profiles beim Arbeiten mit TruEdit zur Anwendung. Denn immer, wenn in TruEdit etwas eingecheckt wird, muss ein Profile zugewiesen werden.
Zu den Kosten: Als einmalige Ausgaben sollten Sie für insgesamt zwei Tage Konfiguration und zwei Tage Schulung etwa 6000 Franken vorsehen (Lizenzen für InDesign und Office sind nicht inbegriffen). Pro Jahr müssen Sie für drei User zudem mit wiederkehrenden Kosten von etwa 3100 Franken rechnen (für mehr als drei User bitte Offerte anfordern). Das ergibt bei einer Nutzungsdauer von drei Jahren Totalkosten von 15 300 Franken oder durchschnittliche 5100 Franken jährlich. Dabei fällt der Löwenanteil von 9100 Franken im ersten Jahr an.
Wer TruEdit aber zuerst einmal testen will, kann über www.truedit.com/get-started einen kostenlosen Demozugang bestellen. Dieser läuft 15 Tage für drei Benutzer und kann bei Gefallen in eine kostenpflichtige Lizenz konvertiert werden.
Hier erhalten Sie ergänzendes Bildmaterial zu einem möglichen Arbeitsablauf in True (Schritte 1 bis 7).
MEI (Managing Editor Inc., maned.com) stellt TruEdit her. Die Firma wurde 1990 in Philadelphia (USA) gegründet und betreut heute 3000 Publikationen in 53 Ländern.
In Amerika ist MEI vor allem als Integrator für das Publishing-System K4 von vjoon bekannt. MEI rüstet aber auch Kunden mit Produkten von WoodWing aus (Publishing-System Enterprise, Digital-Asset-Management-System Elvis) und hat Erweiterungen für die Digital Publishing Solution von Adobe im Programm.
Mit Nervous Pixel ist auch eine Agentur in die Firma integriert, die Kunden sowohl bei Design- als auch bei Produktionsaufgaben unterstützt.Haeme Ulrich arbeitet als Trainer, Berater und Speaker bei WeLoveYou.Daneben bloggt er unter www.publishingblog.ch und gibt Tipps und Tricks rund um das Thema Publishing.
Tel. +41 31 818 01 10