Klartext Barrierefreiheit
Kein vernünftiger Mensch ist gegen die Barrierefreiheit in PDF-Dokumenten. Doch was es heute braucht, sind vernünftige gesetzliche Empfehlungen, einen noch besseren Erstellungsprozess, praxistaugliche Prüfungen und die Thematisierung der Mehraufwände.
Andreas Burkard Barrierefreie PDF sind Dokumente, welche von Menschen mit und ohne Behinderungen gelesen werden können. So können beispielsweise sehbehinderte oder blinde Anwender auf ein barrierefreies PDF-Dokument über ein Bildschirmlesegerät, einen Screenreader, zugreifen. Das Bildschirmleseprogramm liest das Dokument vor. Dank der Strukturinformation (Tags), welche ein barrierefreies PDF-Dokument ausmacht, können Menschen mit Behinderungen im Dokument auch navigieren. Ferner können die Tag-Strukturinformationen herangezogen werden, um die Inhalte mit dem Computer-Ausgabegerät für Blinde, der Braillezeile, zu «erfühlen».
Die Empfehlung …
In der Schweiz sind Staats- und staatsnahe Betriebe verpflichtet, ihre Webseiten barrierefrei aufzubereiten. Dasselbe gilt auch für auf diesen Websites veröffentlichte PDF-Dokumente. Der Anstoss dazu war das Behindertengleichstellungsgesetz, welches am 1. Januar 2004 in Kraft trat.
Gestützt auf den Webstandard WCAG 2.0, müssen Websites und PDF-Dokumente für Bund, Kantone und Gemeinden ab dem 31. Dezember 2010 mindestens der Konformitätsstufe «AA plus» entsprechen (Richtlinie P028 vom 26. Januar 2010, Empfehlung des Bundes). Dass die Prüfungsrichtlinie WCAG 2.0 hingegen praxisuntauglich ist, wird später aufgezeigt.
Gestalterisch anspruchsvolle PDF-Dokumente aus dem grafischen Umfeld sind um einiges komplexer als PDF-Dokumente, welche von Behörden und Verwaltungen stammen.
Für Firmen ist die Barrierefreiheit freiwillig. Doch sie bedeutet für Unternehmen einen Prestigegewinn und die Teilnahme an gesellschaftlicher Verantwortung.
… und die Realität
Doch wie sieht ungefähr in der Mitte dieses Jahres die Realität aus? Ich untersuchte dazu einhundert PDF-Dokumente des Bundes und von acht Kantonen, welche quer durch die Schweiz ausgewählt wurden (GE, VS, FR, AG, LU, ZH, SH, GR). Die meisten PDF-Dokumente wurden mit dem Stichwort «behindert» oder «Behinderung» gefunden. Informationsträger also, die für diese Zielgruppe von besonderem Interesse sein könnten.
Geprüfte PDF-Dokumente 100
PDF mit Tags 9
Prüfoption «Adobe PDF» OK 0
Prüfoption «WCAG 2.0 AA+» OK 0
PDF/X-Standard 21
Durch Verschlüsselung ungültig 2
Die Studie ist nicht repräsentativ, doch sie kann für einen allgemeinen Befund herangezogen werden.
Trotz den politischen Beschlüssen und Zielsetzungen fehlt selbst beim Bund und den Kantonen ein Verständnis zu diesem Thema oder der Wille, die Beschlüsse zeitgerecht umzusetzen.
Das Einfügen von Tags beim PDF-Erstellungsprozess wäre praktisch ohne Mehraufwand möglich. Im Einsatz von Automatismen besteht eine grosse Unwissenheit.
Ferner herrscht Unklarheit über Sinn und Zweck von Verschlüsselungen und vor allem dem PDF/X-Standard. Dieser Standard ist im Downloadbereich der Behörden nicht relevant. Sinnvoller wäre der PDF/A-Standard, ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente.
Die Studie zeigt auch, dass die Prüfungen «WCAG 2.0, Level 1, 2 und 3» (AA plus) praxisuntauglich sind. Es ist beinahe unmöglich, diesen Standards ohne Fehlermeldung zu genügen. Doch auch der wesentlich milderen Prüfoption Adobe PDF, welche mit etwas gutem Willen und einem zumutbaren Mehraufwand erreicht werden könnte, genügte keine einzige der einhundert Testdateien.
Wünschenswert sind neue Automatismen im Erstellungsprozess, welche einer praxistauglichen Prüfungsrichtlinie genügen. Office-Vorlagen von Behörden und Verwaltungen könnten in Bezug auf die Barrierefreiheit dazu angepasst werden.
Die Anforderungen
Um der Barrierefreiheit zu genügen, müssen PDF-Dokumente folgende Kriterien erfüllen.
Der Screenreader und die Braillezeile benötigen Tags. In allen gängigen PDF-Erstellungsprozessen lässt sich eine Option für die Einfügung von Tags ausfindig machen. Adobe InDesign hat diese Option im PDF-Export > Allgemein aufgeführt und heisst PDF mit Tags erstellen (Abbildung 1). Im PDF-Maker der Office-Programme ist dazu die Option Ein-/Ausgabehilfe und Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren zu aktivieren.
Die Dokumenteigenschaften im kostenlosen Adobe Reader oder in Adobe Acrobat (Register Beschreibung) zeigen an, ob die PDF-Datei über Tags verfügt oder nicht (Abbildung 2).
Falls nun eine PDF-Datei nicht über Tags verfügt, können Sie nachträglich mit Adobe Acrobat (ab der Version 6.0) eine solche Struktur einfügen. Wählen Sie dazu in Acrobat aus dem Menü Erweitert > Ein-/Ausgabehilfe > Tags zu Dokument hinzufügen.
Über eine Stapelverarbeitung können Sie die Tag-Erstellung auch automatisieren. Wählen Sie dazu in Acrobat aus dem Menü Erweitert > Dokumentverarbeitung > Stapelverarbeitung > Neue Sequenz (Sequenz benennen) > Befehle wählen > Dokument > Zugriffe ermöglichen. Sie können die Sequenz auf einen Ordner anwenden, wodurch die ungetagten PDF automatisch eine Tag-Struktur erhalten.
Bei gescannten Dokumenten müssen Sie zuerst über eine Texterkennung die Texte im PDF-Dokumente erfassen. Wählen Sie dazu in Acrobat aus dem Menü Dokument > OCR-Texterkennung > Text mit OCR erkennen. Verwenden Sie die passende Sprache und den PDF-Ausgabestil Durchsuchbares Bild. Nachdem Sie die OCR-Texterkennung ausgeführt haben, müssen Sie dem PDF-Dokument die Tags wie oben beschrieben hinzufügen. Auch dieser Vorgang lässt sich über eine Stapelverarbeitung automatisieren.
Weiter müssen behindertengerechte PDF-Dokumente eine Sprache aufweisen, welche der Screenreader richtig interpretieren kann. Die Sprachwahl können Sie in den Dokumenteigenschaften > Erweitert > Sprache vornehmen.
Tag-Strukturen bearbeiten
Um eine Tag-Struktur zu überprüfen, müssen Sie in Acrobat aus dem Menü Werkzeuge > Erweiterte Bearbeitung das TouchUp-Leserichtungwerkzeug auswählen.
Das TouchUp-Leserichtungwerkzeug ist zur Korrektur von PDF konzipiert, denen Tags hinzugefügt wurden. Das TouchUp-Leserichtungwerkzeug bietet die Methode zur Kontrolle und zur Behebung von Problemen bei der Leserichtung. Jeder hervorgehobene Bereich ist nummeriert und mit grauen oder farbigen Blöcken markiert. Die Nummer zeigt die Platzierung des Bereichs in der Leserichtung der Seite.
Das TouchUp-Leserichtungwerkzeug bietet verschiedene Optionen, welche Sie dem Dokumentinhalt sinngemäss zuweisen können (Abbildung 3).
So können Sie mit den Überschriften Titelprioritäten zuweisen, welche von den Screenreadern in der eingegebenen Reihenfolge erkannt werden.
Die Schaltfläche Hintergrund entnimmt das Element aus der Tag-Struktur. Ein solches Objekt wird dann vom Screenreader oder von der Navigation ignoriert. Die Schaltfläche Hintergrund kann demzufolge für alle störenden oder für nicht relevante Tag-Objekte wichtig sein.
Die Zahlenreihenfolge sollte der Leseabfolge entsprechen. Ein Screenreader arbeitet die Texte in dieser Reihenfolge durch. Auch die Navigationsschritte, mit der ein behinderter Mensch durch das PDF-Dokument navigiert, unterliegen diesen Nummern. Falls die Tag-Blöcke nun nicht der logischen Leseabfolge entsprechen, können Sie dies nachträglich in Acrobat vornehmen. Wählen Sie dazu Anzeige > Navigationsfenster > Reihenfolge aus. Nun können Sie in diesem Bedienfeld die Reihenfolge einzelner Tag-Objekte manuell verschieben (Abbildung 4).
Bilder beschreiben
Eine weitere Richtlinie für behindertengerechte PDF-Dokumente verlangt eine Beschreibung des Bildes. Einen so genannten Alternativtext können Sie mit dem TouchUp-Objektwerkzeug einfügen. Wählen Sie dazu in Acrobat aus dem Menü Werkzeuge > Erweiterte Bearbeitung das TouchUp-Objektwerkzeug aus, klicken Sie in ein Bild und drücken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften und darin das Register Tag aus. Geben Sie im Feld Alternativtext eine Beschreibung ein (Abbildung 5).
Zeitintensives Nachbessern
Aufwändige Tabellen sind besonders heikel. Ein einzelner Tabellenwert richtet sich nach dem Spalten- und dem Zeilentext. Bei grossen Tabellen besteht die Gefahr, dass ein Screenreader nur den Zellenwert vorliest, nicht aber die Zugehörigkeit des Wertes anhand des Spalten- und des Zeilentextes.
Hier kann teils aufwändig nachgebessert werden. Mit dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug können Sie einen Bereich als Tabelle definieren. Das Navigationsfenster Tags zeigt mit verschiedenen Begriffen die Bestandteile der Tabelle an. TH steht für den Tabellenkopf (Table Header), TR für Tabellenzeilen (Table Row) und TD für den Zellenwert (Table Data).
Um nun die genaue Zugehörigkeit eines in der Tabelle «verlorenen» Tabellenwertes anzugeben, können Sie im Navigationsfenster Tag einen TD-Wert mit der rechten Maustaste an- und die Eigenschaften auswählen. Im Register Tag der Eigenschaften können Sie den Alternativtext eingeben, welcher der Screenreader nebst dem eigentlichen Zellenwert zur einwandfreien Zuordnung vorzulesen hat (Abbildung 6).
Einfache Tabellen kann man bereits im Erstellungsprogramm behindertengerecht konzipieren, indem man den Zellenwerten einen Zuordnungstext anfügt. Hier müssen sich die Gestaltung und die Konzeption ein bisschen unterordnen, doch es dient letztlich der Sache. Angepasste Word-Vorlagen können viele behindertengerechte Anforderungen bereits im Vorfeld berücksichtigen. Optimierte Vorlagen müssen von den vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aber auch richtig verwendet werden …
Gestalterisch anspruchsvolle Dokumente und Tabellen aus dem grafischen Umfeld sind von Einschränkungen praktisch zu 100 Prozent ausgenommen. Es ist und bleibt eine Illusion, zu glauben, dass hier ohne Vergütung eines Mehraufwandes jedem Zellentext ein Zusatztext eingefügt wird. Bereits das Einfügen von Alternativtexten ist bei vielen Bildern ziemlich zeitintensiv. Zwar können korrekte Tag-Strukturen in den meisten Erstellungsprogrammen – beispielsweise bei einer XML-Strukturierung – bereits im Vorfeld eingefügt werden. Diese werden nachfolgend über den Export direkt in das PDF-Dokument übernommen. Doch auch für diese Verfeinerung der Dokumentstruktur entsteht ein zusätzlicher Aufwand, welcher über ein Verrechnungsmodell abgegolten werden muss. Alles, was über das automatische Hinzufügen von Tags und einigen Alternativtexten hinausgeht, hat einen schweren Stand bezüglich Akzeptanz.
Die visuelle Prüfung
Es gibt verschiedene Stufen, um das PDF-Dokument für die behindertengerechte Verwendung zu überprüfen.
Zum einen verfügen Acrobat und selbst der kostenlose Adobe Reader über eine visuelle Prüfung. Wählen Sie dazu aus dem Menü Ansicht > Zoom > Umfliessen oder verwenden Sie einfach Befehl+4 auf dem Mac (Ctrl+4 auf einem Windows-Rechner). Mit dem Umfliessen können Sie die Leserichtung überprüfen. Das Umfliessen berücksichtigt die Tag-Dokumentstruktur. Die visuelle Prüfung ist deshalb sinnvoll, weil der Textfluss im Dokument oftmals keine Linearität aufweist. Dies tritt besonders bei komplexeren Dokumenten mit mehreren Spalten und Bildern auf. Die Reihenfolge, wie die einzelnen Textabschnitte vorgelesen werden, stimmt dann nicht mehr.
Die schnelle Prüfung
Die schnelle Prüfung prüft drei Eigenschaften:
Wählen Sie in Acrobat aus dem Menü Erweitert > Ein-/Ausgabehilfe > Schnelle Prüfung aus. Nach der Prüfung erhalten Sie einen Erkennungsbericht im Panel.
Ist die schnelle Prüfung in Ordnung, genügt das PDF-Dokument bereits den minimalsten Voraussetzungen für die Barrierefreiheit. Screenreader können nun den Text vorlesen. Dieser PDF-Erstellungsprozess kann problemlos automatisiert werden.
Behinderte Menschen, welche Computerhilfsmittel einsetzen, haben eine erstaunliche Fähigkeit entwickelt, um Informationen aus barrierefreien Websites oder von barrierefreien PDF-Dokumenten abzuleiten.
Die nachvollziehbare vollständige Prüfung
Im Fenster Vollständige Ein-/Ausgabehilfe sind verschiedene Prüfoptionen aufgeführt. Mit der Prüfoption Adobe PDF wird nebst den bereits aufgeführten Eigenschaften auch untersucht, ob Alternativtexte in Bilder und Grafiken eingefügt wurden und ob eine Sprachwahl festgelegt ist. Die Prüfoption Adobe PDF sollten alle Anwender einsetzen, welche die Umsetzung der Barrierefreiheit verfeinern möchten und dazu über einen begrenzten Zeitrahmen verfügen. Mit etwas Geschicklichkeit im Umgang mit den Acrobat-Tools kann ein PDF-Dokument diesen Optionen relativ einfach genügen.
Die praxisfremde vollständige Prüfung
Leider muss nun mit aller Deutlichkeit darauf hingewiesen werden, dass sich in den Prüfoptionen eine absolut praxisfremde Option befindet. Diese heisst unbescheiden W3C Web Content Accessibility Guideline 2.0 (Arbeitsentwurf 27. April 2006).
WCAG 2.0 ist kein Arbeitsentwurf mehr, sondern seit dem 11. Dezember 2008 eine W3C-Empfehlung. Die Prüfungsoptionen Level 1, 2 und 3 entsprechen der Konformität WCAG 2.0 AA plus, welche als Empfehlung des Bundes herangezogen wird (P028).
Der Check ist aber praxisuntauglich und hilft nicht wirklich beim Einkreisen von Problemen. Sie werden praktisch immer Probleme in der PDF-Datei vorfinden. Ein Fehler ist im Erkennungsbericht mit der englischen Website W3C verlinkt. Unter Umständen bekommen Sie dort den Hinweis auf ein Problem, was aber nicht garantiert, dass Sie dort auch die Lösung für das Problem finden. Es ist einfach sehr naiv, zu glauben, dass sich die Anwender die Zeit nehmen, die vielen Probleme, welche die Prüfung aufführt, abzuarbeiten. Eigene Erfahrungen diesbezüglich zeigen, dass es selbst mit sehr viel Geduld praktisch unmöglich ist, dieser Richtlinie zu 100 Prozent zu genügen.
Bedauerlicherweise hat sich das Gesetz genau auf diese praxisfremde Prüfungsoption festgefahren.
Am 11. und 12. Juni 2006 trafen sich in Riga die Minister aus 34 europäischen Ländern der EU- und der EFTA-Mitgliedstaaten. Die Schweizer Delegation war unter der Führung von Bundesrat Moritz Leuenberger vertreten. An diesem Treffen wurde eine Ministerdeklaration angenommen, welche die Erarbeitung von barrierefreien Normen für das öffentliche Auftragswesen verbindlich festlegte. Des Weiteren wurde vereinbart, dass bis Ende 2010 die Gewährung des barrierefreien Zugangs zu allen öffentlich-rechtlichen Webseiten gewährleistet ist (damit sind auch PDF-Dokumente gemeint).
Warum wird eine solch untaugliche Prüfung als gesetzliche Vorgabe herangezogen? Bei der aktuellen Prüfungsoption WCAG 2.0 bekommt man den Eindruck, dass eine unmögliche Kopfgeburt erzeugt wurde, getrieben durch internationale Steuergelder. Eine derart praxisfremde und verwirrende Prüfoption, welche dazu noch von oberster Stelle abgesegnet ist, schadet doch nur der Sache.
Das muss geschehen
Strategie des Kantons Aargau
Priska Rothen ist Vertreterin der Gruppe Webtechnologie für den Kanton Aargau. In diesen Zuständigkeitsbereich gehören auch behindertengerechte Dokumente des Kantons Aargau.
ANDREAS BURKARD: Eine aktuelle Studie mit einhundert heruntergeladenen PDF-Dokumenten beim Bund und bei einzelnen Kantonen hat gezeigt, dass keine 10 Prozent der Dokumente über eine Dokumentstruktur verfügen. Wo liegt das Problem?
PRISKA ROTHEN: Bisher gibt es keine Möglichkeit, Word-Dokumente automatisiert in barrierefreie PDF-Dokumente umzuwandeln, was jedoch bei der Vielzahl an Dokumenten in einer Verwaltung nötig ist. Allein die Sammlung der Rechtserlasse beinhaltet rund 500 Dokumente, was nur einem Bruchteil der gesamten Menge entspricht. Das heisst, es ist ein immenser Aufwand, alles manuell anzupassen. Weiter fehlen Word-Vorlagen mit korrekt umgesetzten Formatvorlagen, was den manuellen Aufwand zusätzlich erhöht.
Welche Ziele verfolgt der Kanton Aargau, um die P028-Empfehlung des Bundes umzusetzen?
Neue Webauftritte und Applikationen werden gemäss den Vorgaben P028 getestet und umgesetzt. Allerdings ist es aufgrund des aktuellen Designs nicht möglich, sämtliche Empfehlungen einzuhalten. Davon ausgenommen waren bisher ebenfalls PDF-Dokumente. Im Rahmen des E-Governement-Projektes ist ein komplett neuer Webauftritt geplant. Dieser wird nach dem Standard WCAG 2.0 umgesetzt und berücksichtigt auch Usability-Vorgaben. Parallel dazu laufen zurzeit Abklärungen für das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten und für eine künftige Strategie zur Umsetzung. Diese enthält auch die Neugestaltung von Wordvorlagen.
Wie vollziehen Sie die Umsetzung von PDF-Dokumenten?
Zurzeit nur manuell mit Adobe Acrobat.
Wie hoch darf der zeitliche Aufwand im Durchschnitt sein, um PDF-Dokumente barrierefrei zu erstellen, nötigenfalls zu korrigieren und zu prüfen?
Im Prinzip so lange, wie eine Druckerei benötigt, diese zu erstellen, oder anders gesagt: Es muss möglich sein, dass alle Mitarbeitenden ohne Vorkenntnisse auf Knopfdruck ein entsprechend korrekt umgesetztes Dokument erhalten.
Welche Prüfungsrichtlinien werden herangezogen?
P028 / WCAG 2.0 und PAC (PDF Accessibility Checker) und die Vorgaben des Bundesamtes für Informatik und Telekommunikation BIT.
Tipps
Der Autor
AndreasBurkardbefasst sich seit vielen Jahren mit PDF-Lösungen. Er macht individuelle Trainings und Beratungen rund um das Thema PDF und für die Adobe-Programme Acrobat, InDesign, Illustrator, Photoshop.