PDF in die Wolke bef�rdert

Acrobat ist neu in Version DC. Die Abkürzung steht für Document Cloud. Damit gibt der Hersteller zu verstehen, wo Dokumente künftig hingehören, um so auf allen Geräten verfügbar zu sein. Neu ist ein cloudbasierender Service für die digitale Unterzeichnung.

Andreas Burkard Adobe Acrobat wurde seit 1993 stetig den Anforderungen des Marktes angepasst. Jetzt, im Zeitalter der mobilen Geräte, macht Acrobat DC da keine Ausnahme. Portabel auf allen Geräten, das ist die neue Devise des Herstellers.

Das PDF-Format scheint so dem eigentlichen Namen, dem portablen Dokumentformat, nun wortwörtlich zu entsprechen. Voraussetzung für den Einsatz von PDF auf allen Geräten ist jedoch die Bereitschaft, mit der Cloud zu arbeiten, sich an neue Be­zeichnungen und eine neue Benutzerführung zu gewöhnen und erst mal ungewöhnlich hohe Installationsanforderungen unter Mac OS zu akzeptieren.

Neue Bezeichnungen

Die Bezeichnungen sehen auf den Geräten wie folgt aus. Auf dem Desktop gibt es Acrobat DC Standard und Acrobat DC Pro. Der kostenlose Adobe Reader auf den Desktopgeräten heisst neu Adobe Acrobat Reader DC. Auf den mobilen Geräten nennt sich der Adobe Reader nun Adobe Acrobat DC Mobile Reader.

Ausserdem kann der Dienst Adobe PDF Pack gemietet werden. Dieser Cloud-Dienst mit erweiterten Funktionen kostet jährlich etwa 80 Franken. Damit stehen über die Cloud im Browser und auf den mobilen Geräten erweiterte Funktionen zur Verfügung, wie PDF-Dokumente in viele andere Formate zu konvertieren, Dateien zusammenzuführen, unterschiedliche Dokumente zu PDFs zusammenzuführen, Formulare auszufüllen und zu versenden oder Signaturprozesse zu nutzen. Viele dieser Dienste gab es bereits, sie wurden nun in PDF Pack integriert. PDF Pack ist wie ein erweiterter Reader auf allen Geräten zu verstehen.

Im Abo der Creative Cloud sind Acrobat DC Pro sowie PDF Pack enthalten. Neben der Mietlizenz gibt es eine Kauflizenz. Dies kommt vor allem Firmen und Behörden entgegen, welche ausser Acrobat keine weiteren Adobe-Produkte verwenden oder sich mit Mietmodellen und cloud­basierten Diensten schwertun. Jedoch hat die Kauflizenz keine erweiterten Cloud-Funktionen. Die Mietversion beinhaltet regelmässige Updates mit teils neuen Funktionen, so wie man das inzwischen bei den Programmen der Creative Cloud kennt.

Nur ab Mac OS X 9 und höher …

Die Systemanforderungen sind für Mac ungewöhnlich hoch. Unter Windows kann die Installation ab Windows XP erfolgen. Auf Mac hingegen erst ab MAC OS X 9 und höher. Da OS X 10.9 nicht mehr erhältlich ist, muss für viele die Installation gleich auf 10.10x (Yosemite) erfolgen. Das kann für Betriebe mit Mac-Rechnern umständlich, zeitintensiv und aufwendig sein. Treiber von Ein- und Ausgabegeräten müssen vor der Installation des relativ neuen OS X Yosemite geprüft werden. Überraschungen gilt es zu vermeiden.

Hohe Installationshürden

Ungewöhnlich ist ferner der Umstand, dass auf Mac bei der normalen Installation von Acrobat DC die Vorgängerversion Acrobat 11 komplett deinstalliert wird. Unter Windows war die Deinstallation älterer Versionen jeweils üblich, doch auf den Desk­topgeräten von Apple ist dies neu. Programmerweiterungen sind dann plötzlich nicht mehr verfügbar. Man sollte sich bei den Plug-in-­Herstellern im Vorfeld gut informieren, ob bereits Anpassungen vorliegen.

Beim Mac wird die Version Acrobat 10 nicht deinstalliert, sondern nur Acrobat 11. Da die Unterschiede zwischen den beiden Versionen nicht gross sind, bleibt immerhin eine Version in gewohnter Form erhalten. Das kann hilfreich sein, denn beim ersten Öffnen von Acrobat DC ist die Software kaum wiederzuerkennen. Auch kann man den entfernten Acrobat 11 nach Installation von Acrobat DC erneut installieren, sofern man die Kauf- und nicht die Mietsoftware besitzt.

Dieses Gehabe rund um die Installation auf Mac ist unverständlich und zeitintensiv. Der Eindruck bleibt, dass Adobe auch hier vehement versucht, alles ausserhalb der Cloud liegende lieber heute als morgen zu eliminieren.

Neues Gewand

Acrobat blickt auf ein bewegtes Leben zurück. Da das grosse Einsatzgebiet im Unternehmensbereich liegt, wurde die Benutzerführung früh an die Office-Produkte von Microsoft angepasst. Mit Acrobat 8 wurde die Oberfläche aufgeräumt. Eine nochmalige Nachbesserung erlebte Acrobat 9. Zeitgleich mit der Änderung der Office-Produkte wurde die Oberfläche von Acrobat 10 angepasst. Aussagekräftigere Icons und die feste Verankerung der Werkzeuge auf der rechten Seite waren seitdem bekannt. Das wurde im Wesentlichen auch in Acrobat 11 so übernommen. Mit der aufgeräumten Oberfläche kam man ganz gut zurecht.

Adobe gönnte Acrobat nie ein eigenständiges User Interface (UI). Auch jetzt muss man erneut umlernen. Im Zeitalter der Apps angekommen, kleidet der Hersteller Acrobat DC komplett neu ein.

Einstieg in den Umstieg

Beim Start von Acrobat DC zeigt das Eröffnungsfenster auf der linken Seite mit Start, Werkzeuge und Dokument drei Unterteilungen an. Die Kontoanmeldung ist rechts oben ersichtlich.

Mit Start sieht man die zuletzt verwendeten Dateien in einer Listenübersicht. Diese Listenübersicht kann man auf der rechten Seite oben auf Miniaturansicht umstellen, um so die Dateien leichter im Inhalt zu erkennen.

Der Startbereich zeigt mit einem Klick auf Arbeitsplatz die vertraute lokale Dateiverwaltung. Gleich unterhalb werden mit Document Cloud die Dokumente angezeigt, welche sich in der Cloud befinden.

Über die Document Cloud kann ein ausgewähltes Dokument versendet werden. Hierfür gibt es zwei Optionen. Mit An E-Mail anhängen wird die Document-Cloud-Datei gut nachvollziehbar als Anhang an das E-Mail-Programm weitergegeben. Mit Senden und verfolgen kann eine Datei an eine oder mehrere Beteiligte gesandt werden. Die Beteiligten erhalten einen E-Mail-Link. Verfügen diese Beteiligten über den in Adobe Pack integrierten Dienst Send & Track, so können sie im Browser die PDF öffnen oder optional herunterladen. Im Startbereich kann der Sender mit der Option Gesendet den Vorgang online verfolgen, überwachen oder eine Freigabe aufheben.

Übergrosse Werkzeuge

Das Eröffnungsfenster zeigt beim Klick auf Werkzeuge übergrosse Funktionsgruppen. Hier wird der Funktionsumfang präsentiert.

Jede Funktionsgruppe kann als Verknüpfung in die Werkzeuggruppe hinzugefügt und dort wieder bequem entfernt werden. Hier befinden sich die häufig verwendeten Werkzeuge. Diese Werkzeuggruppen sind nach wie vor auf der rechten Seite fest verankert. Die Funktionsgruppen bieten auf direktem Weg Infos zu den Vorgängen an. So entfällt ein allfälliges Suchen in der generell gehaltenen Onlinehilfe.

Zusätzlicher Klick zum Ziel

In früheren Versionen von Acrobat konnte man eine Werkzeuggruppe aufklappen, wodurch man übersichtlich alle Funktionen einer Werkzeuggruppe zu sehen bekam. Bei Acrobat DC ist es nun so, dass beim Klick auf eine Werkzeuggruppe deren Werkzeuge in einem isolierten Modus oberhalb des Dokumentes angezeigt werden. Man muss dann nochmals das eigentliche Werkzeug auswählen. Zwar befindet man sich in diesem Modus direkt im Thema der Werkzeuggruppe. Doch man benötigt einen zusätzlichen Klick, um an das eigentliche Ziel zu gelangen. Auch hat man in diesem Werkzeuggruppenmodus keine Gesamtübersicht, da die anderen Werkzeuggruppen zwischenzeitlich ausgeblendet sind.

Die eigentlichen Befehlsfenster wurden keiner Neugestaltung unterzogen, was im Vergleich zur neuen Oberfläche oft unpassend wirkt.

Das Umschalten von Start (mit der Dateiverwaltung) zu Werkzeug (mit allen Funktionsgruppen) zu Dokument (mit den Werkzeuggruppen) ist sehr gewöhnungsbedürftig. Da die Benutzeroberfläche nun in Weiss und einem sehr hellen Grau gehalten ist, grenzt sich diese kaum vom geöffneten PDF-Dokument ab.

Adobe mutet den Anwendern wieder einiges an Umstellungsaufwand zu. Die Absicht ist ein möglichst einheitlicher Look über alle Geräte. Ein so stark erneuertes UI sollte Zeitgewinn und Erleichterung bringen. Dies ist mit Acrobat DC auf dem Desktoprechner allerdings kaum der Fall.

PDF erstellen auf Mac

Adobe hat Acrobat DC etliche Detailverbesserungen hinzugefügt, die vor allem dem Office-Bereich zugutekommen. So auch das PDF-Erstellen unter Mac OS. Die Office-Dokumente speicherte man unter Mac in der Regel im Druckdialog. Die PDF-Erstellung unter Mac wurde nie ausgebaut wie unter Windows. Interessante Funktionen hatten so das Nachsehen.

Acrobat DC kann nun auch unter Mac OS Office-Dokumente in PDF umwandeln. Bedingung ist, wie unter Windows auch, dass die Office-Produkte auf dem Rechner installiert sind. Dann kann Acrobat DC aus einzelnen oder mehreren Office-Dateien eine PDF-Datei erstellen. Sortieroptionen inbegriffen.

Lorbeeren mit PDF-Editieren

Wie bereits die Vorgängerversionen holt sich auch Acrobat DC die Lorbeeren in der Bearbeitung von PDFs ab. Die Umwandlung von PDF in die Office-Formate Word, Excel oder Power­Point wurde nochmals verbessert. Auch auf den Endgeräten mit Adobe PDF Pack sind die Resultate sehr gut.

Die Bearbeitung einer PDF-Datei wurde weiter verbessert. Aufzählungszeichen werden bei einer Umbruchänderung weitergeführt. Satzarten werden noch besser zusammenhängend erfasst. Auch Scan-Dokumente profitieren von der besseren Nachbearbeitung.

Unsichere Zeiten für Formulare

Die herkömmliche Formularfunktion ist in Acrobat DC unverändert vorzufinden. Offensichtlich gibt es seitens Hersteller wenig Interesse, in diesem wolkenlosen Bereich noch etwas nachzuliefern. Die beliebten PDF-Formulare durchleben unsichere Zeiten. Die Frage über den Sinn von PDF-Formularen ist berechtigt. Die Lauffähigkeit auf allen Geräten ist nicht mehr garantiert.

Der Adobe LiveCycle Designer, ein unter Windows konzipiertes Programm, um unter anderem dynamische For­mulare zu erstellen, war bereits in Acrobat 11 nicht mehr enthalten. Es wird zwar unter dem Namen Adobe Designer noch angeboten, doch der Ton darüber ist leiser geworden. Die bittere Tatsache ist, dass diese PDF-Formulare auf den mobilen Endgeräten nicht lauffähig sind. Auch mit Acrobat erstellte PDF-Formulare, welche über gewisse Schaltflächen verfügen oder mit JavaScript angereichert wurden, fallen in diese Kategorie. Dies verunsichert Ersteller und Kunden.

Im Gegensatz zu den Desktoprechnern handelt es sich bei den mobilen Endgeräten längst nicht mehr um offene Systeme. Die meisten Kunden wollen aber lauffähige Lösungen auf allen Geräten. Für die unterschiedlichen Cloud-Dienste der Hersteller ist diese Entwicklung absolut förderlich, ja sogar bewusst gesteuert.

Adobe integrierte in Acrobat 11 mit FormCentrals eine cloudbasierte Lösung, um Formulare im Browser zu erstellen, zu verteilen und auszuwerten. Nun ist auch das Geschichte, die Lösung wird nicht weitergeführt. Dafür versucht Adobe in Acrobat DC über cloudbasierte Dienste die Formular- und Signaturprozesse neu zu beflügeln.

Die Botschaft dabei ist unüberhörbar: Erstellt und verteilt PDF-Formulare nur noch über unsere Cloud mit Acrobat DC. Dann klappts auf allen Geräten. Die Signatur gibts obendrauf.

Document Cloud und e-Sign

PDF-Dokumente können auf den mobilen Geräten direkt auf deren Display unterzeichnet werden. Dazu benötigt der Ersteller Acrobat DC und die Document Cloud mit den integrierten e-Sign-Services.

Für den Ersteller geht das wie folgt: Einem PDF-Dokument wird ein Feld für die Unterschrift hinzugefügt. Danach klickt man in Acrobat DC auf das Werkzeug Zum Unterschreiben senden. Das PDF-Dokument befindet sich dann im Sammelfenster des Versandprozesses. Klickt man in diesem Sammelfenster auf Formular vorbereiten, können weitere Formularfelder, ein E-Mail- oder ein Datumsfeld hinzugefügt werden. Die Textfeldeigenschaften dieser Felder besitzen erweiterte Definitionen über die Rolle der Teilnehmer.

Der eigentliche Versand erfolgt dann aus dem Sammelfenster mit der Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers. Eine Kopie an den Er­steller bestätigt, dass das Formular den cloud­basierten Weg besmchritten hat, zur Signatur bereitsteht und der Vorgang überwacht wird.

Beim Empfänger siehts dann so aus: Er erhält per E-Mail die Aufforderung, das Dokument in der Cloud zu unterzeichnen. Beim Klick auf den entsprechenden Link kann er die bereitgestellten Formularfelder ausfüllen. Das Unterschriftsfeld ist bereit für die Signatur. Dabei kann zwischen dem Eintippen des Namens und dem Zeichnen der Signatur gewählt werden. Das Zeichnen der Signatur wird auf mobilen Geräten direkt mit dem Finger vorgenommen, auf dem Desktoprechner entsprechend mit der Maus.

Beim Klick auf Übernehmen und dem Bestätigen rechtlicher Aspekte wird die Unterschrift direkt in das PDF eingefügt. Sobald das PDF-Dokument signiert ist, werden PDF-Kopien per E-Mail an alle Beteiligten gesandt.

Der Ersteller bekommt danach vom e-Sign-Dienst eine E-Mail mit dem unterzeichneten PDF im Anhang und dem Hinweis, dass sich das Dokument unter seinem Account in der Cloud befindet. Der Anhang ist ein geschütztes PDF-Dokument und enthält eine zusätzliche neue Seite. Darauf wird der gesamte Verlauf des Signaturprozesses, unter Angabe einer Transaktionsnummer, festgehalten.

Die neue Methode wird seine An­wender finden. Dennoch muss sich der breite Einsatz dieser Signaturmöglichkeit erst noch beweisen. Wie die Wirtschaft darauf reagiert, ist noch völlig offen. Sind Behörden, Institutionen und Betriebe aus unterschiedlichen Bereichen wirklich bereit, einer US-Firma ihre PDF-Dokumente mit teils sensiblen Inhalten und dieser Methode der elektronischen Unterschrift anzuvertrauen? Es gelten im Signaturbereich für die rechtsverbindliche digitale Unterschrift nach wie vor länderspezifische Bestimmungen.

Druckproduktion

Die in Acrobat enthaltenen Werkzeuge Druckproduktion sind seit mehreren Versionen praktisch gleich geblieben. Der Fokus der Weiterentwicklung von Acrobat hat sich verlagert.

Adobe hat in Acrobat DC von der Firma Callas Software GmbH einige neue Profile für die Korrektur und die Prüfung übernommen. Zudem wurden einige Preflight-Profile mit Variablen erweitert, was umfangreichere Einsatzgebiete abdeckt. Auch bekannte Fehler sind wieder zu finden, beispielsweise das versetzte Anzeigen eines zu hohen Farbauftrags eines Bildes in der Ausgabevorschau. Die Übersichtlichkeit der Preflights wurde nicht verbessert.

Fazit

Ob die Aufteilung der Arbeit mit PDF auf alle Geräte für mehr Effizienz sorgen wird oder bloss zu einer Verzettelung führt, zählt nicht. Wir alle sind Zeugen, wie uns unter dem Vorwand von Mehrwert die Hoheit der Daten Schritt für Schritt entzogen wird, wie Abhängigkeiten gefördert werden und gleichzeitig digitales Verhalten ausgewertet wird. Die Globalisierung hat sich verselbstständigt.

Acrobat DC fügt sich vorzüglich in diese Zeit. Die Zeit, in der die Cloud-Dienste der Hersteller das Schmiermittel deren Aktienkurse sind. Adobe spricht von 41 Neuerungen. Doch diese Zahl ist zu relativieren. Abgesehen von der gewöhnungsbedürftigen Benutzerführung und einigen Funktionsverbesserungen steht das wesentliche Ziel von Acrobat DC als Aufforderung bereits im Namen: PDF-Dokumente gehören in die Cloud! Innovation findet nur noch in den cloud­ba­sier­ten Prozessen statt.