Enfocus Certified PDF in der Praxis

Effizienter mit sicheren PDF-Daten

Die Certified-PDF-Technologie vereinfacht den Datenaustausch auf PDF-Basis. Nach PDF-Profilen wird die PDF-Datei erzeugt und geprüft. Certified PDF wird in der Schweiz als Standard für Datenaustausch in der Druckvorstufe empfohlen.

HÄME ULRICH Wer via Certified PDF digitale Druckdaten austauscht, steigert die Effizienz, vermeidet unnötige Fehler und spart letztendlich Kosten. Das Tolle an der Certified-PDF-Technologie ist die mögliche Win-Win-Situation sowohl für Datenerzeuger wie auch für den Prepress-Dienstleister.Wir zeigen anhand der fiktiven Druckerei «Certi-Print», wie ein Datenaustausch auf Basis der Certified-PDF-Technologie aussehen kann. «Certi-Print» gibt es zwar nicht wirklich. Es gibt aber sehr viele Druckereibetriebe mit gleicher Auftragslage und Infrastruktur: viele Datenübernahmen von periodisch erscheinenden Publikationen, Datenaustausch mit einer Aussenstelle.

Sehr früh erkannte «Certi-Print» das Potenzial von Adobe PDF. Die Druckerei investierte entsprechend in ihren Workflow und in die Ausbildung des Personals. Heute ist «Certi-Print» in der Lage, innert kürzester Zeit gute PDF-Dateien auf Druckplatte zu belichten. Doch kämpft die Firma mit einem nur allzu bekannten Problem: Viele PDF-Dateien genügen nicht den Ansprüchen der Prepress-Welt: Oft werden Schriften nicht eingebettet, die Bildauflösung ist zu gering, RGB-Bilder erschweren die Weiterverarbeitung. Dabei wollte eigentlich «Certi-Print» eine Vereinfachung mit dem Umstieg auf den PDF-Workflow. Nun müssen viele Kundendaten, die als PDF-Dateien geliefert werden, mühsam bearbeitet werden oder gar neu erstellt werden. Zwar gibt es auch Kunden, die belichtungsfertige PDF-Dateien anliefern. Und genau diese subventionieren im Grunde nun die Kunden, die mit schlechten Daten aufkreuzen. Was «Certi-Print» dringend braucht, ist ein Garant für die Güte der angelieferten PDF-Dateien!

PDF mit Profil

Genau hier setzt Certified PDF von Enfocus an. Diese Technologie definiert in so genannten PDF-Profilen, wie die PDF-Datei auszusehen hat, was drin sein muss und was nicht drin sein darf. Diese PDF-Profile können individuell zusammengestellt werden. Als Grundlage für die Erstellung der PDF-Profile kann zum Beispiel die ISO-Norm PDF/X-3 (siehe separater Artikel in dieser Ausgabe) verwendet werden. Ein PDF-Profil wird zur Überprüfung der PDF-Datei herangezogen. Besteht eine PDF-Datei die Überprüfung, wird sie zertifiziert, sie ist also dann eine Certified-PDF-Datei. Aber das ist noch nicht alles: Mit PDF-Profilen kann auch die Erstellung von PDF-Dateien gesteuert werden, wie dies Enfocus in ihrem neuen Produkt Instant PDF tut.

Zurück zu Certi-Print. Diese Firma entschliesst sich, Certified PDF einzusetzen. Als Pilotprojekt entscheidet sich die Firma, den Datenaustausch mit «Certi-Graf», einer Kreativ-Agentur, auf Certified PDF umzustellen. Seit längerer Zeit setzt «Certi-Print» für die PDF-Überprüfung und -Aufbereitung Enfocus PitStop-Professional ein. In der neusten Version dieses Acrobat-Plug-in ist die Certified-Technologie bereits integriert. Auf Kundenseite soll die PDF-Erstellung mit Enfocus Instant PDF automatisiert werden. Weil «Certi-Print» in der Certified-PDF-Technologie eine grosse Vereinfachung und damit eine Kosteneinsparung sieht, entschliesst sich die Firma, Instant PDF «Certi-Graf» zur Verfügung zu stellen und auch gleich zu installieren, was sich für die Kundenbeziehung nur optimal auswirkt.

PDFs nach genauen Vorgaben, automatisch erzeugt

Zuerst erstellt «Certi-Print» mit PitStop ein PDF-Profil, das die Kriterien (etwa Farbraum, Bildauflösung, Anzahl Schmuckfarben) einer für die Firma optimalen PDF-Datei beschreibt. Dieses PDF-Profil, nennen wir es mal «Certi-Print» wird auf der Website der Firma zum Download für ihre Kundschaft zur Verfügung gestellt. Bei «Certi-Graf» installiert und konfiguriert der Systemverantwortliche von «Certi-Print» die Erstellsoftware Enfocus Instant PDF, die als Plug-in zu Adobe Acrobat konzipiert ist. Nach der Installation wird eine PDF-Warteschlange erstellt, welche die Erstellung der PDF-Dateien künftig managt. Über das Menü «Certified PDF» in Adobe Acrobat werden zuerst persönliche Infos der Firma eingegeben, die später als Absender für die erstellten PDF-Dateien dienen. Jetzt wird die eigentliche Instant-PDF-Warteschlange erstellt. Dieser Schlange wird das PDF-Profil «Certi-Print» hinterlegt. Weiter wird der Speicherort der via Warteschlange erstellten PDF-Datei definiert. Nebst Speicherung auf einem File-Server-Verzeichnis kann die PDF-Datei nach Erstellung und erfolgreicher Überprüfung sogar automatisch auf einen FTP-Server gestellt oder via E-Mail verschickt werden. Mit Klick auf «OK» wird die Warteschlange erstellt, ein virtueller Drucker meldet sich am System (Mac oder Win) an. Jetzt ist «Instant PDF» konfiguriert, die PDF-Erstellung kann beginnen.

Aus sämtlichen Programmen kann nun in die neu erstellte Warteschlange gedruckt werden. Eckzeichen einschalten, Papierformat wählen und los gehts. Nach dem Druckbefehl übernimmt Instant PDF die Erstellung der PDF-Datei. Dabei greift die Software auf den Acrobat Distiller zurück. Instant PDF steuert die Einstellungen des Distillers nach den Vorgaben des PDF-Profils. Jetzt wird automatisch ein Certified-PDF-Workflow gestartet. Instant PDF überprüft die PDF-Datei nach den Kriterien des PDF-Profils. Besteht die Datei die Prüfung, bestätigt ein digitales Zertifikat die Qualität der PDF-Datei. Die PDF-Datei kann an «Certi-Print» geliefert werden, «Certi-Graf» weiss dank der bestandenen Überprüfung, dass die gelieferte PDF-Datei keine Ausgabeprobleme verursachen wird.

Der Verkaufsinnendienst empfängt bei «Certi-Print» Kundendaten. Dank Certified PDF können die Leute des Verkaufsinnendienstes in Kürze beurteilen, ob die PDF-Datei ausgegeben werden kann oder nicht. Wenn etwas nicht passt, kann sofort reagiert werden und nicht erst fünf Minuten vor der Plattenbelichtung. Es wird ganz einfach der Status (das Zertifikat) der eingetroffenen Datei geprüft. Ein Blick in den Verlauf bestätigt, dass die PDF-Datei zwischen dem Erzeuger und der Druckerei nicht geändert und neu zertifiziert wurde. Status prüfen und Verlauf kontrollieren geschehen mit PitStop Professional.

Breite Akzeptanz für Certified PDF

Certified PDF ist nicht ein Produkt, es ist eine Technologie. Zertifizierte PDF-Dateien müssen nicht von einer Enfocus-Software stammen. Bereits setzen einige grosse Workflow-Hersteller als Partner von Enfocus in ihren Produkten Certified PDF ein. Agfa Apogee Create ist ein Werkzeug, um automatisiert High-End-PDF-Dateien für die Druckvorstufe zu erstellen. Ab Version 3 kann Apogee Create zertifizierte PDF-Dateien erzeugen.

Fujifilms Workflow-System Celebrant Extreme kann seit Version 5 mit Certified PDF umgehen. Weitere Hersteller benutzen für das Preflight von PDF die Enfocus-Software, einige bündeln auch PitStop mit ihren Workflow-Lösungen. Auch die neue Version 2 von Enfocus PitStop-Server kann PDF-Dateien Hot-Folder-basierend zertifizieren. Für eine grosse Menge von PDF eignet sich diese Software besonders gut. Wer PitStop Professional in Version 5 einsetzt, kann damit auch PDF-Dateien zertifizieren. Und wenn man bedenkt, dass PitStop als das beliebteste Plug-in zu Acrobat gehandelt wird, kann man sich leicht ausmalen, dass Certified PDF sich zum Quasibranchenstandard entwickeln kann.

Certified PDF als Landesstandard

Bereits wird in verschiedenen Ländern Certified PDF als Standard empfohlen für den Austausch digitaler Daten in der Druckvorstufe. In der Schweiz empfiehlt der VSD (Verband der Schweizer Druckindustrie) zusammen mit einer Gruppe von Prepress-Beratern Certified PDF. Nach einer Reihe von Infoseminaren im Mai 2002 geht es jetzt um die Umsetzung von Certified PDF im Alltag. Dazu bietet der VSD firmenspezifische Schulungen/Beratungen an, aber auch Tagesseminare in Gruppen stehen auf dem Programm. Weitere Informationen und Anmeldungen: VSD, René Theiler, 3006 Bern Tel. 031 351 15 11, Fax 031 352 37 38 www.druckindustrie.ch.

Kasten: PDF/X und Certified PDF

«PDF/X-3, PDF/X-1a, Certified PDF – jetzt haben wir schon wieder verschiedene Standards. Die würden doch besser endlich mal zusammenarbeiten», hört man oft verunsicherte Stimmen. Nun ist es aber so, dass sich PDF/X und Certified PDF ergänzen! PDF/X ist eine ISO-Norm, die beschreibt, wie eine PDF-Datei für die Druckvorstufe auszusehen hat. Certified PDF ist eine Technologie, die die Einhaltung von Normen (kann auch PDF/X sein) in die Praxis umsetzt.Als Freeware zur Erzeugung von PDF/X-3-Dateien bieten der Bundesverband Druck und Medien (bvdm), die Eidgenössische Materialprüfungs- und Forschungsanstalt (EMPA) mit dem Verein zur Förderung wissenschaftlicher Untersuchungen in der grafischen Industrie (Ugra) sowie der internationale Zeitungsverband (Ifra) den PDF/X-3 Inspector an. Mit dieser Software lassen sich bestehende PDF-Daten auf X-3-Kompatibilität prüfen sowie zu PDF/X-3-Daten konvertieren.Weil Certified PDF den ganzen Workflow (Erstellung, Übergabe, Überprüfung) von PDF-Dateien automatisiert, entschloss sich der VSD, diese Technologie zu empfehlen, mit allen Produkten, die diese Technologie unterstützen.