Publizieren mit System

Mit vjoon K4 und dem Topix Remote Editor hat Arnold Inhalt und Form eine Lösung gefunden, Publikationen ortsunabhängig und übersichtlich zu produzieren. Damit verschmelzen Inhalt und Form zu einem Ganzen – von Anfang an.

ROMEO HUTTER Arnold Inhalt und Form hat ihren Geschäftssitz in Stäfa am Zürichsee. Wie es der Firmennamen andeutet, dreht sich alles um die Botschaft und das Design von Publikationen. Dabei legen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonderen Wert auf die bestmögliche Zusammenführung von Information und Gestaltung.

1989 gründete Urs Arnold die Firma, damals noch unter dem Namen Arnold Design. Seit 1997 ist das Unternehmen eine Aktiengesellschaft, an der auch einige Mitarbeiter beteiligt sind. 2008 wurde Arnold Design umbenannt. Im Jahr zuvor fand auch der Umzug an den heutigen Standort statt, wo in einem umfunktionierten Hochregallager auf über 550 Quadratmetern alle Mitarbeiter im selben Raum arbeiten. Damit legte die Firma gewissermassen den Grundstein für die Zukunft von Arnold Inhalt und Form. Am neuen Ort hat kaum ein Mitarbeiter seinen fixen Arbeitsplatz, sondern lediglich seinen Trolley, in dem er seine Arbeitsutensilien aufbewahrt.

Mit dem Umzug wurde auch die Arbeitsweise überdacht. Früher wurden die Projekte an die Mitarbeiter herangetragen, heute werden diese quasi geholt. Mit dieser objektspezifischen Vorgehensweise hat jedes laufende Projekt seinen Platz, wo der aktuelle Stand auf Pinwänden jederzeit ersichtlich ist. Dadurch können sich die mit dem Projekt betrauten Mitarbeiter optimal über das Projekt austauschen und den Überblick behalten. Auch Teilzeitmitarbeitern erleichtert diese Methode die Arbeit. Der offene Austausch führt automatisch zu einem höheren Informationsfluss.

Vielseitigkeit auf höchstem Niveau

Zum Tätigkeitsfeld von Arnold Inhalt und Form gehören neben der ganzheitlichen Erstellung von Publikationen – von der Konzeption über die Kreation bis hin zu Recherche- und Koordina­tions­aufgaben – auch die Entwicklung von Erscheinungsbildern, klassisches Graphic Design sowie die Gestaltung interaktiver Medien und dreidimensionaler Gegenstände.

Das Unternehmen gehört in der Schweiz zu den führenden Agenturen im Bereich Corporate Publishing und erstellt für namhafte Kunden Mitarbeiter- und Kundenmagazine, aber auch Jahresberichte. Im jährlich durchgeführten Geschäftsberichtrating belegt Arnold Inhalt und Form dieses Jahr mit dem Geschäftsbericht von Credit Suisse den dritten Rang in der Gesamtwertung. Das Bilanzrating der Geschäftsberichte ist das grösste dieser Art in der Schweiz. Insgesamt 129 Geschäftsberichte der wichtigsten und grössten Firmen in der Schweiz werden geprüft und bewertet. Aus den 21 besten Berichten der zwei Ranglisten «Gestaltung» und «Value Reporting» nimmt eine eigene Jury die Bewertung für die Gesamtbeurteilung vor. Im Gestaltungsrating rückte der Geschäftsbericht gegenüber dem Vorjahr von Rang 194 auf Rang 8 vor.

Übersichtlicher Entstehungsprozess

Bei der Produktion von Periodika wie nationalen und internationalen Kundenmagazinen oder regelmässig erscheinenden Publikationen wie Jahres- und Geschäftsberichten sind meist viele Stellen involviert. Arnold Inhalt und Form hat schon früh erkannt, dass ein Redaktionssystem für die Zusammenarbeit mit dem Kunden und allen an der Publikation Mitwirkenden entscheidende Vorteile bietet. Lukas Huggenberg ist Mitarbeiteraktionär und unter anderem für die IT-Infrastruktur bei Arnold Inhalt und Form verantwortlich: «Die Schnittstelle zwischen Gestaltung und Technologie hat mich schon immer interessiert. Dadurch habe ich ein waches Auge für gescheite Lösungen, die die Kreation und die Produktion unterstützen und Routinearbeiten automatisieren.»

Mit dem Wechsel auf die Adobe Creative Suite 1 im Jahr 2004 wurde für die redaktionellen Arbeiten am «Bulletin», dem fünfmal jährlich erscheinenden Kundenmagazin von Credit Suisse, bereits Adobe InCopy eingesetzt. Im Seitenlayout wurden bei Arnold Inhalt und Form Textbestandteile definiert und als InCopy-Datei an die Redaktoren bei Credit Suisse gemailt. Dort konnten die Textinhalte redaktionell bearbeitet werden. Zwar kann diese Vorgehensweise nicht mit einem heutigen Redaktionssystem verglichen werden, doch war dies ein erster Schritt in Richtung Vernetzung der involvierten Mitarbeiter einer Publikation. Ausserdem erlaubte dieser Workflow einen Überblick über die laufenden Aufgaben.

Publizieren mit System

Mit der Umstellung auf die Adobe Creative Suite 2 entschied man sich im Mai 2006 für das Redaktionssystem vjoon K4 (ehemals SoftCare K4). Vor allem im Umfeld von Banken wird ein hoher Sicherheitsanspruch an die IT-Infrastruktur gestellt. Es galt der internen Redaktion Zugriff auf das Redaktionssystem vjoon K4 bei Arnold Inhalt und Form zu ermöglichen. Nach Prüfung verschiedener Möglichkeiten konnte mit Unterstützung von Topix eine Lösung aufgezeigt werden, die den Ansprüchen von Credit Suisse gerecht wurde. Die interne Redaktion bei Credit Suisse stellt über den Topix Remote Editor eine sichere SSL-VPN-Verbindung auf den K4-Server her und bearbeitet die laufende Publikation. Dafür braucht es lediglich einen Internet­browser, InCopy selbst ist auf dem Server von Arnold Inhalt und Form installiert.

Mittlerweile stellt die Agentur diverse Publikationen über vjoon K4 her. Dazu gehört das Magazin «Global Investor» von Credit Suisse, bei dessen redaktioneller Erarbeitung auch Redaktoren in London in das Redaktionssystem eingebunden sind. Auch bei der Realisation des Berichts «Umwelt Schweiz» hat sich der Einsatz von vjoon K4 bezahlt gemacht. Der viersprachige Bericht wird vom Bundesamt für Umwelt und vom Bundesamt für Statistik gemeinsam erarbeitet und herausgegeben. Dabei kam der Einsatz der von K4 unterstützten Varianten erstmals voll zum Tragen, wodurch die vier Sprachversionen sehr effizient erarbeitet werden konnten. «Ohne vjoon K4 wäre dieses Projekt wohl kaum realisierbar gewesen – sowohl technisch wie auch vom Zeitaufwand her. Die K4-Varianten erlauben eine durchdachte Produktion von mehrsprachigen Publikationen und helfen, personelle Ressourcen zu sparen, die wir für anspruchsvolle Arbeiten in der Kreation einsetzen können», sagt Lukas Huggenberg.

Durchgängige Prozesse

Eine weitere grosse Publikation, die von Arnold Inhalt und Form erstellt wird, ist das «magazin» der Post. Diese Kundenzeitschrift wird in Briefkästen ohne «Werbung verboten»-Aufkleber verteilt und erscheint viermal jährlich in Deutsch, Französisch und Italienisch in einer Gesamtauflage von 2,3 Millionen Exemplaren.

An den Ausgaben sind drei Stellen involviert. Die Chefredaktorin Daria Lederrey arbeitet bei der Post, gestaltet wird die Zeitschrift von Arnold Inhalt und Form. Produzent ist Christian Pfister, Partner bei Lemongrass Communications, der auch die redaktionelle Koordination des «magazin» übernimmt. Dazu gehören neben klassischen Aufgaben des Produzenten auch die Recherche von Geschichten und die Suche nach geeigneten Journalisten. Zudem schreibt er auch selbst Artikel für die Zeitschrift.Zum Pitch des Relaunch des «magazin» sind Christian Pfister und Arnold Inhalt und Form gemeinsam gegen fünf Agenturen angetreten. Schon das inhaltliche und visuelle Konzept überzeugte, doch mit durchdachten Prozessen konnte zusätzlich gepunktet werden. Für einen übersichtlichen Produktionsprozess ist vjoon K4 das zentrale Element. «Mit Arnold Inhalt und Form habe ich schon verschiedene Projekte erfolgreich umgesetzt», sagt Christian Pfister, «vjoon K4 hat dabei immer eine Rolle gespielt. Es sorgt für klare Prozesse, und alle an der Publikation Beteiligten verstehen, wo man gerade steht und was zu tun ist.»

Am Anfang jeder Ausgabe stehen verschiedene Artikelideen. In einer ersten Sitzung wird diskutiert, wie viel Platz jeder Geschichte zur Verfügung gestellt wird. Es wird «gescribbelt», wobei das Groblayout entsteht.

Die Produktion mit K4 hat verschiedene Vorteile. Vorgängig definierte Abläufe können mit dem Redaktionssystem leicht eingehalten werden. Die Arbeit damit ist intuitiv und unkompliziert. Zudem fördert es die Kommunikation und macht die Entstehung einer Publikation transparent. vjoon K4 unterstützt den Entstehungsprozess des «magazin» vom Layout über die interne Redaktion der Post bis hin zur Abschlussredaktion bei Christian Pfister: «K4 bietet die Möglichkeit eines durchdachten Blattmacherprozesses, wodurch die Arbeit effizient und jederzeit überschaubar wird.»

Vielseitiger Einsatz

Da Arnold Inhalt und Form vorwiegend anspruchsvolle Publikationen erstellt, die hohe Anforderungen an die Bilder stellen, werden diese extern für den Druck aufbereitet. Dabei arbeitet man mit den Berner Lithospezialisten von Denz Lith-Art zusammen. Auch sie sind möglichst eng in den Produktionsprozess integriert. So laden die Mitarbeiter von Denz Lith-Art mit dem K4 File Manager von vjoon die OPI-Bilddaten auf den Server und verknüpfen diese im Anschluss mit dem Layout.

In Zukunft wird auch MadeToPrint vermehrt ein Thema sein. Das von Axaio entwickelte Tool ist in vjoon K4 integriert und automatisiert den Export von druckfähigen PDF-Dateien, welcher per Statusänderung angestos­sen wird. Damit könnten Kunden bei gleichbleibender Gestaltung geringfügige Textänderungen vornehmen. Im Anschluss löst Arnold Inhalt und Form den PDF-Export über den Wechsel des Layoutstatus aus, und die druckfertigen PDF-Dateien werden automatisch in ein Verzeichnis gesichert, auf das der Kunde Zugriff hat.

Zukunftspotenzial

«Wir spüren eine Tendenz hin zum Insourcing – Arbeiten, die bisher normalerweise an externe Agenturen vergeben wurden, werden heute vermehrt im Unternehmen erledigt», erklärtLukas Huggenberg den Trend im Corporate Publishing, «mit dem Publishing-System vjoon K4 können wir eine Lösung bieten, die es unseren Kunden erlaubt, Teile einer Publikation intern zu bearbeiten und die Hauptarbeit den Spezialisten zu überlassen.» Dabei steht dieser Trend erst am Anfang, doch die Verknüpfung von Kunde und Externen wird in Zukunft stark gefragt sein. Mit vjoon K4 hat Arnold Inhalt und Form ein echtes Kundenbindungsinstrument zur Seite, womit die Weichen gestellt sind. «Wir sehen uns als unterstützende Kraft, die einer Publikation durch professionelle Beratung, erstklassige Kreativität und durchdachte Prozesse zum gewissen Etwas verhilft», fügt Lukas Huggenberg hinzu.

In der neuen, kürzlich vorgestellten Version von vjoon K4 6.0 sieht man ein beträchtliches Potenzial. «Was ich davon bereits gesehen habe, sieht vielversprechend aus. Damit wird crossmediales Publishing Realität.»