Übergabe von InDesign-Daten

Gut gepackt und nichts vergessen

Adobe InDesign packt den Koffer für die Reise in die Druckerei selber. Zuvor lässt sich die InDesign-Datei mit der eingebauten Preflight-Funktion auf mögliche Ausgabeprobleme überprüfen.

HÄME ULRICH Für die Übergabe von InDesign-Layouts an die Druckerei gibt es zwei Wege: druckfertige PDF-Dateien oder «offene» InDesign-Files mit sämtlichen im Layout verwendeten Komponenten (Bilder, Logos, Schriften). Wir widmen uns in dieser Ausgabe dem Weg via offenen Dateien, in der nächste Ausgabe zeigen wir die Möglichkeit über PDF. Offene Daten eignen sich dann, wenn die Druckerei noch Dienstleistungen an der Datei vollbringen soll. Zum Beispiel Bilder aufbereiten und einbauen, Kontrolle von Farbigkeit und Druckbarkeit. Man spricht hier von einer Datenaufbereitung. Im Gegensatz dazu sollte die Übernahme von druckfertigen PDF-Dateien eine blosse Datenübernahme sein.

Blick in die Zukunft

Zuunterst in der Werkzeugpalette wird der Vorschaumodus eingeschaltet. Dieser blendet alle nicht druckenden Objekte (Hilfslinien, Grundlinienraster, «nicht druckbare Objekte») aus und zeigt randabfallende Bilder nur bis an den Blattrand. So schafft man sich eine Vorstellung des späteren Drucks. Sollen zusätzlich noch überdruckende Objekte richtig gezeigt werden, kann im Menü «Ansicht» die «Überdruckenvorschau» zugeschaltet werden. Jetzt kann die Datei visuell auf ihre Vollständigkeit geprüft werden – neudeutsch «Post-Preflight».

Rotstift bei fehlenden Schriften

Damit die InDesign-Datei automatisch für die Weitergabe verpackt werden kann, müssen alle Komponenten (Schriften, Bilder Logos) verfügbar sein. Widmen wir uns vorgängig den Schriften. Wird in der InDesign-Datei eine Schrift verwendet, die auf dem Rechner fehlt oder deaktiviert ist, bringt InDesign beim Öffnen der Datei einen entsprechenden Hinweis. Entweder erreicht man hier durch Klicken auf «Schriftart suchen» den Manager für Schriften oder kommt später via Schriftart suchen an die gleiche Stelle. Der Schriften-manager zeigt eine Übersicht über alle im Dokument verwendeten Schriften. Es werden auch platzierte PDF und EPS-Dateien auf fehlende Schriften überprüft. Interessant ist ein Klick auf «Mehr Informationen». Hier zeigt InDesign zum Beispiel den Pfad, von wo die Schrift geladen wird. Gerade unter Mac OS X mit den unendlich vielen Schriftverzeichnissen ist dies eine grosse Hilfe. Auch die Anzahl Zeichen und die Info, ob die Schrift in PDF eingebettet werden kann, ist in der Praxis oft sehr nützlich.

Fehlende Schriften werden mit einem gelben Warnsymbol gekennzeichnet. Klickt man in den Programmvoreinstellungen im Bereich «Satz» «fehlende Schriftarten» an, markiert InDesign Schriften, die auf dem System nicht verfügbar sind, rot. Natürlich meldet sich InDesign auch, wenn Dateien mit fehlenden Schriften gedruckt oder in ein anderes Format exportiert werden sollen.

Eine Problematik der Schriften ist heute immer noch, dass diese nicht plattform­unabhängig sind. Da heisst, dass sämtliche Schriften, mit Ausnahme der OpenType-Fonts, entweder für den Mac oder für Windows geschrieben wurden. InDesign oder besser Adobe sprengt hier die Grenzen. Die Cool-Type-Technologie, die in allen neuen Adobe-Produkten läuft, versteht auf dem Mac auch reine Windows-Schriften. Dies ist ein grosser Vorteil für Dienstleister, die oft auf dem Mac gewandter sind als auf Windows. Um Windows-Fonts auf dem Mac mit Adobe InDesign zu verwenden, müssen die Fonts in ein Adobe-Verzeichnis kopiert werden. Am einfachsten ist es, die Fonts in Font-ordner innerhalb des Programmordners von InDesign zu legen. Alternativ ist es möglich, die Windows-Schrift auch ins Verzeichnis /Harddisk/Library/Application Support/Adobe/fonts zu legen. Hier ist der Vorteil, dass die Schrift dann auch für die anderen auf Cool-Type basierenden Adobe-Produkte verfügbar ist.

Preflight – aber bitte vor dem Start

Meldet der Schriftenmanager Schriftart suchen) keine fehlenden Fonts mehr, ist das Dokument bereit für die Überprüfung. InDesign bietet hier mit dem eingebauten Preflight-Programm eine sehr einfache Möglichkeit. Wichtig ist nur, dass die Datei vor dem Flug in die Druckerei überprüft wird und nicht erst nach der Landung, wie dies leider oft der Fall ist. Stellen Sie sich dieses Szenario mal in der Fliegerei vor. Sie fliegen von Zürich nach London. Nach der Landung überprüft der Pilot noch rasch, ob wirklich auch alles funktioniert hätte … Sie können sich und dem Dienstleister viel ÄÄrger ersparen, wenn die Datei beim Ersteller nach bestem Wissen und Gewissen überprüft wird.

Erreichen kann man die Preflight-Funktion über Preflight. InDesign startet automatisch den Überprüfvorgang. Als Report wird ein Fenster mit den fünf Kategorien Schriftarten, Verknüpfungen & Bilder, Farben und Druckfarben, Druckeinstellungen und externe Zusatzmodule (Plugins) gezeigt.

Die Kategorie «Schriftarten» sollte keine Fehler mehr aufweisen, weil vorgängig über den Schriftenmanager die Schriften in Ordnung gebracht wurden. Es empfiehlt sich dieses Vorgehen, weil sonst bei jeder fehlenden Schrift die ganze Datei erneut preflightet werden muss.

«Verknüpfungen & Bilder» listet den Status der platzierten Dateien (Bilder und Texte, sofern nicht eingebettet) auf und schaut sich nach möglichen RGB-Bildern um. Schade ist, dass hier die Auflösung nicht geprüft wird.

InDesign bettet im Gegensatz zu Quark XPress die importierten Textfiles nicht automatisch ein. Sie werden in der Verknüpfungspalette aufgeführt. Findet InDesign nun die Original-Textdatei nicht, wird hier eine fehlende Verknüpfung gemeldet. Dies ist zwar für die Ausgabe nicht problematisch, verunsichert aber den Dienstleister gehörig.

Zu ungewollten Resultaten kann es kommen, wenn eine verknüpfte Textdatei editiert wurde, zum Beispiel überschrieben mit dem Text der nächsten Ausgabe. InDesign meldet nun eine geänderte Verknüpfung. Wird jetzt im Bereich «Verknüpfungen & Bilder» auf «alle reparieren» geklickt, importiert InDesign während des Preflights automatisch den Text der nächsten Ausgabe. Wird die Datei jetzt verpackt, geht die InDesign-Datei mit dem Inhalt der nächsten Ausgabe in die Druckerei!

«Farben und Druckfarben» kann nützlich sein, um zu schauen, ob und wie­­­ viele Volltonfarben im Dokument vorkommen. Die Rasterwinkel und Rasterweiten sind hier nicht zu beachten, die werden sowieso im Ausgabeworkflow bestimmt und werden jetzt von der aktiven PPD-Datei abgeleitet.

Die «Druckeinstellungen» listen die momentan im Druckdialog hinterlegten Settings auf. Diese Info macht für die Praxis nur wenig Sinn. Im Bereich «Externe Zusatzmodule» wird gezeigt, wenn die InDesign-Datei mit Dritthersteller-Plugins erzeugt wurde und diese beim Dienstleister vorhanden sein sollten für die Ausgabe der Datei. Insgesamt ist die Preflight-Funktion sehr einfach und übersichtlich. Schade, dass keine eigenen Prüfkriterien bestimmt werden können. Der Einsatz dieser Prüffunktion erweist sich im Alltag als sehr nützlich und kann oft bösen Überraschungen vorbeugen.

Koffer packen (lassen)

Gibt es keine gelben Warnhinweise mehr im Preflight-Dialog, ist vorgesehen, gleich direkt zur Verpacken-Funktion weiterzugehen. Nachdem die Datei gespeichert werden muss, öffnet sich eine Eingabemaske mit einer Art digitaler Lauftasche. Hier können Absenderinfos und wichtige Hinweise für den Empfänger eingetragen werden. Diese Infos sind dann später in einer Textdatei zusammen mit dem Preflight-Report im verpackten Ordner zu finden.

Im nun folgenden Verpacken-Dialog kann grundsätzlich alles angekreuzt werden. Zuerst gibt man Namen und Pfad des Ordners an, in den die Datei verpackt werden soll. «Schriftarten kopieren» sammelt sämtliche im Layout verwendeten Schriften mit. Asiatische Fonts dürfen aus lizenzrechtlichen Gründen nicht gesammelt werden. Schriften in platzierten EPS und PDF-Dateien werden nur dann verpackt, wenn sie nicht in der Datei eingebettet wurden und auf dem System verfügbar sind.

«Verknüpfte Grafiken kopieren» ist selbsterklärend, wobei «Grafikverknüpfungen des Pakets aktualisieren» dringend zu empfehlen ist. Hierdurch werden während des Speicherns der Datei die Pfade der platzierten Dateien auf den neuen Speicherort innerhalb des Verpacken-Ordners umgeschrieben. Dies macht Sinn, weil dann beim Öffnen der Datei in der Druckerei die Bilder nicht als veraltet gemeldet werden.

«Nur dokumentspezifische Ausnahmen für Silbentrennung verwenden» stellt sicher, dass beim Öffnen der Datei auf einem anderen Rechner nicht mit dessen Trennausnahmen umbrochen wird.

Nützlich ist die Funktion, ein ganzes InDesign-Buchprojekt zu verpacken. Die Verpacken-Funktion befindet sich dann im Palettenmenü der Buchpalette. Es gibt Leute, die errichten sich nach Abschluss eines Auftrages ein Buch und nehmen dort alle im Auftrag vorgekommen InDesign-Dateien rein. Verpacken sie dieses Buch, haben sie für die Archivierung alle für die Produktion notwendigen Schriften, Grafiken und Bilder zusammen und können bei einem späteren Nachdruck oder einer Neuauflage auf ein vollständiges und sauberes Archiv zurückgreifen.

Klick auf «Verpacken» löst den Vorgang aus. Im erstellten Ordner gibt es jetzt die InDesign-Datei, den Ordner «Links» mit den in der Datei enthaltenen Bildern und Grafiken sowie den Ordner Fonts mit den verpackten Schriften. Auch die Textdatei mit dem Preflight-Report, den Auftragsdaten und der Packliste wird hier gespeichert.

Beim Dateneingang in der Druckerei kann man sich sehr rasch einen ersten Eindruck über die Qualität der gelieferten Daten machen, indem der in der Textdatei enthaltene Pre­flight-Report studiert wird. RGB-Bilder oder fehlende Schriften sind bereits hier zu finden. Dieses erste Einsehen des Preflight-Reports geschieht mit Vorteil durch den Sachbearbeiter im Verkaufsinnendienst, welcher wenn nötig sofort und nicht erst kurz vor Plattenbelichtung mit der Kundschaft in Kontakt treten kann, um fehlende Dateien nachliefern zu lassen und über allfällige Schritte der Datenaufbereitung zu verhandeln.